ARXİV SƏNƏDLƏRİNİN NƏŞRİ, İSTİFADƏSİ VƏ İNFORMASİYA TƏMİNATI ŞÖBƏSİ

Şöbə müdiri    EMİNOV NATİQ SLAVA OĞLU

Telefon:          (+99412) 562 61 07

E-mail:            n.eminov@milliarxiv.gov.az

ARXİV SƏNƏDLƏRİNİN NƏŞRİ, İSTİFADƏSİ VƏ İNFORMASİYA TƏMİNATI ŞÖBƏSİ

ƏSASNAMƏSİ

Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin

16.03.2023-cü il tarixli, 3-48/3-Ə/F-29/2023

 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmişdir

1. Ümumi müddəalar

            1.1. Arxiv sənədlərinin nəşri, istifadəsi və informasiya təminatı şöbəsi (bundan sonra: şöbə) Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin (bundan sonra: İdarə) struktur hissəsidir.

            1.2. Şöbə öz səlahiyyətləri çərçivəsində Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv Fondu (bundan sonra: MAF) sənədlərinin istifadəsi, nəşri, cəmiyyətin arxiv sənədləri əsasında tarixi keçmişi barəsində məlumatlandırılması, informasiya və kommunikasiya texnologiyaları vasitələrini tətbiq etməklə arxiv işinin modernləşdirilməsi, elektron xidmətlərin, informasiya sistemlərinin layihələndirilməsi, yaradılması, idarə olunması, informasiya sistemlərinin analitik təhlillərinin aparılması və informasiya təminatı sahəsində arxiv işinin idarə olunmasına dair tədbirləri həyata keçirir;

            1.3. Şöbə öz səlahiyyətləri çərçivəsində sənədlərlə iş, elektron sənəd dövriyyəsi, vətəndaşların qəbulu və onların müraciətlərinə baxılması sahələrində fəaliyyətin təşkilini, tənzimlənməsini və nəzarəti həyata keçirir.

            1.4. Şöbə öz fəaliyyətində Azərbaycan Respublikasının Konstitusiyasını, Azərbaycan Respublikasının Qanunlarını, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin Fərman və Sərəncamlarını, Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin Qərarlarını, Azərbaycan Respublikası  Milli Arxiv İdarəsi haqqında Əsasnaməni, onun əmr və göstərişlərini  və bu Əsasnaməni əldə rəhbər tutur.

2. Şöbənin əsas fəaliyyət istiqamətləri

            2.1. Azərbaycan Respublikası MAF sənədlərinin ictimai-siyasi, iqtisadi, tarixi, elmi, sosial-mədəni məqsədlər, habelə vətəndaşların qanuni hüquq və mənafelərinin təmin edilməsi üçün  istifadəsini təşkil edir, bu sahənin inkişafı üçün cari və perspektiv planlar hazırlayır, inkişaf istiqamətlərini müəyyən edir, təkliflər verir;

            2.2. Öz səlahiyyətləri çərçivəsində dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının MAF sənədlərinin istifadəsi və nəşri işini təşkil edir, kütləvi informasiya vasitələrində, internet və rəsmi sosial şəbəkə resurlarında İdarənin fəaliyyətini təmin edir;  

            2.3. Ali dövlət hakimiyyəti orqanlarını, dövlət qurumlarını, idarə, müəssisə və təşkilatlarını MAF sənədləri əsasında informasiya, hüquqi və fiziki şəxsləri sosial-hüquq və digər xarakterli arxiv sənədləri, məlumatlar ilə təmin edilməsi işini təşkil edir, bu sahədə tabe qurumların fəaliyyətini tənzimləyir və ona rəhbərlik edir;

            2.4. Arxiv işində yeni texnologiyaların tətbiqi, yaradılması üzrə layihələri hazırlayır, idarə edir, digər struktur bölmələr ilə birlikdə məlumat bazalarının, informasiya sistemlərinin yaradılması və istifadəsi işinin qanunvericiliyə uyğunluğunu yoxlayır, analitik təhlillər aparır, MAF sənədlərinin müvafiq informasiya ehtiyatlarında və resurslarında hüquqi və fiziki şəxslər tərəfindən istifadəsini təşkil edir, aidiyyəti dövlət qurumları, sahə üzrə xidmət göstərən təşkilatlarla birlikdə bu istiqamətdə fəaliyyəti tənzimləyir;

