Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi sistemindəki təşkilatların

2022-ci ildə fəaliyyəti haqqında

H E S A B A T

2022-ci ildə Azərbaycan Respublikasının dövlət  arxiv xidməti  təşkilatlarının fəaliyyəti əsasən ali dövlət hakimiyyəti orqanlarının fərman, sərəncam və qərarlarından irəli gələn vəzifələrin həyata keçirilməsinə, habelə İdarənin tədbirlər və dövlət arxivlərinin illik iş planlarının icrasına yönəldilmişdir.

Qanunvericiliyin icrası və normativ-hüquqi tənzimləmə

İdarə hesabat ilində “Milli arxiv fondu haqqında” qanuna uyğun olaraq  dövlət arxiv xidməti təşkilatlarına Milli arxiv fondu sənədlərinin komplektləşdirilməsi, onların dövlət qeydiyyatı, mühafizəsi, istifadəsi, arxiv sənədlərinin rəqəmsallaşdırılması, hüquqi və fiziki şəxslərə arxiv xidmətlərinin göstərilməsi sahələrində elmi-metodiki köməklik göstərmiş, sahə arxivlərində, dövlət və qeyri-dövlət təşkilatlarında arxiv işinin təşkilinə hüquqi yardımlar etmiş və bütövlükdə ölkədə arxiv işinin qanunvericiliyin tələblərinə uyğun təşkilinə  nəzarəti həyata keçirmişdir.

 Azərbaycan Respublikası Prezidentinin  12 fevral 2020-ci il tarixli 1815 nömrəli sərəncamı ilə təsdiq edilmiş  “Azərbaycanda arxiv işinin inkişafına dair 2020-2025-ci illər üçün Dövlət Proqramı”nın 6.4-cü yarımbəndinə uyğun olaraq arxiv işi sahəsində qüvvədə olan normativ-hüquqi bazanın   təkmilləşdirilməsi məqsədilə İdarə tərəfindən hazırlanmış qanunvericilik aktlarının layihələri ( “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanunu, “Milli arxiv fondu haqqında Azərbaycan Respublikası Qanununun tətbiqi haqqında” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin Fərmanı, “Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsi haqqında Əsasnamə”, “İnzibati Xətalar Məcəlləsi”, “Mülki Məcəllə”, “Hüquqi şəxslərin dövlət qeydiyyatı və dövlət reyestri haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanunu və s.) hesabat ilində Milli Məclisdə müzakirə edildikdən sonra Azərbaycan Respublikası Prezidentinin  2022-ci il 18 avqust tarixli Fərmanları ( 1812, 1813 və s.)  ilə təsdiq edilmişdir. Ölkə başçısının Fərmanları ilə arxiv işi sahəsindəki qanunvericilik aktlarında edilən dəyişikliklər bu fəaliyyət sahəsinin  yeni çağırışlara uyğun inkişafına imkan verəcəkdir.

Hesabat ilində həmçinin Dövlət Proqramı”nın 6.4-cü yarımbəndinə uyğun olaraq  “Milli arxiv fonduna məxsus elektron sənədlərin daimi dövlət mühafizəsinə qəbulu, mühafizəsi, istifadəsi və arxiv fondu sənədlərinin rəqəmsallaşdırılması qaydaları”nın layihəsi hazırlanmış və Ədliyyə, Rəqəmsal İnkişaf və Nəqliyyat, İqtisadiyyat və Maliyyə nazirliklərinə, Azərbaycan Respublikası Prezidenti yanında Vətəndaşlara Xidmət və Sosial İnnovasiyalar üzrə Dövlət Agentliyinə, Xüsusi Rabitə və İnformasiya Təhlükəsizliyi Dövlət Xidmətinə   razılaşdırmaq üçün göndərilmiş və yekun layihə Nazirlər Kabinetinə təqdim edilmişdir.         

“Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununda dəyişiklik edilməsi barədə” Azərbaycan Respublikasının 2022-ci il 29 iyun tarixli 574-VIQD nömrəli Qanununun tətbiqi və “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun tətbiq edilməsi barədə” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 1999-cu il 27 iyul tarixli 168 nömrəli Fərmanında dəyişiklik edilməsi haqqında” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2022-ci il 18 avqust tarixli 1812 nömrəli Fərmanının  və bu Fərmanın icrasının təmin edilməsi haqqında  Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 24 avqust 2022-ci il tarixli 544s nömrəli sərəncamının  2-ci və 3-cü hissələrinin icrası məqsədilə İdarə tərəfindən “Arxiv fondu sənədlərinin daimi dövlət mühafizəsinə təhvil verilməsi Qaydası”nın, “Arxiv fondlarının tərkibi və həcmi barədə məlumatların verilməsi forması”nın, “Milli arxiv fondu sənədlərindən istifadə Qaydası”nın, “Ödənişli arxiv xidmətlərinin siyahısı və onların göstərilməsinə görə xidmət haqlarının məbləği” və “Dövlət arxiv xidməti işçilərinin sosial müdafiəsinin gücləndirilməsi və dövlət arxiv xidmətinin maddi-texniki bazasının yaxşılaşdırılması məqsədilə Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin hesabına  köçürülən vəsaitdən istifadə Qaydası”nın layihələri hazırlanmış, kollegiya iclasında müzakirə olunmuş və aidiyyətı mərkəzi icra hakimiyyəti orqanları ilə razılaşdırıldıqdan sonra Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinə təqdim edilmişdir. Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 14 fevral 2023-cü il tarixli 47 nömrəli qərarı ilə  “Arxiv fondlarının tərkibi və həcmi barədə məlumatların verilməsi forması” və “Milli arxiv fondu sənədlərindən istifadə Qaydası” təsdiq edilmişdir. Nazirlər Kabinetinə təqdim edilən digər layihələrin yaxın günlərdə təsdiq edilməsi gözlənilir.

 “Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2003-cü il 27 sentyabr tarixli 934 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş ”Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi haqqında Əsasnamə”də  dəyişiklik edilməsi barədə” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2022-ci il 18 avqust tarixli 1813 nömrəli Fərmanının 2-ci hissəsinin icrasını təmin etmək məqsədilə Milli Arxiv İdarəsi “Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi Aparatının, onun strukturuna daxil olmayan tabeliyindəki dövlət büdcəsindən maliyyələşən qurumların işçilərinin say həddinin müəyyən edilməsi haqqında” Azərbaycan Respublikasının Nazirlər Kabinetinin Qərar layihəsini hazırlayaraq aidiyyəti üzrə təqdim etmişdir.  Layihə Nazirlər Kabinetinin 2022-ci il 27 dekabr tarixli 785s nömrəli Sərəncamı ilə təsdiq olunmuşdur. Qərarla Milli Arxiv İdarəsi aparatının və Naxçıvan MR arxiv təşkilatları istisna olmaqla İdarənin tabeliyində olan büdcədən maliyyələşən  dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının işçilərinin say həddi müəyyən edilmişdir.  Nazirlər Kabinetinin müvafiq qərarına uyğun olaraq İdarə aparatının strukturu yenidən təsdiq edilmiş, bir yeni şöbə və sektor yaradılmış, digər şöbələrin adlarında və fəaliyyət istiqamətlərində zəruri dəyişikliklər edilmişdir.

2022-ci hesabat ilində   “Daşınmaz əmlakın dövlət reyestri haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanunu qüvvəyə minənədək əldə edilmiş və yaranmış daşınmaz əmlak obyektləri üzərində hüquqların əldə edilməsini təsdiq edən sənədlərin Siyahısı”nın təsdiq edilməsi barədə Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2015-ci il 13 yanvar 439 nömrəli Fərmanında dəyişiklik edilməsi haqqında” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 07 aprel 2022-ci il tarixli 1655 nömrəli Fərmanının 4-cü və 3.2-ci bəndlərində MAİ-nin qarşısına qoyulmuş  tapşırıqların icrası təmin edilmişdir. Fərmana uyğun olaraq hesabat ilinin altı ayı ərzində respublikamızın Dövlət Arxivinin filiallarında və rayon dövlət arxivlərində  mühafizə olunan və yerli icra hakimiyyəti orqanları tərəfindən sonradan dövlət arxivlərinə təhvil verilən 1440 saxlama vahidi qaytanlanmış torpaq kitabının (56965 vərəq) elektron nüsxəsi yaradılaraq İdarənin elektron arxiv informasiya sisteminə daxil edilmiş  və qeydiyyatı aparılmışdır. Həmçinin  İdarənin elektron arxiv məlumat bazasının “Qaytanlanmış torpaq kitabları” bölməsinə  İqtisadiyyat Nazirliyinin aidiyyəti qurumunun çıxış imkanının yaradılması təmin olunmuşdur.

