Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin tabeliyində fəaliyyət göstərən dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının 2024-cü ildə fəaliyyəti haqqında 

HESABAT

2024-cü ildə Azərbaycan Respublikasının dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının fəaliyyəti əsasən ali dövlət hakimiyyəti orqanlarının fərman, sərəncam və qərarlarından irəli gələn vəzifələrin həyata keçirilməsinə, habelə İdarənin tədbirlər və dövlət arxivlərinin illik iş planlarının icrasına yönəldilmişdir. 

Qanunvericiliyin icrası və normativ-hüquqi tənzimləmə 

          Qanunvericiliyin icrası: Milli Arxiv İdarəsi hesabat ilində “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununa, sahə üzrə digər qanunvericilik aktlarına uyğun olaraq  Azərbaycan Respublikasının Milli arxiv fondu sənədlərinin  dövlət arxivlərinə komplektləşdirilməsi, onların dövlət qeydiyyatı, mühafizəsi, istifadəsi, rəqəmsallaşdırılması və dövlət mühafizəsinə təhvil verilməsi sahələrində, habelə mülkiyyət formasından asılı olmayaraq idarə, müəssisə və təşkilatlarda arxiv işinin  normativ hüquqi aktların tələblərinə uyğun təşkilinə və bu sahədə qüvvədə olan qanunvericiliyin icrasına nəzarəti həyata keçirmişdir. Azərbaycan Respublikası Prezidentinin  12 fevral 2020-ci il tarixli 1815 nömrəli sərəncamı ilə təsdiq edilmiş  “Azərbaycanda arxiv işinin inkişafına dair 2020-2025-ci illər üçün Dövlət Proqramı”nın  Tədbirlər Planı hissəsində nəzərdə tutulan tapşırıqların Dövlət Proqramının maliyyə təminatı çərcivəsində həyata keçirilməsi təmin edilmişdir. Arxiv sahəsində çalışanlara təlimlər təşkil edilmiş, elm-təhsil müəssisələri ilə əməkdaşlıq davam etdirilmişdir. Arxiv işinin İKT tətbiq etməklə modernləşdirilməsi, Vahid elektron arxiv informasiya sisteminin yaradılması,  arxiv fondu sənədlərinin rəqəmsallaşdırılması, dövlət arxivlərinin əsas fəaliyyət istiqamətləri üzrə görülən işlərin avtomatlaşdırılması, arxiv binalarında və tikililərdə əsaslı və cari təmir işlərinin aparılması, onların texniki təchizatının möhkəmləndirilməsi, arxiv işi sahəsində qüvvədə olan normativ hüquqi bazanın təkmilləşdirilməsi, beynəlxalq əməkdaşlığın genişləndirilməsi, arxiv işçilərinin sosial vəziyyətlərinin yaxşılaşdırılması  istiqamətində zəruri tədbirlər görülmüşdür.

            Hesabat ilində Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2020-ci il 12 fevral tarixli, 1815 nömrəli Sərəncamı ilə təsdiq edilmiş   “Azərbaycan Respublikasında arxiv işinin inkişafına dair 2020-2025-ci illər üçün Dövlət Proqramı”nın həyata keçirilməsi üzrə Tədbirlər Planının 6.4.4-cü yarımbəndinin icrasını təmin etmək məqsədilə “Milli arxiv fonduna məxsus elektron sənədlərin daimi dövlət mühafizəsinə qəbulu, mühafizəsi, istifadəsi və arxiv sənədlərinin rəqəmsallaşdırılması Qaydaları”nın layihəsi hazırlanaraq aidiyyəti qurumlarla razılaşdırılmış və Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 9 fevral 2024-cü il tarixli 80 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmişdir.  Adıçəkilən Qaydalar dövlət arxiv fondunun xüsusi hissəsi istisna olmaqla dövlət və yerli özünüidarə orqanları, dövlət və qeyri-dövlət idarə, müəssisə və təşkilatları tərəfindən Milli arxiv fonduna məxsus elektron sənədlərlə işin təşkili, onların qeydiyyatı, dəyərinin ekspertizası, daimi dövlət mühafizəsinə təhvil verilməsi üçün hazırlanması, təhvili, qəbulu, mühafizəsi və istifadəsi, habelə arxiv sənədlərinin rəqəmsallaşdırılması ilə bağlı məsələləri tənzimləyir və elektron sənədlərin arxivləşdirilməsi qaydalarını müəyyən edir.

              Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2022-ci il 18 avqust tarixli 1812 nömrəli Fərmanının 2.2-ci bəndinin icrasını təmin etməklə arxiv işi sahəsindəki bəzi qanunvericilik aktlarının “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununa uyğunlaşdırılması barədə Nazirlər Kabinetinin tapşırığına uyğun olaraq Azərbaycan Respublikası Nazırlər Kabinetinin 2000-ci il 6 mart tarixli 32 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş “Milli arxiv fondunun komplektləşdirilməsi, mühafizəsi və ondan istifadə haqqında Əsasnamə”sində, “Arxiv fondlarının və sənəd kolleksiyalarının Milli arxiv fonduna daxil edilməsi, bu tərkibdən çıxarılması və ya məhv edilməsi Qaydası”nda dəyişikliklər edilməsinə dair təkliflər və  qərar layihəsi hazırlanaraq aidiyyəti üzrə təqdim edilmiş və Nazirlər Kabinetinin 18 sentyabr 2024-cü il tarixli 427 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmişdir.  O cümlədən dövlət orqanları (AR Ədliyyə Nazirliyi, İqtisadiyyat Nazirliyi, Rəqəmsal İnkişaf və Nəqliyyat nazirliyi və s.) tərəfindən  “MAF haqqında” Qanuna edilmiş dəyişiklərə uyğun  hazırlanaraq baxılmaq üçün təqdim edilmiş qanunvericilik aktlarının layihələrinə Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2023-cü il 6 oktyabr tarixli 2328 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş “İcra hakimiyyəti orqanlarının normativ hüquqi aktlarının layihələrinin hazırlanması, razılaşdırılması, qəbul edilməsi və dərc edilməsi qaydası haqqında Əsasnamə”nin tələblərinə uyğun olaraq baxılması (lazım gəldikdə təkliflərin verilməsi) təmin  edilmişdir. Hesabat dövründə Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin normativ hüquqi aktlarının ölkə üzrə qanunvericilik aktlarında baş vermiş dəyişikliklərə uyğunlaşdırılması məsələsi diqqətdə saxlanılmışdır. Milli Arxiv İdarəsinin Kollegiya iclaslarının qərarları ilə təsdiq edilmiş bəzi normativ hüquqi aktların “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası  Qanununa və Nazirlər Kabinetinin müvafiq qərarları ilə təsdiq edilmiş qanunvericilik aktlarına uyğunlaşdırılması təmin edilmişdir. Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2024-cü il 9 fevral tarixli 101s nömrəli Sərəncamının 3-cü hissəsinin icrasını təmin etmək məqsədilə “Dövlət orqanlarının, idarə, müəssisə və təşkilatların fəaliyyəti nəticəsində yaranan sənədlərin saxlanma müddətləri göstərilməklə nümunəvi siyahısı və onun tətbiq edilməsinə dair göstəriş”in təsdiq edilməsi haqqında Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin 2016-cı il 12 aprel tarixli 3/1 nömrəli Qərarında dəyişiklik edilməsi barədə MAİ-nin Kollegiyası 7 avqust 2024-cü il tarixli 3-48-3/3-2-8/2024 nömrəli Qərar qəbul etmişdir. Həmçinin “Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının oxu zalında Milli arxiv fondu sənədlərindən istifadə qaydaları” yeni redaksiyada hazırlanaraq Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsi Kollegiyasının müvafiq  Qərarı ilə təsdiq olunmuşdur. 

        “Azərbaycan Respublikasında 2024-cü ilin “Yaşıl dünya naminə həmrəylik ili” elan edilməsi haqqında” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 25 dekabr 2023-cü il  tarixli Sərəncamının icrası ilə əlaqədar Azərbaycan Respublikası Prezidentinin Adminstrasiyası Rəhbərinin 20 fevral 2024-cü il tarixli 24 nömrəli Sərəncamı ilə təsdiq edilmiş “Azərbaycan Respublikasında 2024-cü ilin “Yaşıl dünya naminə həmrəylik ili” elan  edilməsi ilə bağlı Tədbirlər Planı”nın icrası məqsədilə İdarə müvafiq “Tədbirlər Planı”nı təsdiq etmiş və tədbirlər planının icrası təmin edilmişdir. Bu məqsədlə dövlət arxivlərində, filiallarda (Şəki, Şirvan, Gəncə, Salyan, Quba və s.) ətraf mühitin qorunması məqsədilə  ağac-kol tinglərinin əkilməsi, mövcud yaşıllıqlara aqrotexniki xidmət göstərməklə ərazilərin ekoloji landşaftının abadlaşdırılması və digər təmizlik aksiyaları (ərazidəki kağız, karton, plastik və məişət tullantılarının toplanılması və təkrar emal müəssisəsinə təhvil verilməsi), iməciliklər keçirilmişdir. Həmçinin, Azərbaycan Respublikasının Prezidenti yanında Vətəndaşlara Xidmət və Sosial İnnovasiyalar üzrə Dövlət Agentliyinin “Yaşıl Dağ” aksiyasına qoşularaq tabeliyimizdə olan dövlət arxiv xidməti təşkilatları (Salyan, Quba, Bakı filialları) ilə birlikdə 8 tondan yuxarı istifadəyə yararsız kağız tullantısı toplanaraq aidiyyəti üzrə təhvil verilmişdir. Bununla Milli Arxiv İdarəsi kağız tullantılarının təkrar emalını təşviq etməklə ağacların qorunmasına, təbiətin mühafizəsinə və ekoloji balansın saxlanılmasına dəstək olmuşdur.

Təşkilati fəaliyyət və beynəlxalq əməkdaşlıq 

Təşkilati fəaliyyət: Hesabat dövründə dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının strukturu və şəbəkəsi dəyişməz olaraq qalmışdır. Azərbaycan Respublikası dövlət arxiv xidməti sisteminə bilavasitə Milli Arxiv İdarəsinə tabe olan 6 dövlət arxivi, Dövlət Arxivinin 15 filialı, Naxçıvan Muxtar Respublikasının Dövlət Arxivi, habelə 58 rayon (şəhər) dövlət arxivi və bir təsərrüfathesablı İdarə Sənədlərini Qaydaya Salan Mərkəz daxildir. Hazırda dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının ştat vahidinin sayı bütövlükdə 521 nəfər (onlardan İdarə aparatı üzrə 53, respublika dövlət arxivləri, filiallar və rayon dövlət arxivləri üzrə 370, Naxçıvan MR dövlət arxivləri üzrə 73 nəfər, o cümlədən təsərrüfathesablı müəssisə üzrə 25 ştat vahidi) təşkil edir. Ümumi işçilərin 72%-ni qadınlar təşkil edir. İl ərzində  37 nəfər işə qəbul edilmiş, 34 nəfər işdən azad olunmuşdur. Hazırda  arxiv xidməti təşkilatlarında çalışanların 56%-i ali təhsillidir, onların 3%-i müvafiq sahə üzrə, 1.5%-i isə İKT üzrə ixtisasa malikdirlər. Ümumi işçilərin 52%-i 30-49 yaş qrupuna, 14%-i isə 30 yaşa kimi olan şəxslər qrupuna aiddirlər. İşçilərin yaş qrupuna görə harmonik bölgüsü və aktiv əmək qabiliyyətinə malik  hissənin say çoxluğu, o cümlədən təqaüd yaşında olanların aşağı faiz təşkil etməsi arxiv işi sahəsinin gələcəkdə daha stabil inkişafı üçün əsas yaradır.