            2.5. Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında MAF sənədlərindən istifadə etməklə hüquqi və fiziki şəxslərə müvafiq arxiv məlumatının verilməsinə, o cümlədən bu sahədə göstərilən ödənişli arxiv xidmətlərinin qanunvericiliyin tələblərinə uyğun təşkilinə əməli-metodiki köməklik göstərir və nəzarət edir;

        2.5.1. Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında mühafizə olunan sənədlərdən istifadə zamanı vətəndaşların şəxsi və ailə həyatı və müəlliflik hüquqlarının qorunması ilə bağlı qanunvericiliyin tələblərinə əməl olunmasına nəzarət edir;

            2.5.2. Azərbaycan xalqının tarixi, maddi və mənəvi irsi sənədlər əsasında məlumat xarakterli ədəbiyyat, elmi məcmuələr, bülletenlər, tədris vəsaitlərinin hazırlanmasını, nəşrini təşkil etmək, ictimaiyyətin arxiv məlumatlarına ehtiyacını, arxiv sənədlərindən istifadənin səmərəliliyini öyrənir, bununla bağlı İdarənin rəhbərliyinə təkliflər verir;

        2.5.3. Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında, dövlət qurumlarında, idarə müəssisə və təşkilatlarda MAF sənədlərinin istifadəsi sahəsində qanunvericiliyin tələblərinin icrasına nəzrət edir;

           2.5.4. İdarənin və tabeliyindəki qurumların fəaliyyəti haqqında ictimaiyyətin məlumatlandırılması, açıqlanmalı olan ictimai informasiyaların İdarənin rəsmi internet resurslarında yerləşdirilməsi və informasiyanın daim yenilənməsini təmin edir;

              2.5.6. Sahə üzrə kadrların peşəkarlıq səviyyəsinin artırılması istiqamətində tədbirlər görür;

             2.6. Bu Əsasnamə ilə təsbit edilmiş müvafiq sahənin inkişafını təmin edir, xarici ölkələrin qabaqcıl təcrübələrini öyrənməkvə öz fəaliyyətində tətbiq edir;

              2.7.Qanunvericiliklə müəyyən edilmiş digər istiqamətlərdə fəaliyyət göstərir.

3.Şöbənin vəzifələri

            3.1. Şöbənin öz səlahiyyətləri çərçivəsində MAF sənədlərinin istifadəsi və nəşri üzrə Azərbaycan Respublikasında arxiv işinin illik planlarına təklif və konsepsiyaların hazırlanmasında iştirak etmək;

          3.2. MAF sənədlərinin istifadəsi və nəşri üzrə illik planların və  dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının nəşr  işləri üzrə  planlarının layihələrini  işləyib hazırlamaq;

         3.3. Şöbənin fəaliyyət istiqaməti üzrə dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının  hesabatlarını təhlil etmək, ümumiləşdirmək və yekun nəticələri baxılmaq üçün rəhbərliyə təqdim etmək;

            3.4. Şöbənin fəaliyyət istiqaməti üzrə dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının  illik iş planlarına, onların növbəti ildə sənədlərdən istifadə üzrə təklif və sorğularına baxıb təhlil etmək və onlara rəy vermək;

          3.5. İdarənin digər struktur bölmələri ilə birlikdə dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının  işinin yoxlanılmasını həyata keçirmək, elmi-metodiki və əməli köməklik göstərmək;

          3.6. Dövlət arxivlərinin oxu zallarının fəaliyyətini təşkil etmək, MAF sənədlərinin istifadəsi işininin qanunvericiliyin tələbinə uyğun təşkilinə əməli-metodiki köməklik göstərmək və nəzarət etmək;

           3.7. Ali dövlət hakimiyyəti orqanlarına, dövlət qurumlarına, idarə, müəssisə və təşkilatlara,  müvafiq rəsmi sorğu əsasında tələb olunan siyasi, iqtisadi, tarixi, elmi, mədəni sahələrə aid sənədlər haqqında məlumat hazırlamaq və qanunvericilkdə müəyyən edilmiş qaydada arxiv sənədlərinin surətinin verilməsini təşkil etmək;