Azərbaycan Respublikası Prezidenti yanında Vətəndaşlara Xidmət və Sosial İnnovasiyalar üzrə Dövlət Agentliyinin fəaliyyətinin təmin edilməsi haqqında Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2012-ci il 5 sentyabr tarixli 706nömrəli Fərmanından  irəli gələn tapşırıqların icrası məqsədilə  Bakı şəhərində və respublikamızın rayonlarında fəaliyyət göstərən 24 “ASAN” xidmət mərkəzində vətəndaşlara arxiv xidmətlərinin göstərilməsi təmin edilmişdir. Cari hesabat ilində ASAN xidmət mərkəzlərindən dövlət arxiv xidməti təşkilatlarına 15564 müraciət daxil olmuşdur ki, bu da ötən illə müqayisədə 26% çoxdur. Daxil olan müraciətlərin operativ cavablandırılması təmin edilmişdir. Hal-hazırda Asan xidmət mərkəzlərində 11 arxiv əməkdaşı çalışır. Arxiv əməkdaşlarının təmsil olunmadığı bölmələrdə vətəndaşlara arxiv  xidmətləri Mərkəzin əməkdaşları tərəfindən göstərilir.

Hesabat ilində Azərbaycan Respublikası Prezidentinin “Dövlət orqanlarının elektron xidmətlər göstərilməsinin təşkili sahəsində bəzi tədbirlər haqqında” 2011-ci il 23 may tarixli 429 nömrəli   Fərmanının tələblərinə uyğun olaraq arxiv sahəsində göstərilən xidmətlərin  elektron hökumət portalı üzərindən həyata keçirilməsi təmin edilmişdir. Dövlət arxiv xidməti təşkilatları tərəfindən dörd elektron xidmət göstərilir. Hər bir elektron xidmətin inzibati reqlamenti hazırlanmış və vətəndaşlara dövlət arxivlərinə gəlmədən Elektron hökumət portalı üzərindən zəruri arxiv xidmətinin alınması imkanı yaradılmışdır. 2022-ci ildə İdarənin elektron xidmətləri üzrə 17581 istifadə sayı olmuşdur. Elektron Hökümət Portalı üzərindən isə 124 müraciət daxil olmuşdur.

“Azərbaycan Respublikasında innovativ inkişaf sahəsində   koordinasiyanın təmin edilməsi  haqqında” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 10 yanvar 2019-cu il tarixli 881 nömrəli Sərəncamına uyğun olaraq İdarə arxiv işinin müasir texnoloji nailiyyətlərə əsaslanaraq inkişaf etdirilməsi üçün beynəlxalq təcrübəni öyrənir, bu sahədə daxil olan təklifləri araşdırır və dəstəkləyir. Habelə görülən işlər barədə yarımildə bir dəfə Prezident Adminstrasiyasına məlumat verir. 

“Korrupsiyaya qarşı mübarizənin gücləndirilməsinə dair 2022-2026-cı illər üçün Milli Fəaliyyət Planı”nın təsdiq edilməsi haqqında” AR Prezidentinin  04.04.2022-ci il tarixli 3199 nömrəli Sərəncamından irəli gələn tapşırıqların icrası məqsədilə  dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının fəaliyyət sahələri üzrə  korrupsiya riski olan istiqamətlərin müəyyən edilməsi, qiymətləndirilməsi və bu sahələrdə çalışan əməkdaşların təlimlərə cəlb olunması və maarifləndirilməsi məqsədilə tədbirlər planı hazırlanmış və plana uyğun olaraq tədbirlər, təlimlər həyata keçirilmiş və hesabatlar hazırlanaraq aidiyyəti dövlət orqanlarına təqdim edilmişdir. Həmçinin antikorrupsiya davranış modelinin formalaşdırılması, cəmiyyətin maarifləndirilməsi, vətəndaş cəmiyyətinin formalaşdırılması məqsədilə dövrü mətbuatda, KİV-də, İdarənin rəsmi saytında arxiv sənədləri əsasında elmi populyar xarakterli məqalələrin hazırlanması, ənənəvi və virtual  sərgilərin, ictimaiyyət nümayəndələri ilə görüşlərin təşkili və digər mədəni-kütləvi tədbirlərin keçirilməsi təmin edilmişdir. Hesabat ilində  İdarəyə 35-ə yaxın şikayət xarakterli müraciət daxil olmuşdur ki, onlardan ikisi korrupsiya hüquqpozmaları ilə bağlı olmuşdur. Qeyd olunan iki hal üzrə müvafiq qurumlar tərəfindən əməliyyat-istintaq tədbirləri həyata keçirmişdir. Digər müraciətlər qanunvericiliyin tələblərinə uyğun olaraq  araşdırılmış və zəruri izahat və intizam tədbirləri həyata keçirilmişdir.

Azərbaycan Respublikası Prezidentinin tapşırığı ilə yaradılmış və  Baş nazirin müavininin başçılığı ilə fəaliyyət göstərən  xüsusi Komissiyada İdarə rəisi təmsil olunmuş, Ermənistan-Azərbaycan münaqişəsi ilə bağlı və milli təhlükəsizliyimizin təmin edilməsində  mühüm əhəmiyyət kəsbedən yüzlərlə arxiv sənədinin aşkar edilərək müvafiq komissiyaya təqdim edilməsi təmin edilmişdir.

Azərbaycan Respublikası Prezidentinin “Şuşa ili” ilə bağlı 2022-ci il 5 yanvar tarixli Sərəncamına uyğun olaraq hesabat ilində silsilə tədbirlər həyata  keçirilmiş, o cümlədən Şuşa şəhərinin 270 illiyinə həsr olunmuş "Qala-270" adlı videoxülasə hazırlanmış,“Şuşa mədəniyyət paytaxtımızdır” mövzusunda sərgi təşkil olunmuş, elmi-praktik konfrans keçirilmiş, ənənəvi və elektron media orqanlarında, o cümlədən rəsmi qəzetlərdə arxiv materialları əsasında hazırlanmış məqalələr yerləşdirilmişdir.

Sevindirici haldır ki, Azərbaycan Respublikası Prezidenti Administrasiyasının müvafiq şöbəsi tərəfindən Dövlət Nəzarəti İnformasiya Sistemi üzərindən aparılan monitorinqin nəticələrinə görə Milli Arxiv İdarəsi ölkə başçısı tərəfindən imzalanan Fərman və Sərəncamlardan irəli gələn tapşırıqların icrası üzrə 74% nəticə göstərmiş və bu 2022-ci il üzrə  mərkəzi və yerli icra hakimiyyəti orqanlarının ümumi reytinqində yaxşı nəticə kimi qiymətləndirilmişdir. 

Təşkilati fəaliyyət və beynəlxalq əməkdaşlıq

Təşkilati fəaliyyət: Hesabat dövründə dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının strukturu və şəbəkəsi dəyişməz olaraq qalmışdır. Azərbaycan Respublikası dövlət arxiv xidməti sisteminə bilavasitə Milli Arxiv İdarəsinə tabe olan 6 dövlət arxivi, Dövlət Arxivinin 15 filialı, Naxçıvan Muxtar Respublikasının Dövlət Arxivi, habelə 58 rayon və şəhər dövlət arxivi və bir təsərrüfat hesablı İdarə Sənədlərini Qaydaya Salan Mərkəz daxildir. Hazırda dövlət büdcəsindən maliyyələşdirilən dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının ştat vahidinin sayı (Naxçıvan MR DA-ləri istisna olmaqla) 380,  bütövlükdə isə 538-dır. 2022-ci ildə 41 nəfər işə qəbul edilmiş, 33 nəfər isə öz ərizəsinə əsasən işdən azad edilmişdir. Ümumi işçilərin 54%-i ali təhsillidir.  İşçilərin 63%-i 20-50 yaş qrupuna aiddir. Son illərdə rayon dövlət arxivləri müdirlərinin təxminən 40%-i (19 nəfər) Yerli icra hakimiyyəti başçılarının sərəncamları ilə dəyişdirilmiş və daha gənc və ali təhsilli kadrlarla əvəz edilmişdir.

