Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi sistemindəki təşkilatların

2023-cü ildə fəaliyyəti haqqında

HESABAT

2023-cü ildə Azərbaycan Respublikasının dövlət  arxiv xidməti  təşkilatlarının fəaliyyəti əsasən ali dövlət hakimiyyəti orqanlarının fərman, sərəncam və qərarlarından irəli gələn vəzifələrin həyata keçirilməsinə, habelə İdarənin tədbirlər və dövlət arxivlərinin illik iş planlarının icrasına yönəldilmişdir.

Qanunvericiliyin icrası və normativ-hüquqi tənzimləmə

Qanunvericiliyin icrası:   Milli Arxiv İdarəsi hesabat ilində Azərbaycan Respublikasının Milli arxiv fondu sənədlərinin  dövlət arxivlərinə komplektləşdirilməsi, onların dövlət qeydiyyatı, mühafizəsi, istifadəsi və dövlət mühafizəsinə təhvil verilməsi sahəsində, habelə mülkiyyət formasından asılı olmayaraq idarə, müəssisə və təşkilatlarda arxiv işi sahəsində qanunvericiliyin tələblərindən irəli gələn tədbirlərin yerinə yetirilməsinə nəzarəti həyata keçirmişdir. Azərbaycan Respublikası Prezidentinin  12 fevral 2020-ci il tarixli 1815 nömrəli sərəncamı ilə təsdiq edilmiş  “Azərbaycanda arxiv işinin inkişafına dair 2020-2025-ci illər üçün Dövlət Proqramı”nın  Tədbirlər Planın 6.1- 6.4-cü yarımbəndlərində nəzərdə tutulan tədbirlərin Dövlət Proqramının maliyyə təminatı çərcivəsində həyata keçirilməsi təmin edilmişdir. İdarə aparatında struktur dəyişikliyi aparılmış, arxiv sahəsində çalışanlara təlimlər təşkil edilmiş, elm-təhsil müəssisələri ilə əməkdaşlıq davam etdirilmişdir. Arxiv işinin İKT tətbiq etməklə modernləşdirilməsi, Vahid elektron arxiv informasiya sisteminin yaradılması,  arxiv fondu sənədlərinin rəqəmsallaşdırılması, dövlət arxivlərinin əsas fəaliyyət istiqamətləri üzrə görülən işlərin avtomatlaşdırılması, arxiv binalarında və tikililərdə əsaslı və cari təmir işlərinin aparılması, onların texniki təchizatının möhkəmləndirilməsi, arxiv işi sahəsində qüvvədə olan normativ hüquqi bazanın təkmilləşdirilməsi, beynəlxalq əməkdaşlığın genişləndirilməsi  istiqamətində zəruri adımlar atılmışdır.

             “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununda dəyişiklik edilməsi barədə” Azərbaycan Respublikasının 2022-ci il 29 iyun tarixli 574-VIQD nömrəli Qanununun tətbiqi və “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun tətbiq edilməsi barədə” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 1999-cu il 27 iyul tarixli 168 nömrəli Fərmanında dəyişiklik edilməsi haqqında” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2022-ci il 18 avqust tarixli 1812 nömrəli Fərmanının  və bu Fərmanın icrasının təmin edilməsi haqqında  Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 24 avqust 2022-ci il tarixli 544s nömrəli sərəncamının  2-ci və 3-cü hissələrinin icrası məqsədilə İdarə tərəfindən “Arxiv fondu sənədlərinin daimi dövlət mühafizəsinə təhvil verilməsi Qaydası”nın, “Arxiv fondlarının tərkibi və həcmi barədə məlumatların verilməsi forması”nın, “Milli arxiv fondu sənədlərindən istifadə Qaydası”nın, “Ödənişli arxiv xidmətlərinin siyahısı və onların göstərilməsinə görə xidmət haqlarının məbləği” və “Dövlət arxiv xidməti işçilərinin sosial müdafiəsinin gücləndirilməsi və dövlət arxiv xidmətinin maddi texniki bazasının yaxşılaşdırılması məqsədilə Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin hesabına  köçürülən vəsaitdən istifadə Qaydası”nın layihələri hazırlanmışdır. Adıçəkilən normativ hüquqi aktların layihələri  və aidiyyətı mərkəzi icra hakimiyyəti orqanları ilə razılaşdırıldıqdan sonra Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinə təqdim edilmişdir.

          2023-cü ildə Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin müvafiq Qərarları ilə ölkədə arxiv işi sahəsində fəaliyyətin tənzimlənməsində xüsusi əhəmiyyət kəsb edən beş normativ hüquqi akt (“Arxiv fondlarının tərkibi və həcmi barədə məlumatların verilməsi forması”ı və “Milli arxiv fondu sənədlərindən istifadə Qaydası” (14 fevral 2023-cü il tarixli 47 nömrəli Qərar), “Arxiv fondu sənədlərinin daimi dövlət mühafizəsinə təhvil verilməsi Qaydası”ı (24 may 2023-cü il tarixli 163 nömrəli Qərar) “Ödənişli arxiv xidmətlərinin siyahısı və onların göstərilməsinə görə xidmət haqlarının məbləği” və “Dövlət arxiv xidməti işçilərinin sosial müdafiəsinin gücləndirilməsi və dövlət arxiv xidmətinin maddi texniki bazasının yaxşılaşdırılması məqsədilə Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin hesabına  köçürülən vəsaitdən istifadə Qaydası”ı (31 iyul 2023-cü il 251 və 252 nömrəli Qərarlar) təsdiq edilmişdir.

           “Azərbaycanda arxiv işinin inkişafına dair 2020-2025-ci illər üçün Dövlət Proqramı”nın  Tədbirlər Planı hissəsinin 6.4.4-cü yarımbəndi üzrə tapşırığın icrası məqsədilə hazırlanmış  “Milli arxiv fonduna məxsus elektron sənədlərin daimi dövlət mühafizəsinə qəbulu, mühafizəsi, istifadəsi və arxiv fondu sənədlərinin rəqəmsallaşdırılması Qaydaları”nın layihəsi  Azərbaycan Respublikası Prezidentinin  6 oktyabr 2023-cü il tarixli 2328 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş “İcra hakimiyyəti orqanlarının normativ hüquqi aktlarının layihələrinin hazırlanması, razılaşdırılması, qəbul edilməsi və dərc edilməsi qaydası haqqında Əsasnamə”nin  tələblərinə uyğun olaraq  aidiyyəti dövlət orqanları ilə təkrar razılaşdırılaraq  (vizalanaraq) Nazirlər Kabinetinə təqdim olunmuş və  Nazirlər Kabinetinin 2024-cü il 9 fevral tarixli 80 nömrəli Qərarı ilə təsdiq edilmişdir.

              “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununda dəyişiklik edilməsi barədə” Azərbaycan Respublikasının 2022-ci il 29 iyun tarixli 574-VIQD nömrəli Qanununun tətbiqi və “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun tətbiq edilməsi barədə” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 1999-cu il 27 iyul tarixli 168 nömrəli Fərmanında dəyişiklik edilməsi haqqında” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2022-ci il 18 avqust tarixli 1812 nömrəli Fərmanının  və bu Fərmanın icrasının təmin edilməsi haqqında  Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 24 avqust 2022-ci il tarixli 544s nömrəli sərəncamından irəli gələn tapşırıqlara uyğun olaraq     Milli Arxiv İdarəsinin Kollegiyasının Qərarları ilə “Hüquqi şəxsin, xarici hüquqi şəxsin nümayəndəlik və filialının və onun ləğvi ilə bağlı yaradılmış ləğv etmə komissiyasının fəaliyyəti nəticəsində yaranmış arxiv sənədlərinin dövlət arxiv xidməti təşkilatlarına təhvil verilməsinə dair Arayışın Formasi” və “Ödənişli arxiv xidmətləri göstərilməsinə dair Müqavilə” təsdiq edilmiş, həmçinin İdarənin Kollegiya qərarları ilə əvvələr təsdiq edilmiş sahə üzrə digər normativ hüquqi aktlarının ölkə başçısının müvafiq Fərman və Sərəncamları ilə təsdiq edilmiş,  yeni qəbul edilmiş  və ya dəyişikliklər edilmiş qanunvericilik aktlarına uyğunlaşdırılması istiqamətində işlər görülmüşdür.  Hesabat dövründə İdarənin Kollegiya qərarları ilə təsdiq edilmiş yeddi normativ hüquqi akt Azərbaycan Respublikasının Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrində qeydiyyata alınmışdır.

              “Dövlət orqanları (qurumları) arasında sənəd mübadiləsinin elektronlaşdırılması haqqında” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 01 oktyabr 2023-cü il tarixli 2279 nömrəli Fərmanının 5-ci hissəsində  mərkəzi icra hakimiyyəti orqanlarının qarşısına qoyulmuş tapşırığın icrası məqsədilə Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin Elektron Sənəd Dövriyyəsi Sisteminin  Rəqəmsal Sənəd Dövriyyəsi altsisteminə inteqrasiyası təmin edilmişdir.

“Azərbaycan Respublikasında 2023-cü ilin “Heydər Əliyev İli” elan edilməsi haqqında” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2022-ci il 29 sentyabr tarixli 3494 nömrəli Sərəncamına  uyğun olaraq  İdarədə və dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında həyata keçiriləcək tədbirlərin planı tərtib edilmiş və icrası təmin olunmuşdur.