          2024-cü il üçün Milli Arxiv İdarəsi aparatının büdcə xərcləri, aparılan dürüstləşdirmələrdən sonra 1.863.085,63 manat, respublika tabeliyində olan arxiv təşkilatlarının büdcə xərcləri 8.159.212,30 manat, yerli büdcədən maliyyələşdirilən rayon dövlət arxivlərinin xərcləri isə 1.380.690 manat, ödənişli xidmətlərdən daxil olan büdcədənkənar vəsaitin həcmi 500.000 manat proqnozlaşdırılmışdır. Hüquqi və fiziki şəxslərə göstərilən ödənişli arxiv xidmətlərindən daxil olan 440 min manat büdcədən kənar vəsaitin 60%-i (240.859 manat) qanunvericiliyə uyğun olaraq dövlət arxivlərinin, DA filialların və rayon (şəhər) dövlət arxivlərin işçilərinin sosial vəziyyətinin qismən yaxşılaşdırılması üçün mükafat qismində ödənilmiş, 40%-i isə təyinatı üzrə dövlət arxivlərinin texniki təchizatının möhkəmləndirilməsinə yönəldilmişdir. 2024-cü ildə dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında çalışan işçilərin orta əmək haqqı 869 manat təşkil etmiş və bu ölkə üzrə mövcud orta aylıq əmək haqqının (980 manat) 89%-ini (111 manat az) təşkil edir. Hesabat ilində dövlət büdcəsində nəzərdə tutulan vəsaitdən büdcənin iqtisadi təsnifatına uyğun xərclənməsinə nəzarət təmin edilmişdir. “Satınalma haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununda edilən dəyişikliklərə uyğun olaraq tərtib edilmiş Plan əsasında və dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının tələbnamələri nəzərə alınmaqla iş və xidmətlərin satınalması tədbirləri  həyata keçirilmiş, dövlət büdcəsi vəsaitlərinin səmərəli və qənaətlə istifadəsi, izafi xərclərin, israfçılığın qarşısının alınması istiqamətində zəruri tədbirlər görülmüşdür.

        Hesabat ilində dövlət büdcəsində nəzərdə tutulan vəsait çərçivəsində ümumi mühafizədə olan arxiv fondu sənədlərinin 70%-ə yaxın hissəsinin mühafizə olunduğu Respublika tabeli  dövlət arxivlərinin və Dövlət Arxivinin  Bakı filialının yerləşdiyi  11.395 m2 sahəyə malik mühafizəxanaların isitmə-soyutma, havalandırma, avtomatik qazla yanğınsöndürmə qurğularının, siqnalizasiya sistemlərinin fasiləsiz fəaliyyəti təmin edilməklə   dövlət mühafizəsində olan 1.700.000-dən artıq saxlama vahidi qiymətli arxiv sənədinin, 400 mindən artıq kinofotofono materialın etibarlı mühafizəsi üçün texniki normalara və tələblərə uyğun şərait yaradılmışdır.  Milli arxiv fondu sənədlərinin mühafizəsi və istifadəsi sahəsində görülən işlərin səmərəliliyinin artırılması, arxiv işinin texniki yeniliklərə uyğun modernləşdirilməsi  məqsədilə Vahid Elektron Arxiv İnformasiya Sistemi formalaşdırılmış və Sistemin tam şəkildə istismara verilməsi üçün zəruri təşkilatı-hüquqi tədbirlərin həyata keçirilməsi həyata keçirilmişdir. İdarənin aidiyyəti struktur bölmələri tərəfindən VEAİS-nin Əsasnaməsinin layihəsi hazırlanmış və hazırda dövlət qurumlarında razılaşdırılma mərhələsindədir.

           2024-cü ildə Dövlət Arxivi Şamaxı filialında aparılan əsaslı təmir işləri tam yekunlaşdırılmaqla istismara verilmiş, arxiv isitmə-soyutma, havalandırma, yanğından mühafizə sistemləri, müşahidə kameraları, dəmir qəfəsələr  və digər zəruri avadanlıqlarla təchiz edilmiş və arxiv sənədlərinin mühafizəsi tələblərinə və rejim qaydalarına uyğunlaşdırılmışdır. Filialda aparılan təmir-yenidənqurma işləri əməkdaşların  iş şəraitini əhəmiyyətli dərəcədə yaxşılaşdırmış və mühafizəxananın ümumi sənəd tutumunu xeyli artırmışdır. Eyni zamanda Dövlət Arxivinin arxiv  sənədlərinin cildlənməsi və bərpası üzrə Mərkəzi Laboratoriyasının istehsalat  şəraitinin yaxşılaşdırılması məqsədilə H. Zərdabi prospekti 593 ünvanında  yerləşən dövlət arxivlərinin binasının sahəsi 301 m2 olan yardımçı otaqları əsaslı təmir edilərək Mərkəzi Laborotoriya üçün uyğunlaşdırılmış və əməkdaşlara  müasir tələblərə uyğun əmək şəraiti yaradılmaqla laboratoriyanın funksionallığı artırılmışdır. Eyni zamanda DA-nin mühafizəxanalarının sənəd tutumunun genişləndirilməsi təmin edilmişdir. 