Hesabat ilində dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında çalışan əməkdaşların orta aylıq əmək haqqı 2021-ci illə müqayisədə 22,6 faiz artaraq 577 manat təşkil etmişdir ki, bu da ümumilikdə ölkə üzrə orta aylıq əmək haqqının 70 faizinə bərabərdir. İdarə dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında çalışanların sosial vəziyyətinin yaxşılaşdırılması üçün müvafiq addımlar atmaqda davam edir. Bu məqsədlə arxiv sənədlərinin mühafizəsi, elmi-texniki cəhətdən qaydaya salınması və istifadəsi sahələri üzrə 60-a yaxın arxiv xidmətinin ödənişli əsasda həyata keçirilməsi və bu xidmətlərdən daxil olan vəsaitlərin arxiv işçilərinin sosial vəziyyətinin yaxşılaşdırılmasına sərf  olunmasının hüquqi mexanizmini müəyyən edən  normativ-hüquqi sənədlərin layihələri hazırlanaraq aidiyyəti dövlət orqanları ilə razılaşdırılmış və baxılmaq üçün Nazirlər Kabinetinə, Prezident Adminstrasiyasına təqdim edilmişdir.

Görülən tədbirlər dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında çalışan əməkdaşların sosial vəziyyətinin yaxşılaşdırılmasına müsbət təsir edəcəkdir.  İdarədə hesabat ilində kadrların  peşəkarlıq səviyyəsinin artırılması məqsədilə təlimlər təşkil edilmiş, kadr ehtiyatının formalaşdırılması və motivasiyası məqsədilə işçilərin fəaliyyətinin qiymətləndirilməsi, əməyin uçotu və  faydalı iş əmsalının müəyyən edilməsi istiqamətində tədbirlər həyata keçirilmişdir. Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının kadr potensialının onun iş yükünə mütənasibliyinin təmin edilməsi  məqsədilə hazırlanmış təkliflər aidiyyəti dövlət qurumlarına təqdim edilmişdir.

Hesabat ilində büdcə vəsaitlərinin səmərəli və qənaətlə istifadəsi təmin edilmişdir. Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının tələbləri nəzərə alınmaqla iş və xidmətlərin satınalma prosedurlarının həyata keçirilməsi təmin edilmişdir.

Eyni zamanda  sənədləri dəyişən tərkibli rayon (şəhər) dövlət arxivlərində işin daha səmərəli təşkili və kadr çatışmamazlığının  aradan qaldırılması məqsədilə Azərbaycan Respublikası Prezidenti Adminstrasiyasının razılığı əsasında  “DOST İŞ Mərkəzi” ilə imzalanmış əməkdaşlıq müqaviləsi daxilində yüzə yaxın haqqı ödənilən sosial işçilərin arxiv işinə cəlb edilməsi təmin edilmişdir.

2022-ci il üçün Milli Arxiv İdarəsi aparatının büdcə xərcləri 1.313.745 manat, respublika tabeliyində olan arxiv təşkilatlarının büdcə xərcləri 8.621.334 manat, yerli büdcədən maliyyələşdirilən rayon dövlət arxivlərinin xərcləri isə 1.249.705 manat proqnozlaşdırılmışdır.

2022-ci ildə Dövlət Proqramının 6.2.-ci və 6.3-cü bəndlərinin (Milli arxiv fondu sənədlərinin İKT tətbiq etməklə mühafizəsi və istifadəsi və dövlət arxivlərinin infrastrukturu və maddi-texniki bazasının möhkəmləndirilməsi) icrasını təmin etmək məqsədilə arxiv sənədlərinin rəqəmsallaşdırılması üçün zəruri infrastrukturun yaradılması, Vahid Elektron Arxiv İnformasiya Sisteminin texniki layihələndirilməsi və proqram təminatınınhazırlanması təmin olunmuşdur. İdarənin informasiya sistemlərinin məlumat bazasının tutumu  bir petabayt həcmində genişləndirilmişdir. Qeyd olunanlar MAF sənədlərinin daha sürətli rəqəmsallaşdırılması və arxiv sənədlərinin məlumat-axtarış imkanlarının artırılmasına texniki imkanlar yaratmışdır.

Hesabat ilində dövlət arxivlərinin infrastrukturu və maddi-texniki bazasının möhkəmləndirilməsi məqsədilə dövlət büdcəsində nəzərdə tutulan vəsait çərçivəsində Dövlət Arxivinin Quba, Şəmkir, Şirvan filiallarının arxiv binalarında əsaslı təmir işləri yekunlaşdırılmışdır. Dövlət Arxivinin Sumqayıt filialına yeni arxiv binasının tikilməsi məqsədilə texniki-layihə sənədləri hazırlanmışdır.Yerli İcra hakimiyyəti orqanları tərəfindənXaçmaz və Cəlilabad rayon dövlət arxivlərinə yeni arxiv binaları ayrılmış, Biləsuvar rayon dövlət arxivi  uyğunlaşdırılmış binaya köçürülmüş, Qusar rayon dövlət arxivinin binası təmir edilmiş, İsmayıllı rayon dövlət arxivinə əlavə mühafizəxana otağı verilmişdir.

İstismara yararsız vəziyyətdə olan Dövlət Arxivi filialları (Sumqayıt, Mingəçevir, Şamaxı, Göyçay, Salyan, Yevlax və s.)  və sənədləri dəyişən tərkibli rayon dövlət arxivləri (Ağsu, Ağstafa, Ağdaş, Sabirabad, Biləsuvar, Qəbələ, Masallı,  Neftçala, Siyəzən, Ucar, Zərdab, Daşkəsən və s.) üçün yeni binaların tikilməsi və yaxud uyğunlaşdırılmış binalarla təmin edilməsi barədə Nazirlər Kabineti qarşısında məsələ qaldırılmış və Dövlət İnvestiya Proqramına daxil etmək üçün təkliflər və texniki layihə sənədləri İqtisadiyyat Nazirliyinə təqdim edilmişdir.

Hazırda dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının mühafizəxanalarının ümumi sahəsi  27283 m² (DA Göyçay f-da olan texniki səhvlə əlaqədar ümumi sahə 2021-ci illə müqayisədə azalmışdır) və doluluq dərəcəsi 75% təşkil edir. İdarə Milli arxiv fondu sənədlərinin mühafizə şəraitinin yaxşılaşdırılması məsələsini daima diqqətdə saxlayır və bu sahədə həyata keçirilən tədbirləri davam etdirir.

İdarə tərəfindən 2022-ci il üçün təsdiq edilmiş  tədbirlər planı çərçivəsində təhsil və elm müəssisələri ilə əməkdaşlıq davam etdirilmiş, arxiv sahəsində çalışan əməkdaşların peşə hazırlığının artırılması məqsədilə il ərzində 5 təlim və seminar təşkil edilmiş, ali və orta ixtisas təhsili müəssisələrinin  tələbələrinin istehsalat təcrübəsi keçməsi  üçün dövlət arxivlərində şərait yaradılmışdır. Hesabat dövründə 250-dən artıq arxiv əməkdaşı təlimlərə və 300-dən yuxarı tələbə istehsal təcrübəsinə cəlb olunmuşlar. 

Həmçinin MAF-ın komplektləşdirmə mənbəyi olan təşkilatların, o cümlədən  ƏƏSMN yanında DSMF-nin Mərkəzi Arxivinin bir qrup əməkdaşı Milli Arxiv İdarəsi və dövlət arxivlərində təcrübə mübadiləsində iştirak etmişlər.

Beynəlxalq əməkdaşlıq:Milli Arxiv İdarəsi 2022-ci ildə Dövlət Proqramının 6.4.4, 6.4.5-ci bəndlərinin icrası məqsədilə beynəlxalq əməkdaşlıq çərçivəsində xarici ölkələrin dövlət arxivləri və ixtisaslaşmış arxiv təşkilatları ilə əməkdaşlıq əlaqələrini daha da genişləndirmiş, bir sıra xarici ölkələrin  rəsmi şəxsləri ilə görüşlər keçirilmiş, ikitərəfli və çoxtərəfli əməkdaşlıq məsələləri müzakirə edilmişdir. (Finlandiya, Qazaxıstan, Özbəkistan).

2022-ci ildə Daşkənddə keçirilən Özbəkistan-Azərbaycan biznes forumu çərçivəsində “Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi ilə Özbəkistan Respublikasının “Özarxiv” Agentliyi arasında arxiv işi sahəsində əməkdaşlıq haqqında Saziş” imzalanmış və Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 23 avqust 2022-ci il tarixli Fərmanı ilə təsdiq olunmuşdur. Bolqarıstan ilə arxiv işi sahəsində əməkdaşlıq haqqında Saziş layihəsinin yekun mətnlərinin qarşı tərəflə razılaşdırılması, Qırğızıstanla bağlanılacaq Sazişin (Memorandum) layihəsinin hazırlanması istiqamətində işlər davam etdirilir. Ukrayna ilə Azərbaycanın arxiv təşkilatları arasında bağlanılacaq əməkdaşlıq sazişinin yekun mətni təsdiq edilmək üçün XİN-nə göndərilmişdir.