         “Azərbaycan Respublikası Prezidenti yanında Vətəndaşlara Xidmət və Sosial İnnovasiyalar üzrə Dövlət Agentliyinin fəaliyyətinin təmin edilməsi haqqında” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2012-ci il 5 sentyabr tarixli 706 nömrəli Fərmanından  irəli gələn tapşırıqların icrası məqsədilə  Bakı şəhərində və respublikamızın rayonlarında fəaliyyət göstərən “ASAN Xidmət” Mərkəzlərində   vətəndaşlara keyfiyyətli arxiv xidmətlərinin göstərilməsi təmin edilmişdir. Hesabat ilində “ASAN Xidmət” Mərkəzlərdən dövlət arxiv xidməti təşkilatlarına 20.345 müraciət daxil olmuş və onları operativ cavablandırılmaqla vətəndaş məmnunluğu təmin edilmişdir.

Azərbaycan Respublikası Prezidentinin “Dövlət orqanlarının elektron xidmətlər göstərilməsinin təşkili sahəsində bəzi tədbirlər haqqında” 2011-ci il 23 may tarixli 429 nömrəli   Fərmanının tələblərinə uyğun olaraq dövlət arxiv xidməti təşkilatları tərəfindən göstərilən beş arxiv xidmətinin elektron hökumət portalına inteqrasiya olunmaqla həyata keçirilməsi  təmin edilmişdir. Hesabat ilində İdarəyə elektron hökumət portalı üzərindən 63 müraciət  daxil olmuş və onların müvafiq qaydada cavablandırılması təmin edilmişdir. 

         “Dövlət orqanlarında (qurumlarında) daxili idarəetmə proseslərinin elektronlaşdırılması tədbirləri haqqında” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 27 oktyabr 2018-ci il tarixli Fərmanında qoyulmuş tədbirlərin icrası təmin etməklə İdarə və dövlət arxivlərində kargüzarlığın elektron sənəd dövriyyəsi sistemi üzərindən aparılması təmin olunmuşdur.

         Hesabat ilində “Milli arxiv fondu haqqında”, “Vətəndaşların müraciətlərinə baxılması  haqqında”, “Korrupsiyaya qarşı mübarizə haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanunlarından, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin Sərəncamı ilə təsdiq edilmiş “Azərbaycan Respublikasında arxiv işinin inkişafına dair 2020-2025-ci illər üçün Dövlət Proqramı”ndan, Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin qərarları ilə təsdiq olunmuş normativ-hüquqi aktlardan, həmçinin sahə üzrə digər normativ hüquqi sənədlərdən irəli gələn vəzifələrin icrasına xüsusi diqqət verilmişdir. Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında 2023-cü  ildə icrası proqnozlaşdırılan   işlərin yerinə yetirilməsi təmin edilmişdir. Hesabat dövründə İdarəyə 30 şikayət xarakterli müraciət daxil olmuşdur. Daxil olan müraciətlər aidiyyəti üzrə dərhal araşdırılmış və qanunvericiliklə müəyyən olunmuş qaydada cavab tədbirlərin görülməsi təmin edilmişdir.

Hesabat dövründə Azərbaycan Respublikasının müvafiq qanunvericilik aktlarından, Milli fəaliyyət planlarından, strategiyalardan, dövlət proqramlarından, dövlət hakimiyyəti orqanlarının direktiv sənədlərindən  irəli gələn tapşırıqların icrası diqqətdə saxlanılmışdır. Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında qanunvericilik aktlarının icrası, korrupsiya riskləri yaradan amillərin müəyyən edilməsi və aradan qaldırılması, etik davranışla bağlı hüquqpozmalar, dövlət qulluğu, Azərbaycan dilinin qloballaşma şəraitində qorunması və istifadəsi, vətəndaş müraciətlərinə baxılması və digər  sahələr üzrə maarifləndirici tədbirlər həyata keçirilmiş, bu sahədə hazırlanmış hesabatlar müvafiq dövlət qurumlarına təqdim edilmişdir. 

Təşkilati fəaliyyət və beynəlxalq əməkdaşlıq

Təşkilati fəaliyyət: Hesabat dövründə dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının strukturu və şəbəkəsi dəyişməz olaraq qalmışdır. Azərbaycan Respublikası dövlət arxiv xidməti sisteminə bilavasitə Milli Arxiv İdarəsinə tabe olan 6 dövlət arxivi, Dövlət Arxivinin 15 filialı, Naxçıvan Muxtar Respublikasının Dövlət Arxivi, habelə 58 rayon və şəhər dövlət arxivi və bir təsərrüfathesablı İdarə Sənədlərini Qaydaya Salan Mərkəz daxildir. Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin “Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin Aparatının, onun strukturuna daxil olmayan tabeliyindəki dövlət büdcəsindən maliyyələşən qurumların işçilərinin say həddinin müəyyən edilməsi haqqında” 27 dekabr 2022-ci il tarixli 785 s saylı sərəncamın 1-ci bəndinə müvafiq olaraq Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsi Aparatı işçilərinin say həddi 53 ştat vahidi müəyyən edilmiş, büdcədən maliyyələşdirilən dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının (Naxçıvan MR dövlət arxivləri istisna olmaqla) ştat vahidinin sayı 370, bütövlükdə 521 olmuşdur. Nazirlər Kabinetinin adıçəkilən sərəncamına uyğun olaraq İdarənin strukturunda dəyişikliklər edilmiş, Arxiv işinin rəqəmsallaşdırılması və innovasiyaların tətbiqi, insan resursları və hüquqi təminat bölmələri yaradılmışdır.

          2023-cü il üçün Milli Arxiv İdarəsi aparatının büdcə xərcləri, aparılan dürüstləşdirmələrdən sonra 8.960.376,21 manat, respublika tabeliyində olan arxiv təşkilatlarının büdcə xərcləri 1.610.023,40 manat, yerli büdcədən maliyyələşdirilən rayon dövlət arxivlərinin xərcləri isə 1.236.148 manat proqnozlaşdırılmışdır. Hesabat ilində büdcə vəsaitlərinin səmərəli və qənaətlə istifadəsi təmin edilmişdir. Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının tələbləri nəzərə alınmaqla iş və xidmətlərin satınalma prosedurlarının həyata keçirilməsi təmin edilmişdir. Azərbaycan Respublikasının Prezidentinin müvafiq  Sərəncamına uyğun olaraq Azərbaycan Respublikasının dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında çalışan işçilərin aylıq vəzifə maaşları  2023-cü ildə  orta hesabla 15 faiz artırılmışdır.

             2023-cü ilin “Heydər Əliyev ili elan edilməsi ilə bağlı Azərbaycan Respublikası Prezidentinin müvafiq Sərəncamına uyğun olarq Azərbaycan Respublikasının  Milli Arxiv İdarəsində  il ərzində görüləcək işlər barədə Tədbirlər Planı hazırlanmışdır. Tədbirlər Planına ölkəmizdə ekologiyanın qorunması və ətraf mühitin sağlamlaşdırılmasına hər zaman böyük önəm vermiş Ümummilli Lider Heydər Əliyevin əziz xatirəsini yad etmək, yaşıllaşdırma ənənələrini davam etdirmək, insanlar arasında ekoloji mədəniyyəti, təbiətə olan qayğı hissini təbliğ etmək məqsədilə  dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında  ağacəkmə aksiyalarının keçirilməsi və abadlıq işlərinin aparılması, Ulu Öndərin tarixi xidmətlərinə dair elmi məqalələrin, sənəd toplularının hazırlanması, arxiv sənədləri əsasında sərgilərin, görüşlərin təşkili daxil edilmişdir.  2023-cü il  ərzində Milli Arxiv İdarəsində, o cümlədən İdarənin tabeliyində olan Dövlət Arxivinin Şəki, Şirvan filiallarında, Saatlı, Hacıqabul rayon dövlət arxivlərində, habelə digər təşkilatlarda  ağacəkmə aksiyaları həyata keçirilmiş, mövcud ağaclara aqrotexniki qulluq göstərilmiş, abadlıq və təmizlik işləri görülmüşdür. Tədbirlər Planına uyğun olaraq 2023-cü ildə Ulu Öndər Heydər Əliyevin 100 illiyinə töhfə olaraq “Heydər Əliyev İli” çərçivəsində Milli Arxiv İdarəsində Binəqədi rayonunun və İdarənin Yeni Azərbaycan Partiyası (YAP) təşkilatlarının təşkilatçılığı ilə  YAP Veteranlar Şurasının üzvlərinin, MM deputatlarının gənclərlə görüşü keçirilmişdir. Görüşdə YAP-ın Binəqədi, Qaradağ və Zəngilan rayon təşkilatlarının üzvü olan gənc fəallar iştirak etmişdirlər. Tədbirdən öncə Milli Arxiv İdarəsinin foyesində dövlət arxivlərimizdə mühafizə olunan Ulu Öndər Heydər Əliyevin zəngin həyat və fəaliyyətini əks etdirən foto sənədlərdən  ibarət sərgiyə baxış keçirilmişdir.