           DA Sumqayıt filialına, o cümlədən İdarənin balansında olmayan binalarda yerləşən filiallara  arxiv binalarının tikilməsi ilə bağlı təkliflər  Dövlət İnvestisiya Proqramına daxil edilməsi üçün aidiyyəti qurumlara təqdim edilməsinə baxmayaraq  öz təsdiqini tapmamışdır. Sumqayıt filialındakı vəziyyətlə bağlı Nazirlər Kabinetinə təkrar müraciət edilmiş və  Nazirlər Kabinetinin müvafiq tapşırığına əsasən İqtisadiyyat Nazirliyi yanında Əmlak Məsələləri Dövlət Xidməti Dövlət Arxivi Sumqayıt filialına Şəhər İcra Hakimiyyətinin balansında olan 560 m2 sahəyə malik qeyri-yaşayış binasını təklif etmişdir. Hazırda təklif olunan binanın İdarənin istifadəsinə verilməsi və arxiv üçün uyğunlaşdırılması istiqamətində aidiyyəti qurumlarla birlikdə işlər aparılır.

           İkili tabelikdə olan Sənədləri dəyişən tərkibli rayon (şəhər) dövlət arxivlərində sənədlərin mühafizəsi şəraitinin yaxşılaşdırılması məqsədilə Dövlət Proqramının 6.3.1-ci yarımbəndinin birgə icraçıları olan İqtisadiyyat Nazirliyinin və yerli icra hakimiyyəti orqanlarının nümayəndələri ilə birlikdə tədbirlər görülür. Yerli icra hakimiyyəti orqanlarından daxil olan müraciətlər əsasında  8 rayon (şəhər) dövlət arxivinə (Sabirabad, Masallı, Goranboy, Ağcabədi və s) 50 min s/v tutumlu yeni arxiv binaların tikilməsi, digərlərinin əsaslı təmir edilərək arxiv üçün uyğunlaşdırılması və ya uyğun binalara köçürülməsi ilə bağlı  təkliflər və iqtisadi əsaslandırma hazırlanaraq İqtisadiyyat Nazirliyinə və digər dövlət orqanlarına təqdim edilmiş və hazırda baxılmaqdadır. 2024-cü ildə bir sıra rayon arxivlərində cari təmir işləri görülmüş, 2020-ci illə müqayisədə bəzi rayon dövlət arxivlərinin maddi-texniki bazası qismən möhkəmləndirilmiş, mühafizəxanaların ümumi həcmi  genişləndirilmişdir. Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında, xüsusi ilə rayon (şəhər) dövlət arxivlərinin kadr təminatının yaxşılaşdırılması məqsədilə işə cəlb edilmiş sosial işçilərlə bağlı layihə başa çatması səbəbindən yaranan çətinliklərin aradan qaldırılması məqsədilə, DAXT işçilərinin say həddinin artırılması ilə bağlı müvafiq dövlət qurumlarına edilən müraciətlər və hazırlanmış təkliflər bu günə kimi öz həllini tapmamışdır. İdarə bu sahədə müsbət nəticə əldə etmək üçün zəruri addımlar atmaqda davam edir. 

           2024-cü ildə Dövlət Proqramının 6.1.3. bəndinə uyğun olaraq arxiv sahəsində çalışan əməkdaşların peşə hazırlığının artırılması məqsədilə təhsil və elm müəssisələri ilə əməkdaşlıq davam etdirilmiş, təsdiq edilmiş təlim proqramına müvafiq olaraq müxtəlif mövzularda 14-ə yaxın təlim və seminar təşkil edilmiş, dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında 7 ali və orta ixtisas müəssisəsinin 300 nəfərdən çox tələbəsinin istehsalat təcrübəsi keçməsi  üçün lazımi şərait yaradılmışdır.        

           Beynəlxalq əməkdaşlıq: 2024-cü ildə Milli Arxiv İdarəsi beynəlxalq əməkdaşlıq çərçivəsində xarici ölkələrin dövlət arxivləri və ixtisaslaşmış arxiv təşkilatları ilə əməkdaşlıq əlaqələrini daha da genişləndirmiş, bir sıra xarici ölkələrin  rəsmi şəxsləri ilə görüşlər keçirilmiş, ikitərəfli və çoxtərəfli əməkdaşlıq məsələləri müzakirə edilmişdir.

      Azərbaycan Respublikasının Prezidenti İlham Əliyev və Qırğız Respublikasının Prezidenti Sadır Japarovun iştirakı ilə 2024-cü ildə  “Qırğız Respublikasının Rəqəmsal İnkişaf Nazirliyi ilə Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi arasında arxiv işi sahəsində əməkdaşlıq haqqında Anlaşma Memorandumu” imzalanıb.  Adıçəkilən sənədi Qırğız Respublikası tərəfindən Qırğız Respublikasının rəqəmsal inkişaf naziri, Azərbaycan Respublikası tərəfindən Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin rəisi imzalamışlar.

