1. Пополнение Национального архивного фонда и экспертиза ценности документов.

Комплектование Национального архивного фонда означает его постоянное пополнение документами общественно-политического, экономического, научного, социально-культурного или исторического значения.

Управление и контроль за комплектованием Национального архивного фонда осуществляет Национальное Архивное Управление.

Источниками комплектования Национального архивного фонда являются государственные и негосударственные ведомства, организации, предприятия и частные лица, где создаются документы общественно-политического, экономического, научного, социально-культурного или исторического значения. Списки источников комплектования составляются государственными архивами и утверждаются Национальным Архивным Управлением.

Архивные документы, входящие в состав Национального архивного фонда, находятся на временном хранении в архивах, созданных в государственных ведомствах, предприятиях и организациях, до их передачи на постоянное хранение в государственные архивы. Сроки временного хранения документов Национального архивного фонда в архивах организаций следующие:

для документов органов государственной власти республики – 15 лет;

для документов органов государственной власти районов и городов – 5 лет;

для документов органов местного самоуправления – 5 лет;

для научно-технических документов – не более 15 лет, до сохранения практической значимости;

для кино, фото, фонодокументов и видеозаписей – 3 года

акты гражданского состояния, нотариальная деятельность, судебные дела и для документов личного состава – 75 лет;

Архивные документы государственных органов Азербайджанской Республики по национальной безопасности, внутренним делам и обороне, также в области геодезии и картографирования, геологии и минеральных запасов, экологии и использования природы, стандартизации и метеорологии, гидрометеорологии и Азербайджанской Национальной Академии Наук, являясь частью Национального архивного фонда, остаются на постоянном хранении в этих же органах.

Запрещается комплектование архивов музеев и библиотек, религиозных общин и общественных организаций документами государственной части Национального архивного фонда.

Изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения срока хранения и отбора на государственное хранение называется экспертизой ценности документов. Экспертиза научно-практического значения документов на территории Азербайджанской Республики осуществляется непосредственно в делопроизводстве, ведомственных архивах и государственных архивах.

Центральная экспертно-ревизионная комиссия при Национальном Архивном Управлении Азербайджанской Республики (ЦЭРК) действует для проведения экспертизы ценности документов, комплектования государственных и ведомственных архивов республики, организации документов в делопроизводстве организаций, а также для руководства и контроля экспертно-ревизионных комиссий министерств и учреждений республики.   ЦЭРК является совещательным органом. Решения ЦЭРК утверждаются руководством Национального Архивного Управления Азербайджанской Республики и затем их исполнение являются обязательными для архивных организаций, министерств и ведомств республики.

2. Контроль за деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.

 Национальное Архивное Управление Азербайджанской Республики, в рамках предоставленных ему прав и полномочий, осуществляет методическое руководство над работой ведомственных архивов и организует документы в делопроизводстве организаций в целях комплектования и защиты документов Национального архивного фонда, охраняемых в ведомствах.

Ряд министерств, комитетов и главных управлений Республики составляют и согласовывают списки документов с Национальным Архивным Управлением Азербайджанской Республики на основании «Примерного перечня документов, созданных в результате деятельности органов исполнительной власти, ведомств, предприятий и организаций с указанием периода хранения», вступившего в силу в 2004 году, После утверждения они вводят в свою систему одноименные нормативные документы, в результате которого были разработаны: "Инструкция по ведению архивной работе в банковской системе Азербайджанской Республики", "Перечень сроков хранения документов в прокуратуре Азербайджанской Республики», «Перечень сроков хранения документов, созданных в результате деятельности Государственной комиссии Азербайджанской Республики по приему студентов», «Список с указанием срока хранения документов, созданных в результате деятельности Азербайджанского Государственного Каспийского Пароходства и подведомственных ему учреждений», «Перечень документов Министерства финансов Азербайджанской Республики, его подведомственных организаций, местных финансовых органов с указанием сроков хранения», «Перечень с указанием сроков хранения документов Государственного Статистического Комитета Азербайджанской Республики и подведомственных ему организаций».