2022-ci ildə Əlcəzair Xalq Demokratik Respublikasının və Finlandiya Respublikasının ölkəmizdəki fövqəladə və səlahiyyətli səfirləri Milli Arxiv İdarəsində olmuş və İdarənin rəhbəri ilə işgüzar görüşlər keçirmişlər. Səfirliklərin təşəbbüsü ilə keçirilən ikitərəfli görüş zamanı  arxiv işi üzrə konkret sahələrdə əməkdaşlığın perspektivləri, birgə layihələrin reallaşdırılması, təcrübə mübadiləsi məsələləri müzakirə olunmuşdur.

Hesabat ilində Qazaxıstan Respublikasının Mərkəzi Dövlət Elm və Texnika Sənədləri Arxivinin nümayəndə heyəti Milli Arxiv İdarəsində və respublika dövlət arxivlərində olmuş, arxivlərdə sənədlərin mühafizə şəraiti ilə, həmçinin  Qazaxıstan Respublikasının tarixi, siyasi-iqtisadi və mədəni həyatına aid olan sənədlərlə tanış olmuşlar.  Respublika dövlət arxivləri tərəfindən Qazaxıstanın tarixi və mədəniyyətini özündə əks etdirən sənədlərin elektron nüsxəsi (4 disk) və 108 sənədin ilkin siyahısı qarşı tərəfə təqdim olunmuşdur. Qazaxıstan Dövlət Kino-Foto Sənədləri Arxivindən 1947-2012-ci illəri əhatə edən 9 kino, 11 foto və 8 fono sənədin elektron nüsxəsi ölkəmizə gətirilmişdir. Bütövlükdə, 2021-2022-ci illərdə DP çərçivəsində Türkiyə, Rusiya və Qazaxıstan respublikalarından ölkəmizin tarixi ilə bağlı  5 diskdə 2500-dən artıq k/əsaslı sənəd, 11 kino, 41 foto və 8 fono sənəd ölkəmizə gətirilmişdir.  Həmçinin, 2022-ci ildə Özbəkistan dövlət arxivində mühafizə olunan Azərbaycanın tarixi və mədəniyyəti ilə bağlı məlumatları özündə əks etdirən 91 sənədin ilkin siyahısı alınmışdır.

2022-ci ildə ölkəmizdə keçirilən “Tatarıstan-Azərbaycan İşgüzar Forum”u çərçivəsində Tatarıstan Respublikasının Arxiv işi üzrə Dövlət Komitəsinin sədri və nümayəndələrindən ibarət heyət Milli Arxiv İdarəsində olmuş,  İdarənin və dövlət arxivlərinin rəhbərliyi və kollektivi ilə işgüzar görüşlər keçirmişdir.  Sözügedən görüşlərdə qarşılıqlı maraq kəsb edən mövzular ətrafında fikir mübadiləsi aparılmış, dövlət arxivləri arasında əlaqələrin daha da gücləndirilməsinin vacibliyi qeyd edilmişdir. Həmçinin Tatarıstan Respublikasının Azərbaycan Respublikasındakı Daimi Nümayəndəliyində Azərbaycan-Tatarıstan əlaqələrinin tarixinə  dair sərgi  təşkil edilmişdir.

Hesabat ilində Beynəlxalq əməkdaşlıq çərçivəsində ixtisasartırılma və təcrübə mübadiləsi  məqsədilə əməkdaşlarımızın həm onlayn formatda, həm də ənənəvi qaydada keçirilən  bir sıra beynəlxalq tədbirlərdə (MDB ölkələri üzrə gənc arxivçilərin V Yay Məktəbində, Ümumrusiya Sənədşünaslıq və Arxiv işi üzrə Elmi-Tədqiqat İnstitutunun (ВНИИДАД) təşkilatçılığı ilə XXIX beynəlxalq elmi-praktiki konfransda, MDB-yə üzv ölkələrin dövlət arxiv xidməti rəhbərlərinin Məsləhət Şurasının Almatıda keçirilən 18-ci iclasında və s.) iştirakı təmin olunmuşdur. 

Azərbaycan Respublikası Elm və Təhsil Nazirliyinin və Mədəniyyət və İncəsənət Universitetinin təşkilatçılığı ilə “Mədəni irsin qorunmasının aktual problemləri” mövzusunda keçirilmiş Beynəlxalq Elmi-Praktik Konfransda İdarənin rəis müavini və DƏİA-nın direktoru iştirak edərək məruzələr ilə çıxış etmişlər, hər iki məruzə beynəlxalq konfrans materiallarına daxil edilərək çap olunmuş və sertifikata layiq görülmüşdür.

Milli arxiv fondunun mühafizəsi, qeydiyyatı, elmi-məlumat vasitələrinin yaradılması və təkmilləşdirilməsi, sənədlərin komplektləşdirilməsi

Milli arxiv fondunun mühafizəsi, qeydiyyatı və elmi-məlumat vasitələrinin yaradılması və təkmilləşdirilməsi: Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının qarşısında duran əsas vəzifələrdən biri də keçmişlə bağlı sənəd irsinin etibarlı mühafizəsinin təşkilidir. Hesabat ilində arxiv sənədlərinin mühafizəsi sahəsində həyata keçirilən işlər kompleks xarakter almış və əsasən mühafizəxana və mühafizəxana rejiminin gücləndirilməsinə yönəldilmişdir. Yuxarıda qeyd olunduğu kimi, hesabat ilində dövlət arxivlərinin  mühafizəxanalarının ümumi həcmi  27283 m², doluluq dərəcəsi orta hesabla 75% təşkil etmişdir. Mövcud mühafizəxanaların ümumi sənəd tutumu  təxminən 6,6 mln. saxlama vahidi təşkil edir. Respublikamızın dövlət arxivləri üzrə mühafizəxanaların dolululuq dərəcəsi  orta hesabla 82%, Dövlət Arxivinin əksər filialları  və rayon dövlət arxivləri üzrə isə bu göstərici 100% həcmindədir. Mövcud vəziyyət şübhəsiz, İdarə olaraq bizi narahat edir və bununla bağlı əlaqəli qurumlarla, İqtisadiyyat Nazirliyi, yerli icra hakimiyyəti orqanları, Nazirlər Kabineti ilə intensiv olaraq işlər aparılır, arxiv sənədlərinin mühafizə şəraitinin optimallaşdırılması üzrə təkliflər hazırlanaraq  aidiyyəti qurumlara təqdim edilir.

 Dövlət Arxivi filliallarının və rayon dövlət arxivlərinin maddi-texniki bazasının yenilənməsi, arxivlərin MAF sənədlərinin etibarlı mühafizəsi üçün tələb olunan texniki normalara cavab verən binalarla və yaxud əlavə mühafizəxanalarla təmin edilməsi İdarə tərəfindən daima diqqət mərkəzində saxlanılır.

Milli arxiv fondu sənədlərinin etibarlı mühafizəsi həm də sənədlərlə aparılan bərpa-profilaktik  işlərdən bilavasitə asılıdır. 2022-ci ildə bu məqsədlə fiziki aşınmaya məruz qalmış 65428 vərəq kağız əsaslı sənədin bərpası və 48600 saxlama vahidinin tikilməsi və cildlənməsi proqnozlaşdırılmışdır. İlin yekunlarına dair hesabat sənədlərinə əsasən cari ildə dövlət arxiv xidməti təşkilatları tərəfindən 73 mindən artıq vərəq bərpa edilmiş, 60 mindən artıq iş cildlənmiş və tikilmiş, təkcə DA-nın ML tərəfindən DA, DETSA və DTA-də mühafizə olunan  15134 vərəq arxiv sənədi  bərpa edilmiş və 1695 saxlama vahidi cildlənmişdir. Hesabat ilində dövlət arxivlərində sənədlərin mühafizəsi məqsədilə 75 mindən artıq iş qutulaşdırılmış, 385 mindən artıq işin mövcudluğu yoxlanılaraq fiziki-kimyəvi vəziyyəti qiymətləndirilmiş, 2 mindən artıq audiovizual sənədlərin texniki vəziyyəti öyrənilməklə müvafiq qaydada bərpa-konservasiya tədbirləri həyata keçirilmiş, 22 mindən artıq kağız əsaslı sənədə və 5615kino-foto və fono sənədə sığorta fondu yaradılmışdır. Kağız əsaslı sənədlərin mühafizəsi sahəsində planlaşdırılmış illik göstəricilər orta hesabla 125 %,  audiovizual sənədlər üzrə  100% həcmində yerinə yetirilmişdir. Sənədlərin mühafizəsinin təmin edilməsi sahəsi üzrə proqnozlaşdırılmış göstəricilərin icrası üzrə  DETSA, DKFSA,  DA Gəncə, Quba, Lənkəran və Yevlax filiallarının nəticələri daha yaxşı olmuşdur.  

