ARXİV İŞİNİN RƏQƏMSALLAŞDIRILMASI VƏ İNNOVASİYALAR ŞÖBƏSİ

Şöbə müdiri:  ƏLİYEVA ROZA VAQİF QIZI

Telefon:         (+99412) 562 61 25

E-mail:           r.eliyeva@milliarxiv.gov.az

ARXİV İŞİNİN RƏQƏMSALLAŞDIRILMASI VƏ İNNOVASİYALAR ŞÖBƏSİNİN 

ƏSASNAMƏSİ

 Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin

16.03.2023-cü il tarixli, 3-48/3-Ə/F-29/2023

nömrəli əmri ilə təsdiq edilmişdir

1.    Ümumi müddəalar

1.1. Arxiv işinin rəqəmsallaşdırılması və innovasiyalar şöbəsi Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsinin struktur hissəsidir.

1.1.1Şöbə öz fəaliyyətində Azərbaycan Respublikasının qanunlarını, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin fərman və sərəncamlarını, Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin qərar və sərəncamlarını, Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi haqqında Əsasnaməni, İdarənin əmr və sərəncamlarını və bu Əsasnaməni əldə rəhbər tutur.

2.    Şöbənin əsas fəaliyyət istiqamətləri

2.1. İdarənin informasiya resurslarının fəaliyyətini təmin edən proqram və avadanlıqların quraşdırılması, elektron informasiya sistemlərinin fasiləsiz fəaliyyəti, tətbiqi, təkmilləşdirilməsi və mühafizəsi istiqamətində tədbirlər həyata keçirmək;

2.2. Milli arxiv  fondu sənədlərinin, elmi-məlumat aparatının (arxiv siyahılarının kataloqu)  elektron daşıyıcılara köçürülməsi (rəqəmsallaşdırılması) işini təşkil etmək, informasiya texnologiyalarını tətbiq etməklə arxiv işinin modernləşdirilməsi, elektron xidmətlərin, informasiya sistemlərinin təkmilləşdirilməsi, layihələndirilməsi sahəsində iştirak etmək,  bu sahədə beynəlxalq təcrübəni öyrənmək və onun tətbiqi ilə əlaqədar təkliflər vermək;

2.3. Fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin əmr və göstərişlərini yerinə yetirmək.

3.Şöbənin vəzifələri

3.1. Idarə  və dövlət arxivi əməkdaşlarına informasiya texnologiyaları sahəsində praktiki köməklik göstərir, proqram və texniki vasitələrə xidməti təşkil edir, onların işlək vəziyyətdə olmasını təmin edir;

3.2. Milli arxiv fondunun sənədlərinin elektron daşıyıcılara köçürülməsi  işini təşkil edir, bu istiqamətdə əməkdaşlara texniki kömək göstərir və sistemə daxil edilən sənədləri keyfiyyət nəzarətindən keçirir;

3.3. İdarə və dövlət arxivləri əməkdaşlarına vəzifə səlahiyyətlərinə uyğun olaraq müvafiq qaydada  informasiya sistemlərinə daxil olma hüquqlarının verilməsini təmin edir;

3.4. Milli Arxiv İdarəsinin mövcud elektron sistemlərinin fasiləsiz işləməsini təşkil edir,  texniki avadanlıqların, server otaqlarının dövri olaraq monitorinqini həyata keçirir və bu sahədə işi müvafiq qiymətləndirmə meyarlarına uyğun təşkil edir;

3.5. İdarədə interneti və internet xidmətindən istifadəni təşkil edir, habelə elektron sənəd dövriyyəsinin fəaliyyəti ilə bağlı aidiyyəti struktur bölmə ilə birlikdə tədbirlər görür;

3.6. Avadanlıqların, müvafiq lisenziyaların, sertifikatların, informasiya sistemlərinin alınması və ya  beynəlxalq aləmdə baş verən inkişaf meylləri nəzərə alınmaqla  mövcud sistemlərin daim təkmilləşdirilməsi ilə bağlı Milli Arxiv İdarəsinin rəhbərliyinə təkliflər verir;

3.7. İKT tətbiq etməklə arxiv işinin modernləşdirilməsi, arxiv sənədlərinin rəqəmsallaşdırılması, elektron xidmətlərin, informasiya sistemlərinin yaradılması və tətbiqi sahəsində aidiyyəti struktur bölmə ilə birlikdə tədbirlər görür;

3.8. İdarənin fəaliyyəti üçün alınacaq kompüter, server və şəbəkə avadanlıqlarının və onların proqram təminatının parametrlərinin və texniki tələblərin müəyyən olunmasında iştirak edir;

3.9. İdarələrarası elektron sistemlərdə İdarənin fəaliyyətinə aid olan məlumatların yenilənməsini təmin edir;

3.10. Milli Arxiv İdarəsi tərəfindən göstərilən elektron xidmətlərin Elektron Hökumət Portalında fasiləsiz fəaliyyətini təşkil edir, portal vasitəsilə daxil olan sorğuların icrası barədə  məlumatın sistemdə yerləşdirilməsini təmin edir;

3.11. İdarənin informasiya sistemlərinin istismarı ilə əlaqədar mütəmadi olaraq monitoringlər və təhlillər aparır, həmin məsələlərin həlli üzrə təkliflər hazırlayır, aşkar edilən problem və nasazlıqları aradan qaldırır;