           3.8. Hüquqi və fiziki şəxslərin, o cümlədən xarici ölkə qurumlarının və vətəndaşlarının sorğularının icrasını, zəruri arxiv sənədləri ilə təmin edilməsi işini təşkil etmək, bu sahədə tabe qurumların fəaliyyətini tənzimləmək və onlara rəhbərlik etmək;

          3.9. “ASAN Xidmət” Mərkəzlərində “Arxiv arayışlarının, arxiv sənədlərindən çıxarışların, arxiv sənədlərinin surətinin verilməsi” xidmətinin fəaliyyətini təmin etmək, mərkəzlərdə əməkdaşların yerləşdirilməsinə, xidməti fəaliyyətinə nəzarət və rəhbərlik etmək;

          3.10. Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının illik iş planlarına uyğun olaraq dövlət arxivlərində mühafziə edilən sənədlər əsasında topluların, məcmuələrin, göstəricilərin hazırlanması və nəşri işini təşkil etmək, bu sahədə arxivlərarası nəşr üzrə dövlət arxivi xidməti təşkilatlarının işini təşkil etmək, əlaqələndirmək, metodiki köməklik göstərmək, həmin nəşrlərin hazırlanmasında bilavasitə iştirak etməklə onlara rəhbərlik etmək;

            3.11. MAF sənədlərindən istifadə sahəsində hüquqi və fiziki şəxslərə göstərilən arxiv xidmətlərinin, o cümlədən ödənişli arxiv xidmətlərinin qanunvericiliyin tələblərinə uyğun həyata keçirilməsini təmin etmək;

         3.12. MAF sənədləri üzrə sənəd sərgilərinin (həmçinin virtual),  xülasələrin,  videoxülasələrin və digər media resursların hazırlanması, nümayişi və yayımlanması işini təşkil etmək, bu sahədə dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının işini əlaqələndirmək, metodiki köməklik göstərmək və rəhbərlik etmək;

            3.13. Aidiyyəti qurumlar tərəfindən hazırlanan metodiki materiallara, məcmuələrin əlyazmasına şöbənin profili  üzrə rəy vermək;

          3.14. İnformasiya və kommunikasiya texnologiyaları vasitələrini tətbiq etməklə arxiv işinin modernləşdirilməsi, vahid elektron arxiv məlumat sisteminin formalaşdırılması, yeni elektron xidmətlərinin yaradılması sahəsində beynəlxalq təcrübəni öyrənməklə MAF sənədlərinin istifadəsinin və məlumat axtarış sisteminin təkmilləşdirilməsi və inkişaf istiqamətlərinin müəyyən edilməsinə dair təkliflər vermək;  

          3.15. İnformasiya və kommunikasiya texnologiyaları vasitələrini tətbiq etməklə arxiv işinin modernləşdirilməsi, vahid elektron arxiv məlumat sisteminin formalaşdırılması, yeni elektron xidmətlərin yaradılması ilə bağlı analitik təhlillər aparmaq, arxiv işinin norma və prinsipləri nəzərə alınmaqla digər struktur bölmələrlə birlikdə təkliflər hazırlamaq, bu istiqamətdə müvafiq layihələrin idarə edilməsinə və icrasına rəhbərlik etmək;

          3.16. İnformasiya və kommunikasiya texnologiyaları vasitələrini tətbiq etməklə arxiv işinin modernləşdirilməsi, vahid elektron arxiv məlumat sisteminin formalaşdırılması, yeni elektron xidmətlərin yaradılması sahəsində aidiyyəti məsələləri səlahiyyətləri çərçivəsində dövlət qurumları, idarə müəssisə və təşkilatlarla müzakirə etmək, təkliflər hazırlamaq, müvafiq işlərin icrasını digər struktur bölmələr ilə birlikdə təmin etmək, ümumi nəzarəti həyata keçirmək;

            3.17. Elektron hökümət çərçivəsində hüquqi və fiziki şəxslərə arxiv xidmətlərinin göstərilməsini təmin etmək və prosesə nəzarət etmək;

            3.18. “Elektron hökümət” çərçivəsində yaradılmış qurumlararası işçi qruplarının, komissiyaların və komitələrin işində İdarəni təmsil etmək;

           3.19. İdarənin struktur bölmələrində və tabeliyində olan qurumlarda sənədlərlə iş, sənəd dövriyyəsinin aparılmasında mövcud qanunvericiliyin tələblərinə riayət edilməsinə əməli-metodiki köməklik göstərmək və nəzarəti həyata keçirmək;