             Hesabat ilində xarici ölkələrin dövlət arxiv xidməti təşkilatları ilə ikitərəfli əməkdaşlığın genişləndirilməsi istiqamətində müzakirələr aparılmış, görüşlər keçirilmişdir. Türkiyə Böyük Millət Məclisinin, Qazaxıstan Respublikasının Mərkəzi Dövlət Elm və Texnika Sənədləri Arxivinin nümayəndə heyətləri, Macarıstanın Rusiya Federasiyasındakı Səfirliyinin elm və arxiv məsələləri üzrə 3-cü katibi, Rusiya Federasiyasının Prezidenti yanında Rusiya Xalq Təsərrüfatı və Dövlət Qulluğu Akademiyasının nümayəndələri Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsində olmuşlar,  onlara respublikamızın arxiv xidməti təşkilatlarında  görülən işlər barədə məlumat verilmiş, əməkdaşlıq    perspektivləri  və  təcrübə mübadiləsi məsələləri müzakirə olunmuşdur.

               Macarıstan və Özbəkistan respublikaları ilə imzalanmış arxiv işi sahəsində əməkdaşlıq sazişinin müddəalarının icrası istiqamətində tədbirlər həyata keçirilmişdir. Özbəkistanın və Azərbaycanın dövlət kino-foto sənədləri arxivlərinin birgə əməkdaşlığı ilə hər iki ölkənin ümumi tarixi və mədəniyyətinə aid foto sənədlər əsasında “Foto albom”un hazırlanması layihəsi icra edilib. Cari ilin aprel ayında Daşkənddə, iyun ayında isə Bakıda həmin layihənin təqdimatının həyata keçirilməsi planlaşdırılır. Eyni zamanda Macarıstanın və Azərbaycanın    dövlət arxivlərində hər iki ölkənin  mədəniyyətinə və tarixinə dair arxiv sənədlərinin aşkar edilməsi, arxiv siyahılarının hazırlanması işləri həyata keçirilmiş və Macarıstan tərəfi məlumatlarla zəngin geniş siyahını təqdim etmişdir.

            Bolqarıstan ilə arxiv işi sahəsində əməkdaşlıq haqqında Saziş layihəsinin yekun mətnlərinin qarşı tərəflə razılaşdırılması, Əlcəzair, Vyetnam və Ukrayna ilə bağlanılacaq Saziş (Memorandum) layihələrinin hazırlanması işləri davam etdirilmişdir. Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi və Qazaxıstan Respublikasının Mədəniyyət və İdman Nazirliyi arasında imzalanmış 3 aprel 2017-ci il tarixli “Arxiv işi sahəsində əməkdaşlıq haqqında Saziş"ə uyğun olaraq respublikamızın dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında  aşkar edilmiş Qazaxıstana aid sənədlərin elekton surətləri və sənədlərin siyahısı  Qazaxıstan Respublikasının Mərkəzi Dövlət Elm və Texnika Sənədləri Arxivinin nümayəndə heyətinə təqdim olunmuşdur. Rusiya Fedarasıyası Tatarıstan Respublikasının dövlət arxivlərində aşkar edilmiş Azərbaycanla bağlı 121 saxlama vahidi arxiv sənədinin  və 21 uçot vahidi kino-foto materialın elektron surətləri və siyahıları ölkəmizə gətirilmiş və aidiyyəti arxivlərdə dövlət qeydiyyatına alınması təmin edilmişdir.

              2024-cü ildə Tacikistan Respublikasının Düşənbə şəhərində MDB ölkələrinin dövlət arxiv xidməti rəhbərlərinin Məşvərət Şurasının XX iclasında  Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin nümayəndəsi iştirak etmişdir.

        Beynəlxalq əməkdaşlıq cərçivəsində təcrübə mübadiləsi və ixtisasartırma məqsədilə əməkdaşlarımızın onlayn formatda  keçirilən  bir sıra beynəlxalq tədbirlərdə (“Arxiv işi və sənədlərlə iş üzrə Ümumrusiya Elmi Tədqiqat İnstitutunun  /ВНИИДАД/ elmi-tədqiqat fəaliyyətinin nəticələri” mövzusunda keçirilən konfransda, “MDB ölkələrinin dövlət arxiv xidməti rəhbərlərinin Məşvərət Şurasının XX iclası”nda, “Kinofotofono sənədləri arxivləri müasir cəmiyyətdə: inkişafın aktual istiqamətləri” mövzusunda keçirilən beynəlxalq elmi-nəzəri konfransda, “MDB iştirakçı dövlətlərin idarə arxivlərində arxiv işinin təşkili və idarəedilmə sistemi” mövzusunda keçirilən iclasında) iştirakı təmin olunmuşdur.