3.12. Şöbənin profilinə aid metodiki vəsaitlərin hazırlanmasında iştirak edir və arxiv təşkilatlarının işində tətbiqini təşkil edir;

            3.13. Milli Arxiv İdarəsinin elektron sistemlərinin, məlumat bazalarının və şəbəkəyə qoşulmuş avadanlıqların təklükəsizliyinin qorunması, məlumat sızıntısı və kiberhücumlara qarşı aidiyyəti struktur bölmə ilə birlikdə qabaqlayıcı tədbirlər görür;

3.14. Şöbənin səlahiyyətinə aid edilmiş məsələlər üzrə şöbəyə daxil olmuş müraciətlərə və sorğulara qanunvericiliyə uyğun olaraq baxılmasını və icrasını təmin edir;  

3.15. Şöbənin fəaliyyəti ilə bağlı hesabatları dövrlər üzrə hazırlayır və İdarənin rəhbərliyinə təqdim edir;

3.16. Milli Arxiv İdarəsinin inzibati binasında giriş-çıxış və video müşahidə sistemlərinin qurulmasında iştirak edir, həmin sistemlərin etibarlı fəaliyyətini təmin edir;

3.17. Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin əmr və göstərişləri ilə şöbəyə həvalə olunmuş digər vəzifələri yerinə yetirir.

4.    Şöbənin hüquqları

4.1. Öz vəzifəsini yerinə yetirmək üçün dövlət arxivlərindən lazımi materialları tələb etmək;

4.2.İnformasiya texnologiyaları sahəsində innovasiyalar,  yeni texnologiyaların tətbiqinin həyata keçirilməsi üçün  təkliflər vermək;

4.3.İdarədə tətbiq olunan iş proseslərinin proqram təminatının yaradılması, kompüter və şəbəkə avadanlıqlarının idarə edilməsi, İdarənin internet səhifəsinin, elektron poçtunun fasiləsiz işinin təşkili prosesinə zərurət yarandıqda mütəxəssislərin cəlb edilməsi üçün aidiyyəti struktur bölmə ilə birlikdə təkliflər hazırlamaq və İdarə rəhbərliyinə müvafiq təkliflər vermək;

4.4.İdarənin strukturlarının İT-nin idarə edilməsi və informasiya təhlükəsizliyinin təmin olunması sahəsindəki fəaliyyətinə nəzarəti və metodiki rəhbərliyi həyata keçirmək;

4.5.Müvafiq sahədə rəy vermək, təhlillər və ümumiləşdirmələr aparmaq, İdarənin fəaliyyətinə aid informasiya sistemlərinin təkmilləşdirilməsi ilə bağlı aidiyyəti struktur bölmə ilə birlikdə təkliflər vermək;

4.6.Müvafiq sahədə İdarənin strukturları tərəfindən hazırlanmış qanunvericilik aktlarının, təşkilati-sərəncam sənədlərinin layihələrinə dair təkliflər vermək;

4.7.Bu Əsanamə ilə müəyyən edilmiş vəzifələrin yerinə yetirilməsi ilə əlaqədar səlahiyyətləri daxilində İdarənin strukturlarına müvafiq qaydada sorğular ünvanlamaq və onlardan belə məlumatları almaq.

5.    Şöbənin fəaliyyətinin təşkili

5.1. Şöbə öz işini Milli Arxiv İdarəsinin yarımillik əsas tədbirlər planlarının tərkib hissəsi olan və İdarənin rəhbərliyi tərəfindən təsdiq olunan müvafiq planlar üzrə təşkil edir;

5.2. Şöbənin fəaliyyətinə Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin rəisi tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilən müdir rəhbərlik edir. Şöbə müdiri şöbəyə həvalə olunmuş vəzifələrin yerinə yetirilməsi və hüquqların həyata keçirilməsi üçün cavabdehdir.

5.3. Şöbə müdiri olmadıqda onun səlahiyyətlərini müəyyən edilmiş qaydada şöbənin inzibati vəzifə daşıyan müvafiq əməkdaşlarından biri həyata keçirir

5.4. Şöbənin digər əməkdaşları da rəis tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilir.

5.5. Şöbə müdiri:

5.5.1. şöbənin işini təşkil edir, tabeliyində olan əməkdaşlar arasında iş bölgüsü aparır, onların fəaliyyətini əlaqələndirir, əmək, icra və xidmət intizamına riayət etmələrinə nəzarət edir;

5.5.2. şöbəyə həvalə olunmuş vəzifələrin vaxtında və keyfiyyətlə həyata keçirilməsinə nəzarət edir.

5.5.3. şöbə tərəfindən sahə üzrə qanunvericilik aktlarının və təşkilati-sərəncam sənədlərinin vaxtında və lazimi səviyyədə icrasını təmin edir;

5.5.4. şöbə üzrə İdarə rəhbərliyi yanında müzakirə olunmalı məsələləri müəyyən edir və bu barədə təkliflərini aidiyyəti üzrə təqdim edir;

5.5.5. şöbənin əməkdaşları barəsində həvəsləndirmə və intizam tənbehi tədbirləri görülməsi üçün İdarənin rəhbərliyinə təqdimatlar verir;

5.5.6.  şöbənin vəzifələrini yerinə yetirmək üçün səlahiyyətləri daxilində İdarənin digər strukturlarından zəruri məlumat və sənədləri alır.