1. Milli arxiv fondunun komplektləşdirilməsi və sənədlərin dəyərinin ekspertizası

Milli  arxiv  fondunun komplektləşdirilməsi onun müntəzəm surətdə ictimai – siyasi, iqtisadi, elmi, sosial - mədəni və ya tarixi əhəmiyyəti olan sənədlərlə tamamlanmasıdır.

Milli arxiv fondunun komplektləşdirilməsinə rəhbərlik və nəzarət Milli Arxiv İdarəsi tərəfindən həyata keçirilir.

Milli arxiv fondunun komplektləşdirilməsi mənbələri ictimai – siyasi, iqtisadi, elmi, sosial – mədəni, yaxud tarixi əhəmiyyəti olan sənədlərin yarandığı dövlət və qeyri - dövlət idarə, təşkilat, müəssisələri və ayrı – ayrı şəxslərdir. Komplektləşdirmə mənbələrinin siyahıları dövlət arxivləri tərəfindən hazırlanır və Milli Arxiv İdarəsi tərəfindən baxılaraq təsdiq edilir.

Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil edilən arxiv sənədləri daimi mühafizə məqsədilə dövlət arxivlərinə verilənə qədər dövlət idarə,  müəssisə və təşkilatlarında yaradılan arxivlərdə müvəqqəti mühafizə olunur. Milli arxiv fondu sənədlərinin idarə arxivlərində müvəqqəti mühafizə müddətləri aşağıdakı kimidir :

 

respublika dövlət hakimiyyəti orqanlarının sənədləri üçün - 15 il ;

rayon və şəhər dövlət hakimiyyəti orqanları sənədləri üçün - 5 il ;

yerli özünü idarəetmə orqanlarının sənədləri üçün - 5 il ;

elmi - texniki sənədlər üçün – 15 ildən artıq olmamaq şərtilə,praktiki əhəmiyyətini saxladığı müddətə qədər ;

kino, foto, fono sənədlər və video yazılar üçün – 3 il ;

vətəndaşlıq vəziyyəti aktları, notarial fəaliyyət, məhkəmə işləri və şəxsi heyət barədə sənədlər üçün – 75 il ;

 

 

Azərbaycan Respublikası milli təhlükəsizlik, daxili işlər və müdafiə sahəsində fəaliyyət göstərən dövlət orqanlarının, habelə geodeziya və xəritəçəkmə, geologiya və mineral ehtiyatlar, ekologiya və təbiətdən istifadə, standartlaşdırma və metreologiya, hidrometreologiya dövlət orqanlarının və Azərbaycan Milli Elmlər Akademiyasının arxiv sənədləri Milli arxiv fonduna daxil olmaqla həmin təşkilatların özündə daimi mühafizə olunur.

Muzeylərin və kitabxanaların, dini icmaların və ictimai təşkilatların arxivlərinin Milli arxiv fondunun dövlətə məxsus hissəsinin sənədləri ilə komplektləşdirilməsi qadağandır.

Sənədlərin mühafizə müddətlərinin müəyyən edilməsi və dövlət mühafizəsinə seçilməsi məqsədilə onların dəyərinin prinsipləri və kriteriyaları əsasında öyrənilməsi sənədlərin dəyərinin ekspertizası adlanır. Azərbaycan Respublikası ərazisində sənədlərin elmi və əməli dəyərinin ekspertizası işi bilavasitə idarələrin kargüzarlığında, idarə arxivlərində və dövlət arxivlərində həyata keçirilir.

Sənədlərin dəyərinin ekspertizası, respublikanın dövlət və idarə arxivlərinin komplektləşdirilməsi, idarələrin kargüzarlığında sənədlərin təşkili, həmçinin arxiv təşkilatlarının, respublika nazirlik və idarələrin ekspert yoxlama komissiyalarının ( EYK, EK ) fəaliyyətinə rəhbərlik və nəzarətlə bağlı məsələlərə baxmaq üçün Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi yanında Mərkəzi ekspert – yoxlama komissiyası ( MEYK ) fəaliyyət göstərir. MEYK məşvərətçi orqandır. MEYK–nın qərarları Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin rəhbərliyi tərəfindən təsdiq edilir və bundan sonra arxiv təşkilatları, respublikanın nazirlik və idarələri tərəfindən icra üçün məcburidir.

 

2. İdarə arxivlərinin işinə və təşkilatların kargüzarlığında sənədlərin təşkilinə nəzarət

 

Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsi ona verilmiş hüquq və səlahiyyətlər çərçivəsində idarələrdə mühafizə edilən Milli arxiv fondu sənədlərinin komplektləşdirilməsi və mühafizəsinin təmin edilməsi məqsədilə, sənədlərini mühafizə üçün dövlət arxivlərinə təhvil verən idarə arxivlərinin işinə və təşkilatların kargüzarlığında sənədlərin təşkilinə təşkilati – metodiki rəhbərliyi həyata keçirir.

 

Respublikanın bir sıra nazirlik, komitə və baş idarələri 2004 – cü ildən qüvvəyə minmiş “İcra hakimiyyəti orqanlarının, idarə, müəssisə və təşkilatların fəaliyyəti nəticəsində yaranan sənədlərin saxlanma müddətləri göstərilməklə nümunəvi siyahısı” əsasında sahə siyahılarını tərtib edərək Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsi ilə razılaşdırmış, müvafiq qaydada təsdiq edildikdən sonra öz sistemini həmin normativ sənədlə təmin etmişlər ki, bunun da nəticəsində ”Azərbaycan Respublikasının bank sistemində arxiv işinin aparılması haqqında Təlimat”, “Azərbaycan Respublikasının prokurorluq orqanlarında sənədlərin saxlanılması müddətlərinə dair siyahı”, “ Azərbaycan Respublikası Tələbə Qəbulu üzrə Dövlət Komissiyasının fəaliyyəti nəticəsində yaranan sənədlərin saxlanma müddəti göstərilməklə siyahısı”, “Azərbaycan Dövlət Xəzər Dəniz Gəmiçiliyinin, onun tabeliyində olan idarə, müəssisə və təşkilatların fəaliyyəti nəticəsində yaranan sənədlərin saxlanma müddəti göstərilməklə nümunəvi siyahısı”, “Azərbaycan Respublikası Maliyyə Nazirliyinin, onun yanında və tabeliyində olan təşkilatların, yerli maliyyə orqanlarının fəaliyyəti zamanı yaranan sənədlərin saxlanma müddətləri göstərilməklə siyahısı”nın, “Azərbaycan Respublikası Dövlət Statistika Komitəsinin və onun tabeliyində olan təşkilatların saxlanma müddəti göstərilməklə sənədlərinin siyahısı” tərtib edilmişdir.