 Milli arxiv fondunun mühafizəsi, elmi-məlumat vasitələrinin yaradılması və təkmilləşdirilməsi 

Milli arxiv fondunun mühafizəsi, elmi-məlumat vasitələrinin yaradılması və təkmilləşdirilməsi,   dövlət qeydiyyatının aparılması: Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında arxiv fondu sənədlərinin etibarlı mühafizəsi məqsədilə normativ-texniki tələblərə uyğun tədbirlər həyata keçirilmişdir. İstismarda olan arxiv binalarının mövcud vəziyyəti, sahəsi, sənəd tutumu, doluluq dərəcəsi və s göstəricilər üzrə məlumatlar təhlil edilərək, İdarənin balansında olan dövlət arxivlərinin və dövlət arxivi filiallarının binalarının texniki təchizatının yaxşılaşdırılması, sənəd tutumunun artırılması, mühafizə rejiminin və sanitar qaydalarının normalara uyğunluğu təmin edilmiş, dövlət mühafizəsində olan Milli arxiv fondu sənədlərinin etibarlı mühafizəsi məqsədilə sənədlərlə aparılan kompleks bərpa-profilaktik  işlər davam etdirilmişdir. Belə ki, 2024-cü ildə dövlət arxiv xidməti təşkilatları tərəfindən fiziki aşınmaya məruz qalmış 80.931 (98%)  vərəq arxiv sənədi bərpa edilmiş, 63.942 iş (97%) cildlənmiş və tikilmiş, 56.485 (102%) saxlama vahidi qutulaşdırılmışdır. Bu sahədə icrası proqnozlaşdırılan göstəricilər ümumən 100%-dən artıq yerinə yetirilmişdir  (82.642 vərəq kağız əsaslı sənədin bərpası və 65.690 saxlama vahidinin tikilməsi və cildlənməsi, 55.289 saxlama vahidi sənədin qutulaşdırılması).  Hesabat ilində dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında  sənədlərin mövcudluğunun yoxlanılması və vəziyyətinin öyrənilməsi məqsədilə əlavə tədbirlər həyata keçirilmişdir. İl ərzində 438.475 kağız əsaslı, 3315 kino, 34090 foto, 8102 fono, 566 video (cəmi 464.548) sənədin mövcudluğu yoxlanılmışdır. Nəticədə 60 s/v aşkar edilərək müvafiq fondlara daxil edilmiş, qeydiyyat sənədlərində aşkar edilmiş 3249 texniki səhv (uyğunsuzluq)  müvafiq qaydaların tələblərinə uyğun rəsmiləşdirilmə aparılmaqla aradan qaldırılmışdır. Həmçinin mətni solmuş və fiziki aşınmaya məruz qalmış sənədlər müəyyən edilərək bərpası və konservasiyası təmin edilmişdir. Sənədlərin mühafizəsinin təmin edilməsinə dair proqnozlaşdırılmış göstəricilərin (sənədlərin mövcudluğunun yoxlanılması, sənədlərin bərpası və tikilməsi, qutulaşdırılması) icrası üzrə DƏİA, DETSA, DTA, DKFSA, ARDA Ağdam (ona tabe rayon dövlət arxivlərinin), Gəncə (ona tabe rayon dövlət arxivlərinin), Göyçay (ona tabe rayon dövlət arxivlərinin), Quba (ona tabe rayon dövlət arxivlərinin), Lənkəran (ona tabe rayon dövlət arxivlərinin), Mingəçevir, Şirvan, Şamaxı (ona tabe rayon dövlət arxivlərinin), Şəmkir, Şəki və Yevlax (ona tabe rayon dövlət arxivlərinin) filiallarının nəticələri daha yaxşı olmuşdur.  Ümumilikdə sənədlərin mühafizəsi üzrə kino-foto sənədlərin konservasiya-profilaktiki cəhətdən işlənməsi 100 faiz, xüsusi qiymətli sənədlərin aşkar edilməsi və sığorta fondunun yaradılması 100 faizdən çox yerinə yetirilmişdir. Lakin bu sahədə bəzi dövlət arxivlərində iş növlərinin kəsrlə icra edildiyi müəyyən olunmuşdur. ARDA, Naxç.MR DA, Sumqayıt, Salyan filiallarında müxtəlif səbəblərdən (səbəb: sorğularların çoxluğu, xüsusi dövlət tapşırığının icrası,  Sumqayıt filialında  texniki şəraitin mürəkkəbliyi və s.)  bu sahə üzrə işlər kəsrlə yerinə yetirilmişdir. Sumqayıt filialında arxiv sənədlərin mühafizəsinin təşkili, arxiv fondlarının mühafizəxanalarda qaydalara uyğun yerləşdirilməsi, qutulaşdırılması işlərində ciddi nöqsanlara yol verilmişdir. Eyni zamanda DSYA-də video sənədlərin sığorta fondunun yaradılması, fono sənədlərin konservasiya-profilaktiki cəhətdən işlənməsi, uçot-təsvir kitablarının təkmilləşdirilməsi üzrə proqnozlaşdırılan göstəricilər kəsrlə yerinə yetirilmişdir (Səbəb olaraq sığorta nüsxəsi yaradılmalı olan sənədlərin yekunlaşması, fono lentlərin zədələnmə təhlükəsi və s. ilə izah edilir ). Aparılan təhlillər göstərir ki, adıçəkilən arxivlərdə işin təşkili və əməyin bölgüsü düzgün aparılmamış, planlaşdırılan işlərin icrasına lazımi vaxt ayrılmamışdır. Arxivin rəhbərlərinə mövcud vəziyyətin aradan qaldırılması, arxivdə işin təşkilində yol verilmiş çatışmazlıqların qısa müddətdə aradan qaldırılması tapşırılmışdır.

            Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında həyata keçirilən mühüm işlərdən biri də  MAF sənədlərinə elmi-məlumat aparatının yaradılması və mövcud elmi-məlumat aparatının təkmilləşdirilməsidir. Hesabat ilində 18.301 işin təsviri proqnozlaşdırılmış və idarəçilik, şəxsi mənşəli, elmi-texniki, fonovideo sənədlər üzrə 11.869 sənədin təsviri aparılmışdır (Plan 65% icra edilib, səbəb sorğuların plandan artıq daxil olması, Şamaxı filialında təmir işlərinin aparılması ilə izah edilir). Arxivlərdə informasiya-axtarış imkanının genişləndirilməsi məqsədilə 56 mindən çox (plan 46323) işin siyahısı təkmilləşdirilmiş (DTA, DƏİA, ARDA Lənkəran, Mingəçevir, Gəncə, Göyçay, Füzuli, Yevlax, Salyan filiallarının, Goranboy, Şabran rayon dövlət arxivlərinin nəticələri daha yaxşı olmuşdur). Dövlət mühafizəsində olan 20 mindən çox (plan 41540) işin ekspertizası aparılaraq siyahıları yenidən işlənmiş və İdarənin MEYK-də təsdiq olunmuşdur. ARDA Quba (123%) və Şirvan (100 %-dən çox) filiallarında  siyahıların yenidən işlənməsi planda nəzərdə tutulduğundan artıq yerinə yetirilmiş, ARDA, Mingəçevir, Gəncə, Göyçay, Sumqayıt, Salyan, Şamaxı, Yevlax filiallarında, Ağsu, Qobustan, Kürdəmir, Bərdə Tərtər, Xocalı rayon dövlət arxivlərində sosial-hüquq xarakterli sorğuların daha çox olması, ARDA sənədlərin elektronlaşdırılması və digər tədbirlərə daha çox vaxt sərf etməsi səbəbindən  müvafiq sahə üzrə proqnozlaşdırılan göstəricilər icra edilməmişdir.

            Hesabat ilində arxiv  sənədlərinin kataloqlaşdırılması məqsədilə  34.165 adlı və tematik kataloq vərəqi (plan 24647 kartoçka, 138%-dən çox) tərtib olunmuşdur.  Bu göstərici üzrə  DƏİA, DKFSA, ARDA  Lənkəran, Mingəçevir, Yevlax, Göyçay, Şəmkir filiallarının nəticələri daha  yaxşı olmuşdur.

Cari ildə İdarənin Elmi-Məlumat Kitabxanasında əsasnaməyə uyğun olaraq tədqiqatçılara elmi araşdırmaların aparılması üçün zəruri şərait yaradılmış, onlarla tədqiqatçıya  tələb olunan elmi vəsaitlər təqdim edilməklə keyfiyyətli arxiv xidmətləri göstərilmişdir. Hesabat ilində Elmi-Məlumat Kitabxanasının  fondlarında mühafizə olunan kitab, qəzet və jurnalların mövcudluğunun yoxlanılması işi davam etdirilmişdir.

       Dövlət qeydiyyatının aparılması: 2024-cü ildə qanunvericiliyə uyğun olaraq Milli arxiv fondu sənədlərinin mərkəzləşdirilmiş dövlət qeydiyyatının aparılması  və Respublika fond kataloqu üzrə məlumatların yenilənməsi təmin edilmişdir. Hesabat ilində Respublika dövlət arxivlərində və filiallarda 85, rayon (şəhər) dövlət arxivlərində 31, NMR DA-lərində 9,  bütövlükdə  125  yeni arxiv fondu dövlət qeydiyyatına alınmışdır. Həmçinin 668 fond üzrə 94 minə yaxın işin sərlövhəsi təsvir edilərək elektron sistemdə qeydiyyatı təmin edilmişdir. İl ərzində arxiv fondlarının tərkibində və həcmində baş vermiş dəyişikliklərə uyğun olaraq Respublika fond kataloquna daxil edilmiş fond vərəqlərində zəruri dəyişiklilərin aparılması həyata keçirilmiş, o cümlədən müvafiq göstəricilərin EAMS-dakı rəqəmlərlə  uyğunluğunun yoxlanılması təmin edilmişdir.  

          2025-cü il yanvarın 1-i vəziyyətinə respublikamızın dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında 16.721 arxiv fondu üzrə  3.490.660 kağız əsaslı  saxlama vahidi, 27.918 kinosənəd, 459.851 fotosənəd, 41.016 fonosənəd, 9.250 videosənəd,  44.804 çap məhsulu kitab, 21.897 elmi jurnal, 12.691 cild qəzet, 791 ədəd digər növ çap məhsulu  qeydiyyata alınaraq mühafizə olunur. 

Milli arxiv fondu sənədlərinin komplektləşdirilməsi, arxiv fondu sənədlərinin  dəyərinin ekspertizası və idarə arxivləri ilə  işin təşkili           