 Tədbirlər planına uyğun olaraq Milli Arxiv İdarəsində dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının rəhbər və məsul vəzifəli şəxslərin iştirakı ilə keçirilən tədbirdə Heydər Əliyevin 100 illiyinə həsr olunmuş “Ayrılarmı könül candan, Azərbaycan, Azərbaycan!” adlı videoçarx nümayiş etdirilmiş, məruzələr dinlənilmişdir. Ulu Öndərin 100 illik yubileyinə töhfə olaraq  Azərbaycan Respublikası Prezidentinin İşlər İdarəsinin İctimai-Siyasi Sənədlər Arxivi tərəfindən hazırlanmış və “Elm və Təhsil” nəşriyyatı tərəfindən 2023-cü ildə çap edilmiş “Azərbaycan mənim ürəyimdir” adlı məqalələr toplusunda Milli Arxiv İdarəsinin rəisi Əsgər Rəsulovun və İdarə rəisinin müavini Həsən Həsənovun həmmüəllifi olduqları "Heydər Əliyev və Azərbaycanda arxiv işi" sərlövhəli məqalə  dərc edilmişdir. Azərbaycan Respublikası Dövlət Kino-foto Sənədləri Arxivində mühafizə edilən Ulu Öndərin həyat və fəaliyyətinin müxtəlif mərhələlərini özündə əks etdirən nadir foto sənədlər əsasında  “Heydər Əliyev: 100 İl 100 fotosənəddə” adlı fotosənədlər toplusu  nəşr edilmiş və Dövlət Səs Yazıları Arxivində mühafizə olunan qiymətli materiallar əsasında Ulu Öndərin geniş və çoxşaxəli fəaliyyətini işıqlandıran “Heydər Əliyev: Zamanın fövqündə dayanan Ulu Öndər” adl videoçarx hazırlanaraq İdarənin sosial şəbəkələrinə yerləşdirməklə geniş ictimaiyyətə təqdim edilmişdir.

Milli Arxiv fondunun komplektləşdirmə mənbəyi olan dövlət orqanlarının, habelə respublikamızın aparıcı təşkilatların arxiv əməkdaşlarının iştirakı ilə Ulu Öndər Heydər Əliyevin 100 illiyinə həsr olunmuş “H.Əliyev və Azərbaycanda arxiv işi” mövzusunda elmi praktiki konfrans keçirilmişdir.

Milli Arxiv İdarəsinin və Milli Arxiv İdarəsi Həmkarlar İttifaqının təşkilatçılığı ilə Ulu Öndər Heydər Əliyevin 100 illiyinə həsr olunmuş müxtəlif yaş qruplarından olanların iştirakı ilə stolüstü oyunlar keçirilmiş, sözügedən yarışların qaliblərinin mükafatlandırılması üzrə  keçirilən tədbirdə Ulu Öndər Heydər Əliyevin gənc nəslin sağlam yetişməsi üçün idman və bədən tərbiyəsinə göstərdiyi qayğı qeyd edilmişdir.

Tədbirlər Planına uyğun olaraq Dövlət Arxivində, Dövlət Arxivinin Gəncə ,Şəki, Şirvan,Quba, Salyan filiallarında Ümummilli Lider Heydər Əliyevin 100 illiyinə həsr olunmuş sənəd sərgiləri, açıq qapı günləri, ictimaiyyətlə görüşlər keçirilmişdir.

2023-cü ildə Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının infrastrukturu və maddi-texniki bazasının möhkəmləndirilməsi məqsədilə dövlət büdcəsində nəzərdə tutulan vəsait çərçivəsində kompleks tədbirlər həyata keçirilmişdir.

Respublika tabeli 6 dövlət arxivi və Dövlət arxivinin  Bakı filialının yerləşdiyi  11.396 m2 sahəyə malik mühafizəxanaların müasir isitmə-soyutma, havalandırma, avtomatik qazla yanğınsöndürmə qurğularının, siqnalizasiya sistemlərinin  işlək vəziyyətdə saxlanılmaqla dövlət mühafizəsində olan 3841 fond üzrə 1.865.000-dən artıq saxlama vahidi qiymətli arxiv sənədinin, kinofotofono materialın etibarlı mühafizəsi təmin edilmişdir. Dövlət Proqramının 6.2-ci bəndində nəzərdə tutulan tədbirlərin icrasını təmin etməklə Milli arxiv fondu sənədlərinin mühafizəsi və istifadəsi sahəsində görülən işlərin səmərəliliyinin artırılması məqsədilə İdarədə Vahid Elektron Arxiv İnformasiya Sistemi yaradılmış və Sistemin tam şəkildə istismara verilməsi üçün zəruri təşkilatı-hüquqi tədbirlərin həyata keçirilməsinə başlanılmışdır.

 Mühafizəxanaların ümümi həcmi  8488 m2  təşkil edən və 5431 fond üzrə 729000- dən artıq saxlama vahidinin mühafizə olunduğu 14 Dövlət Arxivi filialının bəzilərinin (Gəncə, Quba, Şəki, Şirvan, Şəmkir)  binalarında  arxiv sənədlərinin  texniki norma və tələblərinə uyğun mühafizəsinin təşkili üçün şərait (isistmə-soyutma, havalandırma, yanğından mühafizə sistemləri, müşahidə kameraları) yaradılmış, İdarənin balansında olmayan  binalarda yerləşən filiallarda arxiv sənədlərinin mühafizəsi vəziyyətinin və əməkdaşların iş şəraitinin yaxşılaşdırılması, mövcud avadanlıq və qurğuların yenilənməsi istiqamətində  tədbirlər görülmüşdür.

            Dövlət Proqramının  6.3.1-ci bəndindən irəli gələn tapşırıqların icrası məqsədilə cari ildə Dövlət Arxivinin Şamaxı filalında əsaslı təmir işlərinə başlanılmışdır.Sumqayıt filialına birtipli layihə üzrə tikilməsi nəzərdə tutulan 500 min saxlama vahidi tutumlu binanın texniki-layihələndirmə və smeta sənədlərinin hazırlanması həyata keçirilmiş, bütün aidiyyəti dövlət qurumlarından ekspertiza rəyləri və razılıqları alınmışdır. Tikinti üçün müvafiq qaydalara uyğun tender keçirilmiş, maliyyə vəsaiti ayrılmadığına görə işə başlamaq mümkün olmamışdır. Sumqayıt filialına arxiv binasının tikilməsi ilə bağlı təklif və layihə sənədləri 2022, 2023 və növbəti il üçün  Dövlət İnvestisiya Proqramına daxil edilməsi məqsədi ilə aidiyyəti üzrə təqdim olunmuşdur.

İkili tabelikdə olan və mühafizəxanalarının ümumi sahəsi 5489 m2  və sənəd həcmi  6702 fond üzrə 710000-ə yaxın olan Sənədləri dəyişən tərkibli rayon (şəhər) dövlət arxivlərində arxiv fondu sənədlərinin mühafizəsi şəraitinin yaxşılaşdırılması məqsədilə adıçəkilən Dövlət Proqramının 6.3.1-ci yarımbəndinin birgə icraçıları olan  İqtisadiyyat Nazirliyinin və yerli icra hakimiyyəti orqanlarının nümayəndələri ilə birlikdə tədbirlər görülür və 50 rayon dövlət arxivinin yerləşdiyi bina və onun mövcud vəziyyəti barədə əhatəli şəkildə hazırlanmış   təkliflər aidiyyəti dövlət orqanlarına baxılmaq üçün yenidən təqdim edilmişdir.

2023-cü ildə yerli icra hakimiyyəti orqanları ilə birlikdə aparılan işlər nəticəsində bir sıra rayonlarda (Xaçmaz, Balakən, Zaqatala, İsmayıllı, Qusar, Şabran, Samux, Kürdəmir, Xocalı və s.)  arxivlər daha uyğun binalara köçürülmüş, əlavə otaqlarla təmin edilmiş, cari təmir işləri görülmüş, onların İKT avadanlıqları ilə təchizatı yaxşılaşdırılmışdır. 2020-ci illə müqayisədə rayon dövlət arxivlərinin texniki təchizatı qismən möhkəmləndirilmiş, mühafizəxanalarının ümumi həcmi 948 m2 artmışdır. Eyni zamanda ötən hesabat ilində sənədlərin mühafizəsi şəraiti qeyri-qənaətbəxş olan rayon dövlət arxivlərinin yerləşdiyi Sabirabad, Masallı, Qax, Daşkəsən, Zərdab və digər rayonların icra hakimiyyəti başçıları tərəfindən  arxiv binalarının əsaslı təmiri və ya yeni binalara köçürülməsi ilə bağlı  aidiyyəti dövlət orqanlarına, o cümlədən İdarəyə müraciətlər edilmiş və bu məsələlər hazırda Dövlət  Proqramının birgə icraçısı olan İqtisadiyyat nazirliyi ilə müzakirə edilir.

2023-cü ildə  Dövlət proqramının 6.1.3. bəndlərinə uyğun olaraq təhsil və elm müəssisələri ilə əməkdaşlıq davam etdirilmiş, arxiv sahəsində çalışan əməkdaşların peşə hazırlığının artırılması məqsədilə müxtəlif mövzularda 14-ə yaxın təlim və seminarlar təşkil edilmiş,  Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında 7 ali və orta ixtisas müəssisəsinin 250 nəfərdən çox tələbəsinin istehsalat təcrübəsi keçməsi  üçün lazımi şərait yaradılmışdır.        