 Hesabat ilində Milli arxiv fondu sənədlərinin dövlət qeydiyyatı, onlara elmi-məlumat vasitələrinin yaradılması və arxiv siyahılarının təkmilləşdirilməsi sahəsində planlaşdırılmış işlərin icrası təmin edilmişdir.  2022-ci ildə respublika üzrə ümumilikdə 55 mindənartıq saxlama vahidi dövlət qeydiyyatına alınmış, 17 mindən artıq iş və sənədin elmi təsviri aparılmışdır və tərtib olunan siyahılar müəyyən olunmuş qaydada dövlət arxivlərinin EYK-də təsdiq edilmişdir. Hesabat ilində 34800-ə yaxın işin siyahılarının təkmilləşdirilməsi  və 23000 saxlama vahidi üzrə siyahıların yenidən işlənilməsi planlaşdırılmış və ilin yekunlarına görə   81 mindən artıq işin daxil olduğu arxiv siyahıları təkmilləşdirilmiş və yaxud yenidən işlənmişdir. Dövlət arxivlərinin informasiya-axtarış imkanlarının genişləndirilməsi məqsədilə 6390 işə baxılması və 10855 kataloqun tərtib edilməsinin planlaşdırılmasına baxmayaraq,  hesabat ilində 44 mindən artıq yeni kataloq vərəqi tərtib edilərək sistemləşdirilmişdir. Müzəffər Azərbaycan ordusu tərəfindən 30 illik işğaldan azad edilmiş şəhər və kəndlərimizin baş planlarının hazırlanması, infrastruktur obyektlərinin yenidən qurulması və digər məqsədlərlə dövlət arxivlərimizdə, xüsusilə DA, DETSA və DKFSA-da  yüzlərlə saxlama vahidinə baxılmış, minlərlə sənəd aşkar edilərək seçilmiş və  aidiyyəti dövlət qurumlarına, o cümlədən Nazirlər Kabinetinə təqdim edilmişdir. Yuxarıda qeyd olunduğu kimi, bununla bağlı Nazirlər Kabinetinin tərkibində yaradılmış müvafiq Komissiyalarda  İdarənin rəisi təmsil olunmuş və sadalanan məsələlərin ədalətli  həlli üçün hüquqi əsas yaradan  arxiv sənədlərinin müvafiq Komissiyalara təqdim edilməsi təmin edilmişdir.

 2022-ci ildə dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında 3800 xüsusi qiymətli sənəd aşkar edilərək qeydiyyata alınmışdır. Bu sahədə daha sistemli və nəticəyönlü işlərin aparılmasına, aşkar edilmiş xüsusi qiymətli sənədlərin müəyyən olunmuş qaydalara uyğun qeydiyyatının, o cümlədən elektron qeydiyyatının aparılmasına daha çox diqqət verilməsi tələb olunur.  2022-ci ilin nəticələrin təhlili göstərir ki, hesabat dövründə sənədlərin təsviri üzrə proqnozlaşdırılmış illik göstərici  81%, siyahıların təkmilləşdirilməsi üzrə 96%, yenidənişlənmə üzrə 96%, kataloqlaşdırma üzrə 100%-dən artıq yerinə yetirilmişdir.   Dövlət arxivlərində EMA-nın yaradılması işi üzrə proqnozların icrasına görə DTA, DKFSA, DA Göyçay və Şəki filiallarının nəticələri daha yaxşı olmuş,  DA Sumqayıt və Şirvan filiallarında isə müvafiq olaraq  təmir işlərinin aparılması və vətəndaş müraciətlərinin sayının nəzərdə tutulandan çox olması səbəbindən planlaşdırılmış işlər icra edilməmişdir. 

Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil edilən və bu tərkibdən çıxarılan sənədlərin müəyyən edilməsi və bu sahədə dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının fəaliyyətinə nəzarətin təşkili məqsədilə Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin Mərkəzi Ekspert Yoxlama Komissiyası (bundan sonra MEYK) cari hesabat ilində  4 iclas keçirmişdir. Komissiyanın iclaslarında  Dövlət Arxivinin Gəncə, Göyçay, Quba, Mingəçevir, Salyan, Şəki filiallarında, İsmayıllı, Qəbələ, Ucar və Zərdab rayon dövlət arxivlərində mühafizə olunan arxiv fondu sənədlərinin dəyərinin ekspertizası nəticəsində yenidən işlənmiş 2917 daimi,  4588 şəxsi heyət üzrə işin siyahısına və saxlanılma müddəti başa çatmış 4587 saxlama vahidinin qeydiyyatdan çıxarılması barədə akta  baxılaraq təsdiq edilmişdir. Dövlət arxivlərində sənədlərin dəyərinin ekspertizası üzrə planlaşdırılmış göstərici (plan-23052 saxlama vahidi) 77% yerinə yetirilmişdir. DA Sumqayıt, Şamaxı və Şirvan filiallarında  bu sahədə işlər planlaşdırılsa da yuxarıda göstərilən səbəblərdən (təmir, sənədlərin köçürülməsi, sorğuların çoxluğu və s.) icra olunmamışdır.  Hesabat ilində  MEYK-də Dövlət Arxivinin filiallarından və rayon dövlət arxivlərindən təqdim olunan digər sənədlərə (akt, siyahı və s.) baxılmış, onların müvafiq qaydada təsdiqi üçün rəylər verilmişdır.

2022-ci ildə Azərbaycan Respublikası dövlət arxivlərində və Dövlət Arxivi filiallarında fəaliyyət göstərən  Ekspert Yoxlama Komissiyalarının (bundan sonra- EYK) fəaliyyəti təşkil edilmiş, dövlət mühafizəsinə qəbul edilən sənədlərin arxiv siyahılarının, saxlanılmalı olmayan sənədlərin məhv edilmək üçün ayrılması barədə aktların və digər zəruri uçot-qeydiyyat sənədlərinin, elmi-məlumat vasitələrinin arxiv tələblərinə uyğun tərtib və təsvir olunması təmin edilmişdir. Hesabat ilində dövlət arxivlərinin və Dövlət Arxivi filiallarının  (o cümlədən Naxçıvan Muxtar Respublikasının dövlət arxivlərinin) EYK-də idarə, müəssisə və təşkilatlardan təqdim edilən, həmçinin arxivin əməkdaşları tərəfindən hazırlanan 133 mindən artıq işin siyahılarına baxılaraq təsdiq edilmişdir.

2023-cü il yanvarın 1-ə respublikamızın dövlət arxivlərində 17173 arxiv fondu üzrə  3.405.935 kağız əsaslı  saxlama vahidi, 27719 kinosənəd, 452840 fotosənəd, 40133 fonosənəd, 8137 videosənəd qeydiyyata alınaraq mühafizə olunur.

Milli arxiv fondu sənədlərinin komplektləşdirilməsi: Hesabat ilində respublikamızın dövlət arxivlərinə, filiallara və rayon dövlət arxivlərinə (o cümlədən Naxçıvan Muxtar Respublikasının dövlət arxivlərinə) idarə arxivlərindən, o cümlədən ləğv olunmuş təşkilatlardan 38786 saxlama vahidi idarəçilik sənədi, həmçinin elmi-texniki və audiovizual  sənədlərin, habelə  vətəndaşlardan şəxsi mənşəli arxiv sənədlərinin  qəbulu planlaşdırılmışdır. Bütövlükdə il ərzində dövlət mühafizəsinə 51 mindən artıq kağız əsaslı sənəd, 77 kino, 3500 foto, 584 fono, 300 video sənəd qəbul edilərək dövlət qeydiyyatına alınmışdır. Qəbul edilmiş sənədlərin təqribən 60 faizi idarəçilik sənədləridir. Sənədlər əsasən Azərbaycan Respublikası Prezidentinin Mətbuat Xidmətindən (fotosənədlər), Milli Məclisdən, Nazirlər Kabineti, İqtisadiyyat Nazirliyi, Maliyyə Nazirliyi, Müdafiə Nazirliyi (fotosənədlər), AzərTac İA-dan (kono-fotosənədlər), İTV (kinosənədlər), RİNN, Ədliyyə Nazirliyi yanında VVAQ İdarəsi, rayon (şəhər) icra hakimiyyəti orqanları, bələdiyyələr habelə ləğv olunmuş “AXA MBASK” Sığorta Şirkəti, Bakı Yükdaşıma Nəqliyyatı ASC və digər təşkilatlardan müvafiq dövlət arxivlərinə qəbul edilmişdir. Eyni zamanda Xalq yazıçısı Mehdi Hüseynin, yazıçı-jurnalist Rəşad Məcidin, jurnalıst Akif Aşırlının, kinoşünas Aydın Kazımzadənin, xalq artisti Mirzə Babayevin, yazıçı-dramaturq Seyfəddin Dağlının (fotoneqativ), yazıçı Əlisa Nicatın (fotopozitiv), şair Fikrət Sadıqın (kinosənəd və fotopozitivlər), yazıçı Əzizə Cəfərzadənin (kinosənəd), ədəbiyyatşünas, millət vəkili Rəfael Hüseynovun (fonosənədlər), bəstəkar Ruhəngiz Qasımovanın (fonosənədlər) və digər görkəmli elm və incəsənət xadimlərinin şəxsi arxiv sənədlərinin dövlət mühafizəsinə qəbulu həyata keçirilmişdir. İdarə və müəssisələrdən idarəçilik sənədlərinin qəbulu üzrə proqnozlaşdırılan illik göstərici 100% (plan- 32861s/v), elmi-texniki sənədlər üzrə 142% (plan- 2650s/v), kino 102% (plan-75 ), foto 100% (plan 3200 s/v) yerinə yetirilmişdir. O cümlədən dəyişən tərkibli rayon dövlət arxivlərindən 7115 saxlama vahidi müvafiq DA filiallarına (DA Şəki filialına, o cümlədən Naxçıvan NMRDA-ya) qəbul edilmişdir ki, bu da planlaşdırılan rəqəmin 188 % -ni (plan-3770) təşkil edir.

