ОТДЕЛ ЦИФРОВИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА И ИННОВАЦИЙ

Заведующий отделом: АЛИЕВА РОЗА ВАГИФ КЫЗЫ

Телефон:    (+99412) 562 61 25

E-mail:        r.eliyeva@milliarxiv.gov.az

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ЦИФРОВИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА И ИННОВАЦИЙ

 Утверждено приказом

Национального архивного управления

 Азербайджанской Республики

от 16.03.2023 г, № 3-48/3-Ə/F-29/2023

1. Общие положения

1.1. Отдел цифровизации архивного дела и инноваций (далее — Отдел) является структурным подразделением Национального архивного управления Азербайджанской Республики.

1.1.1. В своей деятельности Отдел руководствуется законодательством Азербайджанской Республики, указами и распоряжениями Президента Азербайджанской Республики, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров Азербайджанской Республики, Положением о Национальном архивном управлении (далее - Управление) Азербайджанской Республики, приказами и распоряжениями Управления, а также настоящим Положением.

2. Основные направления деятельности Отдела

2.1. Обеспечение установки программно-технических средств, поддерживающих функционирование информационных ресурсов Управления; обеспечение бесперебойной работы, применения, совершенствования и защиты электронных информационных систем.

2.2. Организация перевода (оцифровки) документов Национального архивного фонда, научно-справочного аппарата (каталога архивных описей) на электронные носители; участие в модернизации архивного дела на базе информационных технологий; совершенствовании и проектировании электронных услуг и информационных систем; изучение международного опыта в данной области и внесение предложения по его применению.

2.3. Выполнение приказов и распоряжений Национального архивного управления в соответствии с направлениями деятельности Отдела.

3. Функции Отдела

3.1. Оказание практической помощи сотрудникам Управления и государственных архивов в области информационных технологий; организация обслуживания программного обеспечения и технических средств, обеспечение их работоспособности.

3.2. Организация перевода документов Национального архивного фонда на электронные носители, обеспечение технического сопровождения процесса и проведение контроля качества вводимых в систему документов.

3.3. Предоставление сотрудникам Управления и государственных архивов прав доступа к информационным системам в соответствии с их должностными полномочиями.

3.4. Обеспечение непрерывной работы электронных систем Управления, проведение периодического мониторинга технического оборудования и серверных помещений, организация работы в соответствии с установленными критериями.

3.5. Организация использования интернет-ресурсов в Управлении и совместно с соответствующим подразделением обеспечение функционирования системы электронного документооборота.

3.6. Предоставление руководству предложения по приобретению оборудования, лицензий, сертификатов и информационных систем, а также по совершенствованию существующих систем с учетом международных тенденций.

3.7. Совместно с соответствующим подразделением осуществление мероприятий по модернизации архивного дела с применением ИКТ, оцифровки документов, созданию и внедрению электронных услуг и информационных систем.

3.8. Участие в определении технических параметров компьютерного, серверного и сетевого оборудования, приобретаемого для обеспечения деятельности Национального архивного управления.

3.9. Обеспечение обновления информации касательно деятельности Управления, в межведомственных электронных системах.

3.10. Обеспечение непрерывного функционирования электронных услуг, предоставляемых Национальным архивным управлением на Портале электронного правительства, размещение в системе информации о статусе исполнения запросов, поступивших через портал.

3.11. Проведение регулярного мониторинга и анализа работы информационных систем Управления, подготовка предложения по устранению выявленных проблем и обеспечение оперативного их решения.

3.12. Участие в подготовке методических пособий по профилю Отдела и организация применения их в работе архивных учреждений.

3.13. Обеспечение безопасности электронных систем, базы данных Национального архивного управления и сетевого оборудования, а также совместно с соответствующим структурным подразделением принятие превентивных мер против утечек данных и кибератак.

3.14. Рассмотрение и исполнение в соответствии с законодательством заявлений и обращений, поступивших в отдел по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.15. Подготовка периодических отчётов о деятельности Отдела и представление их руководству.

3.16. Участие в установке систем контроля и управления доступа и видеонаблюдения в административном здании Национального архивного управления и обеспечение надежной работы этих систем.

3.17. Выполнение иных обязанностей, возложенных на Отдел приказами и распоряжениями Национального архивного управления.

4. Права Отдела

4.1. Запрашивать необходимые материалы у государственных архивов для выполнения своих обязанностей.

4.2. Вносить предложения по внедрению инноваций и новых технологий в сфере информационных технологий.

4.3. Совместно с соответствующим структурным подразделением подготавливать и вносить соответствующие предложения руководству по привлечению специалистов к процессу создания программного обеспечения для рабочих процессов, применяемых в управлении, управления компьютерным и сетевым оборудованием, организации непрерывной работы электронной почты и официального сайта Национального архивного управления.

4.4. Осуществлять контроль и методическое руководство за деятельностью структурных подразделений Управления в сфере управления ИТ и обеспечения информационной безопасности.

4.5. Предоставить отзыв, проводить анализы и обобщения в соответствии с направлениями деятельности Отдела, а также совместно с соответствующим структурным подразделением вносить предложения по совершенствованию информационных систем Национального архивного управления.

4.6. Вносить предложения по проектам законодательных актов, организационно-распорядительных документов, разрабатываемых структурными подразделениями Управления в соответствующей сфере.

4.7.  В связи с исполнением обязанностей, предусмотренных настоящим Положением в пределах своих полномочий обращаться с запросами в структурные подразделения Управления и получать необходимую информацию.

5. Организация деятельности Отдела

5.1. Отдел организует свою работу согласно соответствующим планам, являющихся частью полугодовых основных планов мероприятий Национального архивного управления и утверждаемых руководством Управления.

5.2. Отделом руководит заведующий, назначаемый на должность и освобождаемый от должности руководителем Национального архивного управления Азербайджанской Республики. Заведующий несет ответственность за исполнение обязанностей, возложенных на Отдел

5.3. В случае отсутствия заведующего Отдела его полномочия исполняет один из соответствующих работников Отдела, занимающих административные должности.

5.4. Другие сотрудники Отдела назначаются и освобождаются от должности начальником Управления.

5.5. Начальник Отдела:

5.5.1. организует деятельность Отдела, распределяет обязанности между сотрудниками, координирует их работу и контролирует соблюдение ими трудовой, исполнительской и служебной дисциплины;

5.5.2. контролирует своевременное и качественное выполнение возложенных на Отдел задач;

5.5.3. обеспечивает своевременное и надлежащее исполнение Отделом законодательных актов и организационно-распорядительных документов по сфере деятельности;

5.5.4. определяет вопросы, подлежащие обсуждению с руководством, и представляет по мере необходимости соответствующие предложения;

5.5.5. вносит на рассмотрение руководства предложения по применению мер поощрения и дисциплинарного взыскания к сотрудникам Отдела;

5.5.6. для осуществления возложенных на Отдел задач получает от других структурных подразделений в пределах своих полномочий необходимые сведения и документы.