Beynəlxalq əməkdaşlıq: 2023-cü ildə Milli Arxiv İdarəsi beynəlxalq əməkdaşlıq çərçivəsində xarici ölkələrin dövlət arxivləri və ixtisaslaşmış arxiv təşkilatları ilə əməkdaşlıq əlaqələrini daha da genişləndirmiş, bir sıra xarici ölkələrin  rəsmi şəxsləri ilə görüşlər keçirilmiş, ikitərəfli və çoxtərəfli əməkdaşlıq məsələləri müzakirə edilmişdir.

          Azərbaycan Respublikası Prezidentinin  23 avqust 2022-ci il tarixli 1828 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş  ”Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi ilə Özbəkistan Respublikasının “Özarxiv” Agentliyi arasında arxiv işi sahəsində əməkdaşlıq haqqında Sazişin 2-ci bəndindən irəli gələn tapşırıqların  icrası məqsədilə  İdarə zəruri tədbirlər həyata keçirmişdir.  Əməkdaşlıq çərçivəsində  Özbəkistan Respublikasının “Özarxiv” Agentliyi ilə Milli Arxiv İdarəsi müvafiq ölkənin dövlət arxivlərində mühafizə olunan hər iki  ölkənin tarixi ilə bağlı arxiv materiallarının mübadiləsini həyata keçirmiş və bu sahədə əməkdaşlığın davam etdirilməsi planlaşdırılmışdır.   2023-cü ildə MDB-yə üzv dövlətlərin dövlət arxiv xidmətləri rəhbərlərinin Məşvərət Şurasının Səmərqənddə keçirilən 19-cu iclasında Milli Arxiv İdarəsinin rəisi iştirak etmişdir. Özbəkistan Respublikasının "Uzarxiv" Agentliyi  və Arxiv işi və sənədlərlə iş üzrə Ümumrusiya Elmi Tədqiqat İnstitutunun (ВНИИДАД) birgə təşkilatçılığı ilə "Arxivlər və elektron sənədlər: müasir tələblər" mövzusunda keçirilən beynəlxalq elmi-praktik konfransda İdarənin əməkdaşının iştirakı təmin olunmuşdur.

         Azərbaycan Respublikası Prezidentinin  22 dekabr 2021-ci il tarixli 1512 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş  “Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi və Macarıstanın Milli Arxivi arasında arxiv işi sahəsində əməkdaşlıq haqqında Saziş” çərçivəsində Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi  Macarıstan Milli Arxivi ilə əməkdaşlığı davam etdirmişdir. Azərbaycan və Macarıstanın milli arxiv fondlarının ölkələrin tarixi və mədəniyyətinə aid sənədlərlə zənginləşdirilməsi məqsədilə hər iki ölkələrin dövlət arxivlərində müvafiq sənədlərin aşkarlanması və surətlərinin təqdim edilməsi, birgə tədqiqat işlərinə başlanması barədə qarşı tərəfə təkliflər təqdim edilmişdir. Cari ildə Macarıstanın informasiya texnologiyaları və proqram həlləri sahəsində fəaliyyət göstərən və arxiv sənədlərinin, kitab və qəzetlərin rəqəmsallaşdırılması üzrə aparıcı şirkətlərdən biri olan  “ARCANUM” şirkətinin icraçı direktoru Milli Arxiv İdarəsində olmuş, rəhbərliklə görüş zamanı Azərbaycan Repsublikasının dövlət arxivlərində arxiv işinin elektronlaşdırılması, arxiv sənədlərinin rəqəmsallaşdırılması sahəsində təcrübə mübadiləsi və qarşılıqlı əməkdaşlığın perspektivləri mövzusunda müzakirələr aparılmışdır. Azərbaycan Respublikasının Xarici İşlər Nazirliyinin bilavasitə dəstəyi ilə Macarısatan Milli Arxivi ilə birgə tədqiqat işlərinə başlanılması ilə bağlı əməkdaşlığın təfərrüatlarının müzakirəsi və birbaşa təmasların qurulması məqsədilə işlər görülmüşdür. 

           2023-cü ildə Bolqarıstan ilə arxiv işi sahəsində əməkdaşlıq haqqında Saziş layihəsinin yekun mətnlərinin qarşı tərəflə razılaşdırılması, Əlcəzair, Qırğızıstan, Bolqarıstan və  Vyetnamla bağlanılacaq Saziş (Memorandum) layihəsinin hazırlanması istiqamətində işlər davam etdirilmişdir.

        2023-cü  ildə Dövlət proqramının 6.4.4-cü və 6.4.5-ci yarım bəndlərində nəzərdə tutulan tapşırıqların icrası istiqamətində tədbirlər həyata keçirilmişdir.  Özbəkistan Respublikasının “Özarxiv” Agentliyinin dövlət arxivlərində mühafizə olunan Azərbaycanla bağlı arxiv materiallarının 2 diskdə elektron surətləri və 31 vərəqdən ibarət fotosənədlərin siyahısı, Tatarıstan Respublikasının Dövlət Arxivindən Azərbaycan tarixinə aid arxiv sənədlərinin 1 diskdə elektron surətləri və 28 vərəqdən ibarət sənədlərin siyahısı respublikamızın aidiyyəti dövlət arxivlərinə qəbulu təmin edilmişdir. Eyni zamanda  AMEA-nın Naxçıvan bölməsinin alimləri tərəfindən cari ildə Türkiyə Respublikasının dövlət  arxivlərində aparılan araşdırma zamanı aşkar edilmiş  Naxçıvan tarixinə dair  3 min səhifədən artıq 500 arxiv sənədinin elektron nüsxələri Naxçıvan Muxtar Respublikası Dövlət Arxiv İdarəsinə qəbul edilmişdir.

Respublika dövlət arxivləri tərəfindən “Özbəkistan Milli Kinofotofono sənədlər arxivi”nin yaradılmasının 80 illiyi ilə əlaqədar olaraq Özbəkistanın tarixi və mədəniyyətini əks etdirən 27 vərəq və 3 diskdən ibarət olan sənəd siyahıları qarşı tərəfə göndərilmiş, həmçinin respublika dövlət arxivlərində saxlanılan Azərbaycanda fəaliyyət göstərmiş tanınmış tatarlar haqqında sənədlərin siyahıları, fotosənədlərin elektron surətləri və “Azərbaycan-Tatarıstan münasibətləri” mövzusunda arxiv sənədlərinin elektron surətləri (1 vərəq və 6 disk) qarşı tərəfin arxiv təşkilatına  təqdim olunmuşdur. 2023-cü ildə “Tatarıstan-Azərbaycan İşgüzar Forum”u çərçivəsində Tatarıstan Respublikasının Azərbaycan Respublikasındakı Daimi Nümayəndəliyində Milli Arxiv İdarəsi tərəfindən hazırlanmış “Tatarların Azərbaycan tarixində rolu” adlı sənəd sərgisi nümayiş edilmişdir.

            2023-cü ildə xarici ölkələrin dövlət arxiv xidməti təşkilatları ilə ikitərəfli əməkdaşlığın genişləndirilməsi istiqamətində  müzakirələr aparılmış və məhsuldar görüşlər keçirilmişdir (Finlandiya, Türkiyə, Rusiya, Tatarıstan, Özbəkistan Respublikaları). Finlandiya Respublikasının Fövqəladə və Səlahiyyətli Səfiri Kirsti Narinin Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsində rəsmi görüşü olmuşdur. Görüşdə “Nobel qardaşları”, eləcə də “Azərbaycanda finlər” mövzusu ətrafında geniş müzakirə aparılmış, dövlət arxivlərində qeyd olunan mövzu üzrə mühafizə olunan sənədlər barədə xanım Səfirə ətraflı məlumat verilmişdir.

2023-cü ildə Türkiyə Respublikasının Prezidenti yanında Dövlət Arxivləri İdarəsinin sədri Uğur Ünal Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsində olmuş və rəhbərliklə görüşmüşdür. Görüş zamanı ölkələrimiz arasında digər sahələrdə olduğu kimi arxiv işi sahəsində də görülən işlər, gələcək əməkdaşlıq layihələri, təcrübə mübadiləsi, beynəlxalq əməkdaşlıq və digər məsələlər üzrə müzakirələr aparılmışdır. Qonaq Azərbaycan Respublikasının Dövlət Tarix və Dövlət Ədəbiyyat və İncəsənət Arxivlərində maraq doğuran sənədlərlə yaxından tanış olmuş və arxiv sənədlərinin rəqəmsallaşdırılması sahəsində görülən işlərlə tanış olmuşlar. 

Rusiya Dövlət Hərbi-Dəniz Donanması Arxivinin direktoru   Milli Arxiv İdarəsində olmuş və İdarənin rəhbərliyi ilə görüşmüş, arxivlər arasında əməkdaşlıq istiqamətlərinin daha da genişləndirilməsi, birgə layihələrin reallaşdırılması və təcrübə mübadiləsi məsələləri müzakirə olunmuşdur. 

Beynəlxalq əməkdaşlıq cərçivəsində təcrübə mübadiləsi və ixtisasartırma məqsədilə əməkdaşlarımızın həm onlayn formatda, həm də ənənəvi qaydada keçirilən  bir sıra beynəlxalq tədbirlərdə (“Arxiv işi və sənədlərlə iş üzrə Ümumrusiya Elmi Tədqiqat İnstitutunun  /ВНИИДАД/ elmi-tədqiqat fəaliyyətinin nəticələri” mövzusunda keçirilən konfransda, Malayziya Texniki Əməkdaşlıq Proqramı (MTCP) nəzdində fəaliyyət göstərən Malayziya Milli Arxiv İdarəsi tərəfindən Kuala-Lumpur şəhərində “Fəlakət hallarında qeydlər və arxivlərin idarə edilməsi üçün hazırlıq” mövzusunda keçirilən təlimdə) iştirakı təmin olunmuşdur.