MAF sənədlərinin komplektləşdirilməsi sahəsi üzrə DETSA, DKFSA, DA Göyçay filialında və NMRDA-da illik proqnozlaşdırılan göstərici yerinə yetirilmiş, DA Bakı, Sumqayıt, (sorğuların çox olması səbəbindən) Şirvan filiallarında (təmir ilə əlaqədar) isə kəsrlə icra etmişdir. Məlumat verildiyi kimi hazırda arxiv sənədlərinin dövlət mühafizəsinə təhvil verilməsi sahəsində normativ-hüquqi bazanın təkmilləşdirilməsi məqsədilə yeni qaydaların təsdiqi gözlənilir. Yeni qaydaların qəbulu həm dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının, həm də digər dövlət və qeyri-dövlət  təşkilatların müvafiq sahədəki fəaliyyətinin hüquqi tənzimlənməsinə, komplektləşdirmə mənbəyi olan təşkilatların idarə arxivlərində, digər sahə arxivlərində saxlanılan MAF sənədlərinin tərkibi, həcmi, tarixləri barədə məlumatların alınmasına və arxiv sənədlərinin vaxtında dövlət mühafizəsinə təhvil verilməsinə nəzarətin təmin edilməsinə və tərəflərin hüquqi məsuliyyətinin müəyyənləşdirilməsinə  imkan verəcəkdir.

Cari ildə İdarənin Elmi-Məlumat Kitabxanası əsasnaməyə uyğun olaraq fəaliyyətini davam etdirmiş, tədqiqatçılara elmi araşdırmaların aparılması üçün kitabxanada zəruri şərait yaradılmış,  zəruri materiallar təqdim etməklə tədqiqatçılara xidmət göstərmişdir. Hesabat ilində EMK sənəd bazası zənginləşmiş və kitabxanaya  101 kitab, 84 cild qəzet, 105 adda  jurnal qəbul edilmişdir. 2023-cü ilin 01 yanvar tarixinə (EHS-ə daxil edilmiş hesabata əsasən) EMK-da 43185 kitab, 10756 qəzet, 21200 jurnal mühafizə edilir.

Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi yanında təsərrüfat hesablı müəssisə kimi fəaliyyət göstərən  İdarə Sənədlərini Qaydaya Salan Mərkəz tərəfindən hesabat ilində 150-dən çox təşkilata (Azərbaycan Respublikasının Nazirlər Kabineti, Maliyyə Nazirliyi, İqtisadiyyat Nazirliyi, ƏƏSMN, və s.) arxiv işinin təşkili, sənədlərin elmi-texniki cəhətdən işlənilərək qaydaya salınması, arxiv siyahılarının, iş nomenklaturalarını[i]n  hazırlanması və digər  arxiv xidmətləri göstərilmiş, 280 mindən artıq sənədə elmi-texniki cəhətdən qaydaya salınmaq üçün baxılmış, 3000-dən artıq daimi saxlama müddətli, 4000-dən artıq şəxsi heyət üzrə işin arxiv siyahıları hazırlanmış, saxlanma müddəti başa çatmış və elmi-tarixi əhəmiyyətini itirmiş 271088 iş seçilərək məhv edilmək üçün ayrılması barədə akt tərtib edilmişdir. Hesabat ilində dövlət arxiv xidməti təşkilatları Milli arxiv fondunun komplektləşdirmə mənbəyi olan 700-dən artıqtəşkilatın idarə arxivinə elmi-metodiki köməklik və  nəzarət məqsədilə yoxlama-baxış keçirmiş, arxiv işinin təşkili istiqamətində onlara öz tövsiyyə və təkliflərini vermişlər. Hazırda DA-lərinin komplektləşdirmə mənbəyi olan təşkilatların siyahısında 6500-dən artıq təşkilat vardır. Təşkilatların fəaliyyəti nətcəsində  yaranan sənədlərin elmi-tarixi əhəmiyyətini və praktiki istifadə üçün aktuallığını düzgün qiymətləndirməklə siyahılara yenidən baxılmasına və onların sayının  optimallaşdırılmasına zərurət vardır.

Milli arxiv fondu sənədlərindən istifadə və

istifadəçilərin informasiya təminatı

Milli arxiv fondu sənədlərindən istifadə:Arxiv işinin əsas fəaliyyət istiqamətlərindən biri də MAF sənədlərindən dövlətin, cəmiyyətin və vətəndaşların maraqlarının təmin edilməsi və keçmişlə bağlı  informasiyaya olan tələbatın ödənilməsi məqsədilə hərtərəfli istifadənin təşkilidir.Bildiyiniz kimi, 2022-ci ildə bu istiqamətdə qanunvericiliyin təkmilləşdirilməsi aparılmış, arxiv sənədlərinin istifadə formalarını və məqsədlərini müəyyən edən normativ-hüquqi aktın layihəsi hazırlanmışdır və layihə Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 14 fevral 2023-cü il tarixli 47 saylı qərarı ilə təsdiq edilmişdir. Yeni təsdiq edilmiş qaydalar Milli arxiv fondu sənədlərindən hərtərəfli və məqsədyönlü istifadə olunmasının hüquqi əsaslarını formalaşdırmaqla, həm də dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının bu sahədəki fəaliyyətinin daha da  səmərəli təşkilinə yeni imkanlar yaradacaqdır.

 Dövlət arxiv xidməti təşkilatları Milli arxiv fondu sənədlərinin istifadəsi və nəşri sahəsində qarşılarında duran əsas vəzifələrin yerinə yetirilməsi üçün  arxiv sənədlərindən istifadə etməklə müraciətlərə baxılması, elmi nəşrlərin hazırlanması, maarifləndirici tədbirlərin keçirilməsi, media resurslarında arxiv məlumatlarının yerləşdirilməsi və digər istiqamətlər üzrə  görüləcək işlərin illik  proqnozlaşdırılmasını aparmışlar. Bu məqsədlə dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında  hesabat ilində 33284 sosial-hüquq xarkterli, 1126 tematik sorğunun icrası planlaşdırılmışdır. İl ərzində İdarə və dövlət arxiv xidməti təşkilatlarına ali dövlət hakimiyyəti orqanlarından, dövlət qurumlarından, idarə, müəssisə və təşkilatlardan, Azərbaycan və xarici ölkə vətəndaşlarından 49253(MAİ və Naxçıvan MR dövlət arxivləri də daxil olmaqla) müraciət daxil olmuşdur ki, bu da  illikproqnozlaşdırılan rəqəmdən 41% çoxdur.Daxil olan müraciətlərin 37245-i (76.5 %) müsbət cavablandırılmışdır. Mənfi cavablandırma əsasən müraciətedən tərəfindən informasiyanın axtarışı üçün tələb olunan məlumatların doğru verilməməsi və yaxud müvafiq sənədlərin dövlət mühafizəsinə təhvil verilməməsi ilə bağlı olmuşdur. Daxil olan müraciətlərin 25.5 %-i əmək haqqı və iş stajının təsdiq edilməsi,    54%-i daşınmaz əmlak üzərində əşya hüququnun təsdiq edilməsi, 8.8 %-i vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarına dair məlumatın təsdiq edilməsi, 1.6 %-i isə elmi-tədqiqat xarakterli vədigər mövzularda olmuşdur. Həmçinin il ərzində İdarənin mərkəzi aparatında və tabeliyində olan dövlət arxivlərində 31011 vətəndaş bilavasitə qəbul edilmiş və onlara zəruri məsləhətlər verilmişdir. Hazırda İdarə tərəfindən  vətəndaşların arxiv məlumatlarının mühafizə olunduğu yerlər  barəsində informasiyanın əldə edilməsi işinin asanlaşdırılması üçün,  idarə və təşkilatlarda mühafizə olunan arxiv fondları haqqında vahid elektron məlumat bazasının formalaşdırılması və mövcud məlumatların sistemə daxil edilməsi istiqamətində işlər görülür.Qeyd olunanlar bu sahədə daxil olan sorğuların həcminin əhəmiyyətli şəkildə azalmasına və işin daha səmərəli təşkilinə xidmət edəcəkdir.