         3.20. İdarədə və tabe qurumlarda sənəd dövriyyəsi və sənədlərlə işin təşkilinə, sənədlərin vaxtında icrasına səlahiyyətləri çərçivəsində nəzarəti həyata keçirmək;

         3.21. İdarənin struktur bölmələrinin, tabe qurumlarının sənədlərlə iş, sənəd dövriyyəsi, vətəndaşların qəbulu, onların müraciətlərinə baxılması ilə bağlı fəaliyyətini əlaqələndirmək, sənədlərlə iş və sənəd dövriyyəsinə məsul olan əməkdaşların fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq təlimatlandırılması işlərini aparmaq;

         3.22. Şöbənin fəaliyyət istiqamətləri üzrə elmi və elmi-praktiki konfransların, seminarların müşavirələrin keçirilməsini təşkil etmək, icmallar, məruzələr, informasiyalar, hesabatlar hazırlamaq;

       3.23. Şöbənin fəaliyyət istiqamətlərinə aid olan məsələləri baxılmaq üçün Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsi kollegiyasının və məşvərətçi orqanlarının müzakirəsinə vermək, müzakirə üçün materiallar hazırlamaq, onlara dair qəbul edilmiş qərarların yerinə yetirilməsini təmin etmək;

          3.24. Şöbənin fəaliyyət istiqamətləri üzrə aidiyyəti dövlət qurumları, idarə, müəssisə və təşkilatlarla, kütləvi informasiya vasitələri ilə işgüzar əlaqələri həyata keçirmək;

            3.25. Şöbənin fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq qanunvericiliklə nəzərdə tutulmuş digər vəzifələri yerinə yetirmək.

4. Şöbənin hüquqları

           4.1. Bu Əsasnamə ilə müəyyən edilmiş vəzifələrin yerinə yetirilməsi ilə əlaqədar səlahiyyətləri daxilində İdarənin struktur bölmələrinə müvafiq qaydada sorğular ünvanlamaq və onlardan zəruri məlumatları (sənədləri) almaq;

        4.2. Şöbənin fəaliyyət istiqamətləri qanunvericilik aktlarının layihələrinin hazırlanmasında iştirak etmək və İdarənin struktur bölmələri tərəfindən hazırlanmış qanunvericilik aktlarının, təşkilati-sərəncamverici sənədlərin layihələrinə dair təkliflər vermək;

         4.3. İdarəyə aid sənədlərin əsli ilə düzgünlüyünü təsdiq etmək;

        4.4. Dövlət qurumları, idarə müəssisə və təşkilatlar, o cümlədən vətəndaşlar tərəfindən İdarəyə ünvanlanmış və icrası şöbəyə həvalə edilmiş müraciətlərə səlahiyyətləri çərçivəsində baxmaq, araşdırmalar aparmaq, cavablandırmaq  və sahə üzrə İdarənin rəhbərliyini məlumatlandırmaq;

       4.5. İdarənin struktur bölmələri, tabeliyində olan qurumlar tərəfindən sənədlərlə iş, vətəndaşların qəbulu və onların müraciətlərinə baxılması sahələrində qanunvericiliyin, təşkilati-sərəncamverici sənədlərin tələblərinin pozulması hallarının aradan qaldırılması və bu sahədə fəaliyyətin təkmilləşdirilməsinə dair təkliflər vermək;

          4.6. Şöbənin fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun iş planı hazırlamaq, tabe qurumların iş planlarına, aidiyyəti hesabatlarına rəy vermək, təhlillər və ümumiləşdirmələr aparmaq, analitik materiallar hazırlamaq, müvafiq sahə üzrə tədqiqatlar aparmaq, təkliflər vermək;

         4.7 İdarədə və digər dövlət qurumlarında yaradılmış komissiyalarda, işçi qruplarında, fəaliyyətinə aid məsələlər üzrə keçirilən müxtəlif səviyyəli yerli və beynəlxalq tədbirlərdə İdarəni təmsil etmək, onların işində iştirak etmək;

       4.8. Fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun xarici dövlətlərin təcrübəsini öyrənmək və bu sahədə fəaliyyətin təkmilləşdirilməsi istiqamətində təkliflər vermək;

          4.9. Müvafiq sahədə mütəxəssislərin hazırlanması və ixtisasının artırılması üçün təkliflər vermək;

        4.10. Şöbənin fəaliyyət istiqamətinə uyğun olaraq, İdarənin və dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının səlahiyyətli şəxslərinin və mütəxəssislərinin müəyyən olunmuş qaydada müşavirəsini keçirmək;

          4.11. Fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq qanunvericiliklə nəzərdə tutulmuş digər hüquqları həyata keçirmək.