Milli arxiv fondunun mühafizəsi, uçotu, elmi-məlumat vasitələrinin yaradılması və təkmilləşdirilməsi, sənədlərin komplektləşdirilməsi

Milli arxiv fondunun mühafizəsi, qeydiyyatı və elmi-məlumat vasitələrinin yaradılması və təkmilləşdirilməsi:

           2023-cü ildə Milli arxiv fondu sənədlərinin etibarlı mühafizəsinin təşkili dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının qarşısında duran əsas vəzifələrdən biri olmuşdur. Hesabat ilində dövlət arxivlərinin (o cümlədən Naxçıvan MR DA-nın) mühafizəxanalarının ümumi həcmi  27691 m2, doluluq dərəcəsi orta hesabla 82% təşkil etmişdir. Mövcud mühafizəxanaların ümumi sənəd tutumu  təxminən 6,6 mln. saxlama vahidi təşkil edir. Respublikamızın dövlət arxivləri üzrə mühafizəxanaların dolululuq dərəcəsi  orta hesabla 83%, Dövlət Arxivinin əksər filialları  və rayon dövlət arxivləri üzrə isə bu göstərici 100%  həcmindədir.  

            Əvvəlki illərdə olduğu kimi, 2023-cü ildə də  Milli arxiv fondu sənədlərinin etibarlı mühafizəsi məqsədilə sənədlərlə aparılan bərpa-profilaktik  işlər davam etdirilmişdir. Belə ki, fiziki aşınmaya məruz qalmış 51873 vərəq kağız əsaslı sənədin bərpası və 61322 saxlama vahidinin tikilməsi və cildlənməsi proqnozlaşdırılsa da,  ilin yekunlarına dair hesabat sənədlərinə əsasən dövlət arxiv xidməti təşkilatları tərəfindən 92 mindən artıq vərəq bərpa edilmiş, 64 mindən artıq iş cildlənmiş və tikilmişdir. Hesabat ilində təkcə DA-nın Mərkəzi Laboratoriyası tərəfindən DA, DETSA və DTA-də mühafizə olunan  17216 vərəq arxiv sənədi  bərpa edilmiş və 1084 saxlama vahidi cildlənmiş, sənədlərin mühafizəsinin təmin edilməsi üzrə proqnozlaşdırılmış göstəricilərin icrası üzrə DETSA, DKFSA, ARDA Gəncə, Quba, Lənkəran, Şəki və Yevlax filiallarının nəticələri daha yaxşı olmuşdur.  Ümumilikdə respublika üzrə  icrası proqnozlaşdırılan göstəricilər 100 faizdən artıq (bərpa-179%, cildləmə-tikilmə 105%) yerinə yetirilmişdir. DSYA tərəfindən 2450 fono sənədin konservasiya-profilaktiki cəhətdən işlənməsi nəzərdə tutulsa da, həmin işin icrası təmin edilməmişdir. (Səbəb - istismar vaxtı ötmüş lentlərin bir tərəfdən digər tərəfə sarınacağı halda lentlərin səslənmə keyfiyyətinə zərər gələcəyi ilə izah edir).

            Sığorta fondunun yaradılması məqsədilə 66 mindən artıq kağız əsaslı sənədin (Naxçıvan MR DA-da 66 mindən artıq sənədin rəqəmsallaşdırılması sığorta fondunun yaradılması kimi hesabata daxil edilmişdir)  (plan-40000, 167%), 3052 fonovideo sənədin (plan-1300, 200%-dən çox) və 8083 kinofoto sənədin (planda nəzərdə tutulmadan) surəti çıxarılmışdır ki, bu da əsasən Naxçıvan MR DA, ARDSYA və ARDKFSA tərəfindən yerinə yetirilmişdir.

            Əvvəlki illə müqayisədə 2023-cü ildə sənədlərin mühafizəsinin təmin edilməsi üzrə göstəricilərdən vərəqlərin bərpasında 27%, sənədlərin tikilməsində 15%, kağız əsaslı sənədlərin mövcudluğunun yoxlanılmasında 3%, XQS-nin aşkar edilməsində ümumilikdə 54%, audiovizual sənədlər üzrə sığorta fondunun yaradılmasında ümumilikdə 100%-dən çox artım olmuşdur.

            MAF sənədlərinə elmi-məlumat aparatının yaradılması məqsədilə hesabat ilində 28548 sənədin təsviri nəzərdə tutulsa da, idarəçilik, şəxsi mənşəli, elmi-texniki, fonovideo sənədlər üzrə cəmi 18663 sənədin təsviri aparılmışdır (65%). Bunun səbəbi  dövlət arxivlərində digər istiqamətlərdə görülən işlərin (sorğuların icrası, elektronlaşdırma və s.) çoxluğu ilə izah edilir. Proqnozlaşdırılan göstəricini  ARDA (20%), ARDETSA (ş.mənşəli-9%, idarəçilik-0), ARDSYA (80%), ARDA-nın Bakı (0%), Sumqayıt (44%), Şamaxı (0%), Şirvan (31%) filialları  kəsirlə yerinə yetirmiş, yaxud  ümumiyyətlə icra etməmişdir. Siyahıların yenidən işlənməsi müxtəlif səbəblərdən (müraciətlərin çoxluğu, elektronlaşmaya, siyahıların təkmilləşdirilməsinə daha çox vaxt sərf olunması ilə izah olunur) 65% yerinə yetirilmişdir. Lakin əvvəlki illə müqayisədə hesabat ilində sənədlərin təsvirində 9%, siyahıların yenidən işlənməsində isə 6% artım olmuşdur. Dövlət arxivlərində siyahıların təkmilləşdirilməsi üzrə DTA, DETSA, DA Lənkəran, Salyan, Mingəçevir, Füzuli filiallarının, Samux, Naftalan, Daşkəsən, Şabran, Neftçala rayon dövlət arxivlərinin  nəticələri daha yaxşı olmuş,  ARDA-da, DSYA-da, DA Sumqayıt, Gəncə filiallarında, Zərdab, Cəlilabad, Biləsuvar, İmişli rayon dövlət arxivlərində  vətəndaş müraciətlərinin sayının nəzərdə tutulandan çox olması, digər işlərə daha çox vaxt sərf edilməsi səbəbindən kəsrlə yaxud da ümumiyyətlə icra edilməmişdir.

            Sənədlərin kataloqlaşdırılması məqsədilə 35184 kartoçka (plan 29155 kartoçka, 120%-dən çox) tərtib olunmuşdur ki, bu göstərici üzrə DA, DƏİA, DSYA, DKFSA, ARDA Quba, Lənkəran, Mingəçevir, Yevlax, Gəncə, Şəki filiallarının nəticələri daha  yaxşı olmuşdur. Hesabat ilində Ermənistan-Azərbaycan münaqişəsi və Ermənistanın məcburi köçürülməyə məruz qalan azərbaycanlılarla bağlı və həmin tarixi hadisələri əks etdirən arxiv sənədlərinin vahid məlumat bazasının formalaşdırılması məqsədilə ARDA-da mühafizə olunan 868 sax.vah. seçilmiş və elektronlaşdırılmış, DƏİA-da Ermənistanın Azərbaycana təcavüzü, Qərbi Azərbaycanla bağlı 168 sənəd aşkar edilmiş, qaydalara uyğun siyahı tərtib edilmiş, adlı kartoçkalar yazılmış, DKFSA-da 177 sax.vah. fotosənəd aşkar edilmiş, xüsusi qiymətli sənəd kimi rəsmiləşdirilmişdir.

Cari ildə İdarənin Elmi-Məlumat Kitabxanası əsasnaməyə uyğun olaraq fəaliyyətini davam etdirmiş, tədqiqatçılara elmi araşdırmaların aparılması üçün kitabxanada zəruri şərait yaradılmış,  zəruri materiallar təqdim etməklə tədqiqatçılara xidmət göstərmişdir. Hesabat ilində EMK sənəd bazası zənginləşmiş və kitabxanaya  150 kitab, 77 cild qəzet, 60 adda  jurnal qəbul edilmişdir. 2024-cü ilin 01 yanvar tarixinə (EHS-ə daxil edilmiş hesabata əsasən) EMK-da 43355 kitab, 10833 qəzet, 21260 jurnal mühafizə edilir.

           2024-cü il yanvarın 1-ə respublikamızın dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında 17456 arxiv fondu üzrə  3.453.997 kağız əsaslı  saxlama vahidi, 27795 kinosənəd, 456350 fotosənəd, 40586 fonosənəd, 8557 videosənəd qeydiyyata alınaraq mühafizə olunur.

          Bütövlükdə hesabat ilinin sonuna respublikamızın dövlət arxivlərində 17.456  arxiv fondu və  4  milyona yaxın (3.987.285) saxlama vahidi arxiv sənədi uçota alınaraq mühafizə olunur.