Hesabat ilində “ASAN”  xidmət Mərkəzlərinin “Arxiv arayışlarının verilməsi” bölmələrindən daxil olan sorğuların sayı 15564 təşkil etmişdir ki, bu da dövlət arxiv xidməti təşkilatlarına daxil olan ümumi müraciətlərin 31.6 %-ni təşkil edir.

2022-ci ildə MAF sənədlərindən istifadə ilə bağlı 19 şikayət xarakterli müraciət daxil olmuşdur. Vətəndaşlar tərəfindən daxil olan şikayət xarakterli müraciətlərə İdarə tərəfindən xüsusi həssaslıqla yanaşılmış, onların operativ və şəffaf araşdırılması təmin edilmişdir. Şikayətlər əsasən sorğu müəllifi tərəfindən axtarış məlumatlarının düzgün verilməməsi səbəbindən cavabların mənfi olması, müvafiq sənədlərin daimi mühafizəyə təhvil verilməməsi, icra müddətlərinin gecikdirilməsi, müvafiq sənədlərin əldə edilməsi üçün hüquqmüəyyənedici sənədin olmaması  və digər məsələlərlə əlaqəli olmuşdur. Şikayət xarakterli məktublar ARDA, DA Bakı, Şəmkir, Şirvan filialları və Abşeron RDA üzrə daxil olmuşdur.

Hesabat ilində dövlət arxiv xidməti təşkilatları tərəfindən 520-dən çox tematik məktub icra edilmişdir. Elmi-tədqiqat və digər məqsədlərlə arxiv sənədlərindən istifadə edilməsi ilə bağlı 754 sorğu daxil olmuşdur. Eyni zamanda  dövlət arxivlərinin oxu zallarında 370 tədqiqatçıya xidmət göstərilmiş, onlara 38.535 saxlama vahidi kağız əsaslı və kinofotofono sənədlər təqdim edilmişdir.

Həmçinin hesabat ilində Dövlət Arxivinin, o cümlədən Elmi Məlumat Kitabxanasının oxu zallarında işğaldan azad edilmiş ərazilərin bərpası və dəymiş ziyanın qiymətləndirilməsində xüsusi əhəmiyyət kəsb edən arxiv  sənədlərinin aşkarlanması və seçilməsi üçün müxtəlif dövlət qurumlarının  mütəxəssislərinə xüsusi şərait yaradılmış, Ermənistan-Azərbaycan münasibətlərinin öyrənilməsində təsdiqedici əhəmiyyət daşıyan minlərlə sənədin kağız və elektron surəti çıxarılaraq  aidiyyəti dövlət orqanlarına (AR Prezident Adminstrasiyasına, Nazirlər Kabinetinə, Xarici İşlər Nazirliyinə, İqtisadiyyat Nazirliyinə və s) təqdim edilmişdir.

Dövlət arxivlərində mühafizə olunan sənədlər əsasında müxtəlif məsələlərlə bağlı 18 məlumat xarakterli məktub hazırlanaraq ayrı-ayrı təşkilatlara təqdim edilmiş, 14-dən çox teleradio verilişlərinin hazırlanmasında əməkdaşlar iştirak etmişdir.

Hesabat ilində arxiv sənədlərinin ictimai-siyasi, tarixi, sosial-mədəni əhəmiyyətinin geniş ictimaiyyətə çatdırılması, əhalinin keçmiş tariximizlə bağlı informasiyaya olan tələbatının ödənilməsi və dövlət mühafizəsində olan nadir sənədlərlə tanış olmaq imkanının yaradılması, həmçinin arxiv sənədlərindən mədəni-maarifçilik məqsədləri üçün geniş istifadə olunmuşdur. Dövlət arxivlərinin 2022-ci ilin illik iş planına uyğun olaraq “XIX əsrin sonu, XX əsrin əvvəllərində Bakıda mədəniyyətin inkişafı tarixinə dair səhifələr” adlı sənədlər toplusu, “XIX əsrin sonu, XX əsrin əvvəllərində istifadə olunan milli geyimlərimiz foto yaddaşda” adlı fotosənədlər toplusu, “Qarabağ Azərbaycandır silsiləsindən – Füzuli rayonu” adlı audiovizual xülasə - toplu, “Teatr və kino xadimlərinin şəxsi mənşəli arxiv fondlarının göstəricisi”, “Musiqi  xadimlərinin şəxsi mənşəli arxiv fondlarının göstəricisi”, “Azərbaycanın görkəmli geoloq, bioloq və kimyaçı alimlərinin şəxsi mənşəli arxiv fondlarının göstəricisi” adlı biblioqrafik göstəricilər üzərində işlər yekunlaşdırılmış və nəşr edilmişdir.

Hesabat ilində 26 sənəd sərgisi təşkil edilmişdir ki, bunlardan da 6-sı virtual xarakterli olmuşdur. Dövlət arxivlərində mühafizə olunan sənədlər əsasında İsmayıl Osmanlı, Fatma Qədri, Bülbül, Həqiqət Rzayeva, Sara Qədimovanın həyat və yaradıcılığına həsr olunmuş virtual sənəd sərgilər, Şuşa ilinə və digər mövzulara həsr olunmuş ənənəvi sərgilər təşkil olunmuşdur. Eyni zamanda “Azərbaycanın səhnə ustaları – Əliağa Ağayev” adlı video-xülasə hazırlanaraq ictimaiyyətə təqdim olunmuşdur.

2022-ci ilin “Şuşa ili” elan edilməsi ilə bağlı İdarədə Şuşa şəhərinə aid olan arxiv sənədlərinin nümayiş olunduğu sərgi və geniş tədbir keçirilmişdir.

Dövlət Arxivinin Gəncə və Şirvan filiallarında 44 günlük Vətən Müharibəsində Şəhid olmuş qəhrəman hərbçilərimizin arxivə qəbul edilmiş şəxsi mənşəli sənədlərindən ibarət sərgi təşkil edilmişdir.

2022-ci ildə İdarənin,  dövlət arxivlərinin rəhbərlərinin və əməkdaşlarının arxiv materialları əsasında hazırladıqları 78məqalə dövri mətbuatda, elektron resurslarda dərc edilmişdir. Cari ildə dövlət arxivlərində ayrı-ayrı mövzularda ümumilkdə  40-dan çox tematik  siyahı, fond göstəricisi  və xülasə hazırlanmışdır.

Bütövlükdə hesabat ilində müraciətlərin icrası üzrə plan 141%, sərgi, məqalə, toplu hazırlanması üzrə  proqnozlaşdırılmış illik göstərici orta hesabla 105% yerinə yetirilmişdir. Qeyd edilən işlər üzrə DTA, DƏİA, DA Gəncə, Mingəçevir, Sumqayıt filiallarının göstəriciləri (plana nisbətdə) daha yaxşı olmuşdur.

Arxiv işinin təbliği və mədəni-maarifçilik məqsədləri ilə  Dövlət Ədəbiyyat və İncəsənət Arxivində, Elm və Texnika Sənədləri Arxivində, DA Gəncə, Quba, Lənkəran, Şirvanfiliallarında ekskursiyalar, açıq qapı günləri, 44 günlük Vətən Müharibəsində Şəhid olmuş qəhrəmanlarımızın xatirəsinin əbədiləşdirilməsi üçün şəhid ailələri, qazilərlə  görüşlər təşkil edilmiş, şəhid və qazilərin şəxsi mənşəli sənədləri əsasında arxiv kolleksiyaları yaradılmağa başlanılmışdır. DA Gəncə, Şirvan filiallarında bu istiqamətdə  işlər aparılmışdır. Şanlı tariximizin “Zəfər” günü münasibətilə Milli Arxiv  İdarəsində  dövlət arxivlərinin əməkdaşlarının iştirakı ilə toplantı keçirilmiş, şəhidlərimizin xatirəsi anılmışdır. İdarənin rəsmi saytında və sosial hesablarında  20 yanvar faciəsi, Xocalı soyqırımı, eləcə də “Zəfər” günü, “Bayraq” günü və digər əlamətdar hadisələrlə  əlaqədar paylaşımlar edilmişdir. Sənədlərin istifadəsi və nəşri sahəsində  ümumilikdə DƏİA, DTA, DA Gəncə, Sumqayıt, Mingəçevir filialları və NMRDA nisbətən daha üstün nəticələrə nail olmuşlar.