5. Şöbənin fəaliyyətinin təşkili

            5.1 Şöbə öz işini Milli Arxiv İdarəsinin yarımillik əsas tədbirlər planlarının tərkib hissəsi olan və İdarənin rəhbərliyi tərəfindən təsdiq olunan müvafiq planlar üzrə təşkil edir;

            5.2 Şöbənin strukturu və işçilərinin say həddi İdarənin rəisi tərəfindən müəyyən və təsdiq edilir.

          5.3 Şöbənin fəaliyyətinə İdarənin rəisi tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilən şöbə müdiri rəhbərlik edir. Şöbə müdiri şöbəyə həvalə olunmuş vəzifələrin yerinə yetirilməsi və hüquqların həyata keçirilməsi üçün şəxsən məsuliyyət daşıyır.

            5.4 Şöbənin digər əməkdaşları İdarənin rəisi tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilir.

           5.4.1. Şöbə müdiri olmadıqda onun səlahiyyətlərini müəyyən edilmiş qaydada şöbənin inzibati vəzifə daşıyan müvafiq əməkdaşlarından biri həyata keçirir;

            5.5 Şöbə müdiri aşağıdakı səlahiyyətlərə malikdir:

            5.5.1 şöbənin fəaliyyətini təşkil edir və ona rəhbərlik edir;

            5.5.2 şöbənin əməkdaşları arasında iş bölgüsü aparır, onların fəaliyyətini əlaqələndirir, əmək və icra intizamına riayət etmələrinə nəzarət edir və davranışlarının etik davranış qaydalarına uyğunluğunu müntəzəm təhlil edir;

            5.5.3 şöbəyə həvalə edilmiş vəzifələrin icrasını təmin etmək məqsədilə şöbənin strateji və cari fəaliyyət planlarının hazırlanmasını təşkil edir, onları və digər sənədləri təsdiq edilməsi üçün rəhbərliyə təqdim edir və icrasına nəzarət edir;

            5.5.4 şöbəyə daxil olan məktub, ərizə, şikayət və təkliflərə qanunvericilikdə nəzərdə tutulmuş qaydada baxılmasını təşkil edir;

        5.5.5 şöbəyə həvalə edilmiş vəzifələrin icrasını təmin etmək məqsədilə tərtib edilmiş iş planlarını və digər sənədləri imzalayır, habelə iş planında nəzərdə tutulmuş tədbirlərin vaxtında və keyfiyyətlə həyata keçirilməsinə nəzarət edir;

            5.5.6 şöbə üzrə İdarənin Kollegiyasında müzakirə edilməli məsələləri müəyyən edir və bu barədə təkliflərini İdarənin rəhbərliyinə təqdim edir, şöbə tərəfindən hüquqi aktların vaxtında və lazımi səviyyədə icrasını təmin edir;

            5.5.7 şöbənin inzibati vəzifə tutan dövlət qulluqçularının fəaliyyətinin qiymətləndirilməsini həyata keçirir;

            5.5.8 şöbənin əməkdaşları barəsində həvəsləndirmə və ya intizam tənbehi tədbirləri görülməsi barədə İdarənin rəisinə təqdimat verir;

            5.5.9 şöbədə kargüzarlıq işlərinin aparılmasını və məxfilik rejimini təmin edir;

            5.5.10 şöbənin əməkdaşlarının ixtisasının artırılması və əmək şəraitinin yaxşılaşdırılması üçün müvafiq tədbirləri həyata keçirir;

            5.5.11 şöbənin fəaliyyət istiqamətləri üzrə İdarəni təmsil edir.

       5.6  Şöbənin əməkdaşları bu Əsasnamənin tələblərinin pozulmasına görə Azərbaycan Respublikasının qanunvericiliyinə müvafiq olaraq məsuliyyət daşıyırlar.