          Milli arxiv fondu sənədlərinin komplektləşdirilməsi və  sənədlərin dəyərinin ekspertizası və idarə arxivləri ilə iş işin təşkili:

         2023-cü ildə  dövlət arxivlərinin qarşısında duran əsas vəzifələrdən biri də Milli arxiv fondu sənədlərinin dövlət mühafizəsinə qəbulu işinin təşkil edilməsi olmuşdur. Hesabat ilində respublikamızın dövlət arxivlərinə, filiallara və rayon dövlət arxivlərinə (o cümlədən Naxçıvan Muxtar Respublikasının dövlət arxivlərinə) idarə arxivlərindən, o cümlədən ləğv olunmuş təşkilatlardan 36578 saxlama vahidi idarəçilik sənədi olmaqla, bütövlükdə  44.125 saxlama vahidi elmi-texniki, audiovizual və şəxsi mənşəli arxiv sənədlərinin  qəbulu planlaşdırılmışdır. İl ərzində dövlət mühafizəsinə 49046 saxlama vahidi kağız əsaslı sənəd, 76 kino, 3209 foto, 453 fono, 420 video sənəd (cəmi 52749 saxlama vahidi) qəbul edilərək dövlət qeydiyyatına alınmışdır. Qəbul edilmiş sənədlərin təqribən 82 faizi idarəçilik sənədləri təşkil edir. Sənədlər əsasən Azərbaycan Respublikası Prezidentinin Mətbuat Xidmətindən (fotosənədlər), Milli Məclisdən, Nazirlər Kabinetindən, İqtisadiyyat Nazirliyindən, Maliyyə Nazirliyindən, AzərTac İA-dan (kono-fotosənədlər), Akademik Musiqili DramTeatrından, Ədliyyə Nazirliyi yanında VVAQ İdarəsindən, Qobustan Milli Tarix Bədii Qoruğundan, Azərbaycan Dövlət Akademik Filarmoniyasından, Azərbaycan Milli Konservatoriyasından, C.Cabbarlı adına “Azərbaycanfilm” Kinostudiyasından, Bakı Musiqi Akademiyasından, Fövqəladə Hallar Nazirliyi Tikintidə Təhlükəsizliyə Nəzarət Agentliyi Baş Dövlət Layihə İnstitutundan, rayon (şəhər) icra hakimiyyəti orqanlarından, bələdiyyələrdən, habelə ləğv olunmuş “Nikoyl “ Qapalı Səhmdar Cəmiyyətindən, “ Azər Sənaye Təmir-Tikinti Şirkətindən, “ Modem Hospitality” MMC-dən, ” Amrah Sığorta” ASC-dən və digər təşkilatlardan müvafiq arxivlərə qəbul edilmişdir. Eyni zamanda general-mayor Polad Həşimovun, xalq şairi Cabir Novruzun, əməkdar jurnalist, puplisist Nəriman Cavadovun, xalq artisti, rejissor Ağakişi Kazımovun, yazıçı, jurnalist Yaqub Əlioğlunun, folklorşünas Hikmət Əbdülhəlimovun, xalq şairi Cabir Novruzun, xalq artisti Əlibaba Məmmədovun,  geoloq alim Əşrəf Əlizadənin, bəstəkar   Ruhəngiz  Qasımovanın, Azərbaycan şahmatçısı, qrossmeyster Aynur Sofiyevanın və digər görkəmli elm və incəsənət xadimlərinin şəxsi arxiv sənədlərinin dövlət mühafizəsinə qəbulu həyata keçirilmişdir. Bütövlükdə qəbul üzrə proqnozlaşdırılan göstərici 120%, o cümlədən idarəçilik sənədlərinin qəbulu üzrə proqnozlaşdırılan illik göstərici 120% (plan- 36578 sv), elmi-texniki sənədlər üzrə 161% (plan- 2400 sv), kino 102% (plan-75 sv ), foto 100% (plan 3200 sv) yerinə yetirilmişdir. Həmçinin dəyişən tərkibli rayon dövlət arxivlərindən 5380 saxlama vahidi müvafiq DA filiallarına (DA Şəki, Salyan, Yevlax filialına, o cümlədən Naxçıvan NMRDA-ya) qəbul edilmişdir ki, bu da planlaşdırılan rəqəmin 159 % -ni (plan-3379 sv) təşkil edir. Əvvəlki illə müqayisədə 2023-cü ildə İdarəçilik (daimi) sənədlərinin qəbulunda 10% artım olmuşdur.

Müvafiq sahə üzrə ARDA, DKFSA, DA Quba, Lənkəran, Şəki, Şəmkir, Şirvan və Yevlax filialında və NMRDA-da illik proqnozlaşdırılan göstərici yerinə yetirilmiş, DA Bakı, Sumqayıt, (sorğuların çox olması səbəbindən) Füzuli və Göyçay filiallarında (təşkilatlar ilə əlaqədar) isə kəsrlə icra etmişdir.  

       2023-cü ildə dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında mühafizə olunan arxiv sənədlərinin elmi tutumunun artırılması, saxlama müddəti bitmiş və elmi-tarixi, əməli əhəmiyyətə malik olmayan sənədlərin aşkar edilməsi məqsədilə 35904 saxlama vahidinin dəyərinin ekspertizasının keçirilməsi nəzərdə tutulmuşdur. Bu məqsədlə Dövlət Arxivinin Gəncə, Göyçay, Mingəçevir, Salyan, Şəki, Şirvan, Yevlax filiallarında, habelə Ağdaş, Zərdab, İsmayıllı rayon dövlət arxivlərində 13540 saxlama vahidinin dəyərinin ekspertizası keçirilmiş, nəticədə adları çəkilən dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında mühafizə olunan 1820 daimi və 7063 şəxsi heyət üzrə işin yenidən işlənilmiş siyahıları AR MAİ-nin MEYK-də təsdiq edilmişdir. Hesabat ilində Naxçıvan Muxtar Respublikasının Dövlət Arxivi və tabeliyində olan rayon dövlət arxivlərində 10265 saxlama vahidinin dəyərinin ekspertizası işləri həyata keçirilmişdir. Bununla belə, ARDA-da (səbəb kimi sənədlərin elektronlaşdırılmasına çox vaxt sərf etdikləri göstərilir) 5061, Sumqayıt filialında (səbəb kimi vətəndaş müraciətlərinin çoxluğu göstərilir) 2200 işin ekspertizasının keçirilməsi illik planda nəzərdə tutulsa da bu sahədə heç bir iş görülməmişdir.

           Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil edilən və bu tərkibdən çıxarılan sənədlərin müəyyən edilməsi və həmin sahədə dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının fəaliyyətinə nəzarətin təşkili məqsədilə Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin Mərkəzi Ekspert Yoxlama Komissiyası (bundan sonra MEYK) öz işini əsasnaməyə uyğun davam etdirmişdir.  Hesabat ilində  Komissiyanın 5 iclasi keçirmişdir. Komissiyanın iclaslarında  Dövlət Arxivinin Gəncə, Göyçay, Mingəçevir, Şirvan, Salyan, Şəki və Yevlax filiallarında, İsmayıllı, Ağdaş və Zərdab rayon dövlət arxivlərində mühafizə olunan arxiv fondu sənədlərinin dəyərinin ekspertizası nəticəsində yenidən işlənmiş arxiv siyahılarına və saxlanılma müddəti başa çatmış işlərin  qeydiyyatdan çıxarılması barədə akta  baxılaraq təsdiq edilmişdir. Dövlət arxivlərində sənədlərin dəyərinin ekspertizası üzrə planlaşdırılmış göstərici (plan-35904 saxlama vahidi) 66% yerinə yetirilmişdir. Əvvəlki illə müqayisədə isə 2023-cü ildə işçi heyyətə dair sənədlərin ekspertizası üzrə işlərdə 284 % (Naxçıvan MR DA-nın da göstəricisi nəzərə alınmaqla) artım olmuşdur.

            Hesabat ilində  MEYK-də Dövlət Arxivinin filiallarından və rayon dövlət arxivlərindən təqdim olunan sənədlərlə (akt, siyahı və s.) yanaşı, “Azərbaycan Respublikası Dövlət Miqrasiya Xidmətinin fəaliyyəti nəticəsində yaranan sənədlərin saxlanma müddətləri göstərilməklə Siyahısı”nın, “Azərbaycan Respublikası Dövlət İmtahan Mərkəzinin fəaliyyəti nəticəsində yaranan sənədlərin saxlanma müddətləri göstərilməklə Siyahısı”nın layihələrinə, “Azərbaycan Respublikası Prezidenti yanında Dövlət Sirrinin Mühafizəsi üzrə İdarələrarası Komissiyanın Katibliyinin 2023-cü il üçün işlər nomenklaturu”na və saxlanılmalı olmayan sənədlərin məhv edilmək üçün ayrılması haqqında akta və digər sənədlərə baxılmış, müvafiq qaydalara uyğun qərarlar qəbul edilmişdir. 