İstifadəçilərin informasiya təminatı: 2022-ci ildə dövlət arxivlərinin fəaliyyətində avtomatlaşdırılmış texnologiyaların tətbiqi və mövcud informasiya sistemlərinin fəaliyyətinin daha da təkmilləşdirilməsi istiqamətində işlər görülmüşdür. Müvafiq Dövlət proqramının icrası ilə bağlı olaraq 1 PB (petabayt) həcmində yaddaş qurulmuş, digər avadanlıqlar alınmış, İdarənin elektron resusrlarının yerləşdiyi server otağı tələblərə uyğun yenidən qurulmuşdur. Vahid Elektron Arxiv Məlumat Sistemi proqram təminatı üzərində işlər əsasən başa çatdırılmışdır.

Respublika dövlət arxivlərinin, Dövlət Arxivinin Bakı filialının, həmçinin Bakı şəhərində fəaliyyət göstərən “ASAN Xidmət” Mərkəzlərinin “Arxiv arayışlarının verilməsi bölmə”lərinin Milli Arxiv İdarəsinin vahid elektron sənəd dövriyyəsi sisteminə (ESDS) inteqrasiyası təmin edilmişdir. Milli Arxiv İdarəsinin göstərdiyi elektron xidmətlərin, o cümlədən  “elektron hökumət” portalı üzərindən göstərən xidmətin  keyfiyyət səviyyəsi  yaxşılaşdırılmışdır. Vətəndaşlara göstərilən arxiv xidmətlərinin  “ASAN xidmət” indeksinə uyğunlaşdırılması, “ASAN xidmət” Mərkəzlərinin fəaliyyət göstərdiyi inzibati ərazi vahidlərində bu xidmətlərin yalnız sözügedən mərkəzlərdə həyata keçirilməsi təmin edilmişdir. Hesabat ilində Milli Arxiv İdarəsinin rəsmi internet səhifəsinin, həmçinin sosial  şəbəkələrdə olan rəsmi hesabların aktivliyi təmin edilmişdir. Hazırda  İdarənin sosial şəbəkə hesablarının ümumi istifadəçi (abunəçi) sayı 4500 nəfərə yaxındır. İdarənin Facebook, Twitter, YouTube sosial şəbəkələrində rəsmi təsdiq olunmuş hesabları mövcuddur. İdarənin saytına daxil olanların gündəlik sayı orta hesabla 350-500 nəfərə çatmışdır. Hesabat ilində sayta daxil olmalar 240 mindən çoxdur.

Hesabat ilində respublika dövlət arxivləri, dövlət arxivinin filiallarında mühafizə edilən 9740 arxiv fondunun tərkibi, həcmi və əhatə olunduğu dövrlə bağlı  müfəssəl məlumatların məcmusu olan  Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin “Elektron Arxiv Məlumat Sistemi”nin (EAMS) təkmilləşdirilməsi və sistemə daxil edilən məlumatların davamlı olaraq yenilənməsi təmin olunmuşdur. 2022-ci ildə Elektron Arxiv Məlumat Sistemində arxivlər tərəfindən 998 fondun 2 249 siyahısı üzrə 150 767 saxlama vahidinin məlumat göstəricisi yerləşdirilmişdir. Hesabat ilində adı çəkilən sistemə Elmi-Məlumat kitabxanasınin inteqrasiyası təmin edilmişdir. DA Göyçay və Yevlax filiallarında  arxiv siyahıları üzrə məlumatların EAMS-a daxil edilməsi tam yekunlaşdırılmışdır, DA Şəmkir filalında bu iş yekunlaşmaq üzrədir.

2022-ci ildə dövlət arxivlərində mühafizə olunan  8257 saxlama vahidi üzrə 1.111.503 vərəq sənədin elektron surəti yaradılmışdır və rəqəmsallaşdırılan 52388 vərəq (4614 saxlama vahidi) arxiv sənədinin elektron surəti  müvafiq elektron sistemdə qeydiyyata alınmışdır. Azərbaycan Respublikası Prezidentinin müvafiq Fərmanına uyğun olaraq dövlət arxivləri tərəfindən təqdim edilən 1442 saxlama vahidi (57095 vərəq) qaytanlanmış torpaq kitabları qeydiyyata alınmışdır. Bütövlükdə  cari dövrə kimi  dövlət arxiv fondlarında mühafizə olunan 17798 saxlama vahidi üzrə 2.748.368  vərəq sənəd skan edilmişdir, onlardan  8110 saxlama vahidi üzrə 1.022.302 vərəq sənədin qeydiyyatı tamamlanmış və  İdarənin Vahid Elektron Arxiv İnformasiya Sisteminə daxil edilmişdir. Bu rəqəm  bizi arxayınlaşdıra bilməz.Arxiv işinin inkaşıfına dair   DP-da bu arxiv sənədlərinin rəqəmsallaşdırılması sahəsində dövlət arxiv xidməti təşkilatları qarşısında ciddi tapşırıqlar qoyulmuşdur.Arxiv sənədlərinin diferensial yanaşmaqla rəqəmsallaşdırılması sahəsində Respublika dövlət arxivlərinin, DA Ağdam, Bakı, Salyan, Sumqayıt, Şirvan, Şamaxı filiallarının  fəaliyyəti  bu günün tələblərinə cavab vermir.   Qeyd olunan dövlət arxivlərinin, filialların  rəhbərləri bu sahədə görülən işlərin sürətləndirilməsi məqsədilə mövcud texniki və əmək resurslarını nəzərə alaraq optimal planlaşmanın aparılmasını təmin etməli, İdarənin aidiyyəti şöbələri ilə birlikdə bu sahədə əsaslı dönüş yaratmaq üçün ciddi addımlar atmalıdırlar.

Hesabat ilində İdarənin rəsmi saytı üzərindən geniş əhaliyə və təşkilatlara dövlət mühafizəsində olan arxiv fondları və sənədlər barəsində  məlumatların əldə edilməsinə imkanlar yaradılmışdır.

Azərbaycan Respublikası Prezidentinin müvafiq Fərmanına uyğun olaraq dövlət arxivlərində mühafizə olunan qaytanlanmış torpaq kitabları üzrə elektron məlumatlardan istifadə edilməsi üçün İqtisadiyyat Nazirliyinə imkan yaradılmışdır.

2022-ci ilin plan-hesabat  sənədlərinin təhlili  göstərir ki, ötən ilin ümumi illik plan göstəricilərinin icrasında DA, DƏİA, DKFSA, DSYA, NMRDA, DA Gəncə, Lənkəran, Şəmkir filialları, Göygöl, Samux, Xaçmaz, Masallı, Balakən və Babək rayon dövlət arxivlərinin  əldə etdiyi nəticələr daha yaxşı, DA Sumqayıt, Şirvan filiallarında, Abşeron, Xocavənd, Qəbələ, Zərdab rayon dövlət arxivlərinin göstəriciləri (plana nisbətdə) isə daha aşağı olmuşdur. İllik proqnozlaşdırılan  göstəriciləri obyektiv və subyektiv səbəblərdən icra edə bilməyən arxivlər görüləcək işlərin proqnozlaşdırılmasında və işin  təşkilində buraxılan səhvləri təhlil etməli, bu sahədə İdarənin aidiyyəti şöbələri ilə məsləhətləşməli, növbəti illərdə bu səhvlərin təkrarlanmasının qarşısını almalıdırlar.

 Ümumilikdə 2022-ci ildə dövlət arxiv xidməti təşkilatları tərəfindən arxiv işinin əsas fəaliyyət istiqamətləri üzrə proqnozlaşdırılan göstəricilər, bir neçə sahə istisna olmaqla (sənədlərin dəyərinin ekspertizası, siyahıların yenidən işlənməsi) tam olaraq yerinə yetirilmiş, yuxarı hakimiyyət və dövlət orqanlarının qarşımıza qoymuş olduğu tapşırıqların icrası təmin edilmişdir.