             2023-cü ildə Azərbaycan Respublikası dövlət arxivlərində və Dövlət Arxivi filiallarında fəaliyyət göstərən  Ekspert Yoxlama Komissiyalarının (bundan sonra- EYK) fəaliyyəti təşkil edilmiş, dövlət mühafizəsinə qəbul edilən sənədlərin arxiv siyahılarının, saxlanılmalı olmayan sənədlərin məhv edilmək üçün ayrılması barədə aktların və digər zəruri uçot-qeydiyyat sənədlərinin, elmi-məlumat vasitələrinin arxiv tələblərinə uyğun tərtib və təsvir olunması təmin edilmişdir. Hesabat ilində dövlət arxivlərinin və Dövlət Arxivi filiallarının  (o cümlədən Naxçıvan Muxtar Respublikasının dövlət arxivlərinin) EYK-də idarə, müəssisə və təşkilatlardan təqdim edilən, habelə arxivin əməkdaşları tərəfindən hazırlanan 195 mindən artıq işin siyahılarına və aktda  baxılmiş və bu sahədə illik proqnozlaşdırılan göstəricinin (112960 s/v)  170% yerinə yetirilməsi təmin edilmişdir.

             Hesabat ilində “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununda edilən dəyişikliyə  uyğun olaraq ilk dəfə ləğvetmə prosesində olan 140 hüquqi şəxsin müraciətinə baxılmış, onlara qanunvericilikdə müəyyən edilmiş qaydada arayışın verilməsi, habelə 46 hüquqi şəxsin faəliyyəti nəticəsində yaranmış arxiv fondu sənədlərinin müvafiq dövlət arxivlərinə qəbul edilməsi təmin edilmişdir.

             Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi yanında təsərrüfat hesablı müəssisə kimi fəaliyyət göstərən  İdarə Sənədlərini Qaydaya Salan Mərkəz tərəfindən hesabat ilində 170-dən çox təşkilata (Azərbaycan Respublikasının Nazirlər Kabineti, AR Ali Məhkəmə, Maliyyə Nazirliyi, ƏƏSMN, və s.) arxiv işinin təşkili, sənədlərin elmi-texniki cəhətdən işlənilərək qaydaya salınması və digər  sahələr üzrə arxiv xidmətləri göstərilmiş, 360 mindən artıq sənədə elmi-texniki cəhətdən qaydaya salınmaq üçün baxılmış, 4500-dən artıq daimi saxlama müddətli, 1400-dən artıq işçi heyətə aid işin arxiv siyahıları hazırlanmış və saxlanılma müddəti başa çatmış, elmi-tarixi və əməli əhəmiyyətini itirmiş 345111 iş seçilərək məhv edilmək üçün ayrılması barədə akt tərtib edilmişdir.

             Hesabat ilində dövlət arxiv xidməti təşkilatları Milli arxiv fondunun komplektləşdirmə mənbəyi olan 700-dən artıq təşkilatın idarə arxivinə elmi-metodiki köməklik və  nəzarət məqsədilə yoxlama-baxış keçirmiş, arxiv işinin təşkili istiqamətində onlara öz tövsiyyə və təkliflərini vermişlər. Hazırda DA-lərinin komplektləşdirmə mənbəyi olan təşkilatların siyahısında 6400-dən artıq təşkilat vardır.

Milli arxiv fondu sənədlərindən istifadə və istifadəçilərin informasiya təminatı

          Milli arxiv fondu sənədlərindən istifadə: 2023-cü ildə respublika dövlət arxivlərinin qarşısında duran əsas vəzifələrdən biri də Milli arxiv fondu sənədlərindən istifadə və nəşr işinin təşkili olmuşdur. Hesabat ilində 466 tematik, 35728 sosial-hüquq xarakterli sorğuların daxil olması proqnozlaşdırılmış, lakin il ərzində Azərbaycan və xarici ölkə vətəndaşlarından,  idarə və təşkilatlardan daxil olan 50587  sosial-hüquq xarakterli sorğu, 560 tematik məktub icra olunmuşdur. Buda nəzrədə tutulandan müvafiq olaraq 120 və 142 % çoxdur. Arxiv sənədlərindən elmi-tədqiqat və digər məqsədlərlə istifadəylə bağlı 300-ə yaxın müraciət daxil olmuşdur. Dövlət arxivlərinin oxu zallarında 478 tədqiqatçıya arxiv xidməti göstərilmiş, onlara 37857 saxlama vahidi kağız əsaslı və kino-foto-fono sənəd istifadə üçün təqdim edilmişdir.

            Hesabat ilində dövlət arxivlərində mühafizə olunan sənədlər əsasında ayrı-ayrı təşkilatlara müxtəlif məsələlərlə bağlı 34 məlumat xarakterli məktub hazırlanaraq təqdim edilmiş, 15 teleradio verilişlərinin hazırlanmasında arxiv əməkdaşları iştirak etmişdir.

          Dövlət arxiv xidməti təşkilatları tərəfindən  Ermənistan Respublikasının işğalı nəticəsində ölkəmizə dəymiş zərərin qiymətləndirilməsində, ərazilərin bərpasında mühüm əhəmiyyət kəsb edən 1200-dən artıq arxiv fondu üzrə 160 min vərəqdən artıq  arxiv sənədi, 10 kino, 500 yaxın foto,  400 layihə sənədi aşkar edilərək seçilmiş  və   müxtəlif dövlət orqanlarına (XİN, İN, MN, ETSN, QMKDK, Baş Prokurorluğa) təqdim edilmiş, həmçinin müvafiq qurumların əməkdaşlarına arxivlərdə araşdırma aparmaları üçün şərait yaradılmışdır.

           Hesabat ilində arxiv sənədlərinin sosial-mədəni əhəmiyyətinin geniş ictimaiyyətə çatdırılması, əhalinin keçmiş tariximizlə bağlı informasiyaya olan tələbatının ödənilməsi və dövlət mühafizəsində olan nadir sənədlərlə tanış olmaq imkanının yaradılması həmçinin arxiv sənədlərindən mədəni-maarifçilik məqsədləri üçün geniş istifadə olunmuşdur. Belə ki, müasir dövr üçün aktual olan mövzularda 30 açıq və virtual  sənəd sərgisi təşkil olunmuşdur. İdarənin aidiyyəti şöbənin iştirakı ilə dövlət arxivlərində  mühafizə olunan sənədlər əsasında “Zəhra Quliyeva-100”, “Polyaklar Azərbaycanda”  və s. Mövzularda virtual sənəd sərgiləri hazırlanmış, DSYA-nin sənədləri əsasında “Zamanın fövqündə dayanan Ulu Öndər” adlı videoxülasə hazırlanaraq İdarənin sosial hesablarında vasitəsilə geniş ictimaiyyətə təqdim olunmuşdur.

             2023-cü ildə dövlət arxivlərinin elmi-nəşriyyat  fəaliyyətinə xüsusi yer verilmişdir. İllik iş planına uyğun olaraq DA, DTA, İdarənin Elmi-Məlumat Kitabxanasında mühafizə olunan qiymətli materiallar əsasında İdarənin Arxiv sənədlərinin nəşri, istifadəsi və informasiya təminatı şöbəsinin baş məsləhətçisi Rafiq Səfərovun “Azərbaycan Xalq Cümhuriyyətində təhsil siyasəti” kitabı,  S.Mümtaz adına Dövlət Ədəbiyyat və İncəsənət Arxivində mühafizə edilən şəxsi mənşəli sənədlər əsasında "Memar və rəssamların şəxsi arxiv fondlarının göstəricisi", Dövlət Elm və Texnika Sənədləri Arxivində mühafizə edilən şəxsi mənşəli sənədlər əsasında "Texniki elmlər sahəsində fəaliyyət göstərmiş görkəmli azərbaycanlı alimlərin şəxsi arxiv fondlarının göstəricisi" adlı kitablar hazırlanaraq çap edilmişdir. Audio-video materiallar əsasında hazırlanmış “Heydər Əliyevin fəaliyyəti səs xəzinəsində”  videoçarx “Zamanın fövqündə dayanan Ulu Öndər” adı altında İdarənin rəsmi youtube kanalında yayımlanmışdır. Dövlət Tarix Arxivində mühafizə edilən sənədlər əsasında hazırlanan “İnqilabaqədərki dövrdə Azərbaycanda maarif” adlı məlumat kitabı üzərində iş davam etdirilir.

Arxiv işi və arxiv sənədləri ilə geniş ictimaiyyəti daha yaxından tanış etmək üçün hesabat ilində də bir sıra dövlət arxivlərində, filiallarda  ekskursiyalar və açıq qapı günləri təşkil edilmişdir.

Bütövlükdə hesabat ili üçün MAF sənədlərindən istifadə sahəsində içrası proqnozlaşdırılmış iş növlərinin yerinə yetirilməsində DTA, DƏİA, DA Gəncə, Mingəçevir, Sumqayıt filiallarının göstəriciləri (plana nisbətdə) daha yaxşı olmuşdur.

Əvvəlki illə müqayisədə 2023-cü ildə sənədlərin istifadəsi və nəşri üzrə göstəricilərdən məlumatı məktubların hazırlanmasında 89%, tematik və sosial-hüquqi xarakterli sorğuların icrasında 7%, sənəd sərgilərinin təşkilində 13%, tədqiqatçılarla aparılan işlərin həcmində 29 % artım olmuşdur.

İstifadəçilərin informasiya təminatı: 2023-cü ildə dövlət arxivlərinin fəaliyyətində avtomatlaşdırılmış texnologiyaların tətbiqi və mövcud sistemlərin fəaliyyətinin daha da təkmilləşdirilməsi sahəsində tədbirlər həyata keçirilmişdir. Belə ki, İdarə Aparatı daxil olmaqla daha əvvəllər  Elektron Sənəd Dövriyyəsi Sisteminə (ESDS) qoşulmuş dövlət arxivləri arasında, habelə Bakı şəhərində fəaliyyət göstərən “ASAN Xidmət” Mərkəzlərinin “Arxiv arayışlarının verilməsi bölmə”lərinin Milli Arxiv İdarəsinin Vahid Elektron Sənəd Dövriyyəsi Sisteminə inteqrasiyası təmin edilmişdir. Milli Arxiv İdarəsi tərəfindən göstərilən elektron arxiv xidmətlərinin keyfiyyət səviyyəsi  yaxşılaşdırılmış,  elektron hökumət üzərindən fəaliyyətdə olan  xidmətlər  təkmilləşdirilmiş, həmçinin digər informasiya sistemləri üzərində yenilənmələr aparılmışdır.  Milli Arxiv İdarəsinin təqdim etdiyi dövlət xidmətləri üzrə xidmət keyfiyyətinin yüksəldilməsi və “ASAN Xidmət” indeksinə uyğun vətəndaşlara xidmət göstərilməsi məqsədilə yaradılmış “Bir Pəncərə” Sistemi və “ASAN Xİdmət” Mərkəzlərinin fəaliyyət göstərdiyi inzibati ərazi vahidlərində yalnız sözügedən mərkəzlərdə həyata keçirilməsi təmin edilmişdir. Hesabat ilində “ASAN Xidmət” Mərkəzləri vasitəsilə daxil olan müraciətlərin sayı 17.464 olmuşdur.

Hesabat ilində Milli Arxiv İdarəsinin rəsmi internet səhifəsinin, həmçinin sosial  şəbəkələrdə olan rəsmi hesabların aktivliyi təmin edilmişdir. İdarənin sosial şəbəkə hesablarının ümumi istifadəçi (abunəçi) sayı 6 min nəfərə çatmışdır. İdarənin saytına gündəlik baxış sayı orta hesabla 450-500 nəfərə çatmış və il ərzində bu rəqəm  50 mindən artıq olmuşdur. İdarənin rəsmi saytı vasitəsilə elektron xidmətlərin təqdim edilməsi, respublikamızda arxiv işi sahəsində həyata keçirilən tədbirlərin işıqlandırılması  və   arxiv sənədləri əsasında hazırlanmış məqalə və sərgilərin  geniş ictimaiyyətə çatdırılması işi davam etdirilmişdir.            

MAF sənədlərinin rəqəmsallaşdırılması və elmi-məlumat sisteminin yaradılması

Hesabat ilində MAF sənədlərinin rəqəmsallaşdırılması və bu sahədə innovativ yeniliklərin tətbiqi istiqamətində tədbirlər həyata keçirilmişdir. Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının bu sahədəki fəaliyyətinin təşkili və əlaqələndirilməsi məqsədilə İdarə Aparatında müvafiq şöbə təşkil edilmişdir. Dövlət arxivlərində mühafizə olunan tarixi və daha çox istifadə edilən sənədlərin diferensial yanaşmaqla rəqəmsllaşdırılması   məqsədilə  2023-cü ildə hər bir dövlət arxivləri üzrə illik iş planı tərtib edilmişdir. Hesabat ilində dövlət arxivlərində mühafizə olunan arxiv fondları üzrə   11.111 saxlama vahidinin (609.359 vərəq) elektron nüsxəsinin yaradılması proqnozlaşdırılmışdır. İl ərzində ayrı-ayrı dövlət arxivlərində mühafizə olunan 9.499 saxlama vahidi, 1.142.009 vərəq üzrə arxiv sənədi skan edilərək elektron nüsxəsi yaradılmış və rəqəmsallaşdırılmış 6728 saxlama vahidinin (1.117.492 vərəq) VEAİS-də qeydiyyata alınması təmin edilmişdir. Həmçinin hesabat ilində  plana uyğun olaraq dövlət arxivləri və filiallar tərəfindən 132.560 saxlama vahidinin  siyahı üzrə məlumatlarının Elektron Arxiv Məlumat Sisteminə (EAMS) yerləşdirilməsi təmin edilmişdir.  Arxiv siyahılarının elektron mühitə köçürülməsi (Eksel formatında) sahəsində işlər  ARDA Göyçay, Şəmkir, Yevlax filiallarında tam, Ağdam, Füzuli, Quba, Mingəçevir, Salyan və Şəki filiallarında qismən yekunlaşmış, digər   filiallarda isə bu işlərin icrası davam etdirilir. Bütövlükdə 2024-cü ilin 01 yanvar vəziyyətinə  dövlət arxivlərində mühafizə olunan  fond üzrə    27.297  saxlama vahidi (3.890.376 vərəq) arxiv sənədinin elektron nüsxəsi yaradılmış, onlardan  14.908 saxlama vahidinin sistemdə qeydiyyatı aparılmışdır. Həmçinin   MAF-ın elektron elmi-məlumat aparatının formalaşdırılması məqsədilə  dövlət arxivlərində (filiallarda) mühafizə olunan arxiv siyahıları üzrə 278311 saxlama vahidi haqqında məlumat EAMS-a daxil edilmiş, 2215 kino-foto sənədinin kataloq vərəqi, 2801 çap məhsulunun soraq-axtarış elementlərinin sistemə daxil edilməsi təmin edilmişdir.

Hesabat ilində “Ləğv olunmuş, idarəetmə forması dəyişdirilmiş idarə müəssisə və təşkilatların arxiv fondları barədə Məlumat”ın əldə edilməsi sahəsində  əhaliyə xidmət göstərilən xidmətlərin effektivliyinin təmin edilməsi məqsədilə eyniadlı elektron sistem yaradılmışdır. Cari dövrə qədər 10 mindən artıq təşkilatın arxiv fondu barədə məlumat sistemə yerləşdirilmişdir. Məlumatların yenilənməsi və əlavə məlumatların əldə edilməsi üçün  dövlət qurumlarına sorgular edilmiş və yeni daxil olan  məlumatların sistemə daxil edilməsi təmin edilir. Sistemin istifadəyə verilməsi  vətəndaşlara onlayın  qaydada tələb olunan fondtəşkiledən təşkilatın arxiv fondu  haqqında məlumatın əldə edilməsinə imkan verəcəkdir.

“2020-2025-ci illər üzrə arxiv işinin inkişafına dair Dövlət Proqramı”na uyğun olaraq hesabat ilində 1ptb həcmində serverin qurulması təmin edilmiş, Vahid Elektron Arxiv Məlumat Sisteminin əlaqələndirici qurumlar tərəfindən test və sınaqlarının keçirilməsi istiqamətində işlər həyata keçirilir.

Arxiv işində əməyin təşkili və uçotu:

2023-cü ilin plan-hesabat  sənədlərinin təhlili, əməyin uçotu və təşkili üzrə aparılan monitorinq qiymətləndirmələrinin nəticələri  göstərir ki, ötən hesabat ilində  dövlət arxivlərində (filiallarda) görüləcək iş növlərinin icrasına 42.274 iş günü proqnozlaşdırılmış, il ərzində dövlət arxivlərində (filiallarda) faktiki iş vaxtı büdcəsinin ümumi həcmi 38264 iş günü təşkil etmiş və il ərzində proqnozlaşdırılmış işlərin yerinə yetirilməsinə isə 42722 iş günü sərf edilmişdir. Beləliklə,  ötən hesabat illində dövlət arxivlərində (filiallarda)  iş vaxtı büdcəsinin səmərəli istifadəsi təmin edilməklə faydalı iş əmsalı 100% keçmişdir.  İlin yekunlarına görə  mövcud iş vaxtı büdcəsindən DSYA, DKFSA 100%, DA, DETSA, DTA, DƏİA 85-100% aralığında istifadə etmişlər. Dövlət Arxivinin  Füzuli (26%), Şamaxı (76%), filiaları istisna olmaqla, digərlərində iş vaxtı büdcəsinin istifadəsinin səmərəlilik əmsalı 100%-dən yüksək olmuşdur.  İlin nəticələrinə görə Masallı, İsmayıllı, Xaçmaz, Qusar, Zaqatala, Ağdaş, Göygöl və digər bir neçə rayon dövlət arxivlərinin nəticələri daha yaxşı olmuşdur. Eyni zamanda NM Respublikası Arxiv İdarəsinin tabeliyində olan dövlət arxivləri qarşılarına qoyduqları tapşırıqların icrasını təmin etmişlər.

          Hesabat ilinin göstəricilərinin araşdırılması göstərir ki, bəzi dövlət arxivləri və filiallarda il ərzində görüləcək işlərin proqnozlaşdırılması prosesində arxivin əvvəlki ilin nəticələri, prioritet sahələr, iş vaxtı büdcəsi, əməkdaşların peşakarlıq səviyyəsi  bir çox hallarda nəzərə alınmır, bir çox hallarda arxivin  qəbul mənbəyi olan təşkilatları ilə, İdarənin digər struktur bölmələri ilə əməkdaşlıq edilmir və zəruri əsaslandırmalar aparmadan  plan tərtib edilir. Nəticədə arxiv işinin inkişafına dair  respublika üzrə illik Planın  ayr-ayrı bölmələri üzrə proqnozlaşdırılan göstəricilərin yerinə yetirilməsində çətinliklər yaranır. Plan-hesabat sənədlərinin tərtibində aidiyyəti üzrə idarənin şöbələri ilə bilavasitə müzakirə və məsləhətləşmələrin aparılması vacib hesab olunur.