          2024-cü ildə  dövlət arxivlərinin qarşısında duran əsas vəzifələrdən biri də Milli arxiv fondu sənədlərinin dövlət mühafizəsinə qəbulu işinin təşkil edilməsi olmuşdur. Hesabat ilində respublikamızın dövlət arxivlərinə, filiallara və rayon dövlət arxivlərinə (o cümlədən Naxçıvan Muxtar Respublikasının dövlət arxivlərinə) idarə arxivlərindən, o cümlədən ləğv olunmuş təşkilatlardan 42.495 saxlama vahidi idarəçilik sənədi olmaqla, bütövlükdə  51.426 saxlama vahidi elmi-texniki, audiovizual və şəxsi mənşəli arxiv sənədlərinin  qəbulu planlaşdırılmışdır. İl ərzində dövlət mühafizəsinə 40.509 saxlama vahidi kağız əsaslı sənəd, 123 kino, 3501 foto, 430 fono, 693 video sənəd (cəmi 45.256 saxlama vahidi) qəbul edilmişdir. Sənədlər əsasən Nazirlər Kabinetindən, Dövlət Gömrük Komitəsindən, Hesablama Palatasından, Əmək və Əhalinin Sosial Müdafiəsi Nazirliyindən, “Azneft” İstehsalat Birliyindən, “AzərTac” İA-dan (kono-fotosənədlər) Ədliyyə Nazirliyi yanında VVAQ İdarəsindən, Yuğ Teatrından, rayon (şəhər) icra hakimiyyəti orqanlarından, bələdiyyələrdən və digər təşkilatlardan müvafiq arxivlərə qəbul edilmişdir. Eyni zamanda görkəmli şəxslərin, rejissor Ələkbər Kazımovskinin, professor İqrar Əliyevin və s. şəxsi arxiv fondu sənədlərinin dövlət mühafizəsinə qəbulu həyata keçirilmişdir. Bütövlükdə qəbul üzrə proqnozlaşdırılan göstərici 88%, o cümlədən idarəçilik sənədlərinin qəbulu üzrə proqnozlaşdırılan illik göstərici 84%, elmi-texniki sənədlər üzrə 111%, kino 164% və foto sənədlər üzrə 100%  yerinə yetirilmişdir. Həmçinin Şəki, Salyan, Yevlax filialına tabeliyində olan  dəyişən tərkibli rayon dövlət arxivlərindən 1741 saxlama vahidi  arxiv sənədi qəbul edilmişdir.  Arxiv fondu sənədlərinin dövlət mühafizəsinə qəbulu üzrə DETSA, DKFSA, DA Gəncə, Quba, Lənkəran, Şəki, Şirvan, Sumqayıt və Yevlax filialında və NMRDA-da illik proqnozlaşdırılan göstərici yerinə yetirilmiş, ARDA, DƏİA,  DA Bakı, Şamaxı filiallarında qeyd olunan obyektiv səbəblərlə bağlı (mühafizəxanalarda yer olmaması, təmir getməsi, sorğuların çox olması və xidmətlə əlaqəli ödənişin edilməməsi və s. səbəbindən), Ağdam, Füzuli və Salyan filiallarında qeyri müəyyən səbəblərdən kəsrlə icra edilmişdir.  

        2024-cü ildə dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında mühafizə olunan arxiv sənədlərinin elmi tutumunun artırılması, saxlama müddəti bitmiş və elmi-tarixi, əməli əhəmiyyətə malik olmayan sənədlərin aşkar edilməsi məqsədilə 41.540 saxlama vahidinin dəyərinin ekspertizasının keçirilməsi nəzərdə tutulmuşdur. Bu məqsədlə ARDA Quba, Şirvan filiallarında ekspertizaya ehtiyacı olan fondlar müəyyən edilərək işlər aparılmışdır. Mingəçevir, Salyan, Göyçay filialı və  əməli cəhətdən tabeliyində olan Qəbələ, Zərdab, rayon dövlət arxivlərində qismən, Gəncə, Sumqayıt, Yevlax filiallarında, Bərdə, Tərtər, Xocalı, Ucar, İsmayıllı, Ağsu, Qobustan, Kürdəmir rayon dövlət arxivlərində isə ümumiyyətlə yerinə yetirilməmişdir. Səbəb olaraq iş qüvvəsinin azlığı, sənədlərin rus dilində olması  və s göstərilir.  Nəzərə almaq lazımdır ki, işin planlaşdırılması zamanı  ekspertizaya ehtiyacı olan fondlar müəyyən edilir və arxivin əmək resursları nəzərə alınmaqla  iş planlaşdırılır. Ekspertiza planına tərkibində daha çox saxlanılma müddətləri başa çatmış (işçi heyətə aid sənədlər) və təkrarlanan  sənədlər olan fondlar daxil edilir. Bununla həm siyahılar yenidən işlənilir, həm də müddəti bitmiş sənədlər qeydiyyatdan çıxarılır, arxiv sənədlərinin mühafizə şəraitinin optimallaşdırılması təmin edilir. Bu vacib iş növünün planlaşdırılması və icrasına düzgün yanaşılması tələb olunur.  Hesabat ilində dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında bütövlükdə 20.929 saxlama vahidinin dəyərinin ekspertizası keçirilmiş, 7.206 daimi, 13.723 işçi heyət üzrə işin yenidən işlənmiş siyahıları  AR MAİ-nin MEYK-də təsdiq edilmişdir.

          Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin Mərkəzi Ekspert Yoxlama Komissiyası (bundan sonra MEYK) hesabat ilində öz işini əsasnaməyə uyğun davam etdirərək Komissiyanın 4 iclasını keçirmişdir. Komissiyanın iclaslarında  Dövlət Arxivinin Gəncə, Göyçay, Mingəçevir, Salyan, Şəki və Yevlax filiallarında mühafizə olunan arxiv fondu sənədlərinin dəyərinin ekspertizası nəticəsində yenidən işlənmiş arxiv siyahılarına və saxlanılma müddəti başa çatmış işlərin  qeydiyyatdan çıxarılması barədə akta  baxılaraq təsdiq edilmişdir.  Hesabat ilində  MEYK-də Dövlət Arxivinin filiallarından və rayon dövlət arxivlərindən təqdim olunan sənədlərlə (akt, siyahı və s.) yanaşı, digər dövlət orqanlarından daxil olan siyahılara, sənədlərə  baxılmış, müvafiq qaydalara uyğun qərarlar qəbul edilmişdir. 

          2024-cü ildə Azərbaycan Respublikası dövlət arxivlərində və Dövlət Arxivi filiallarında fəaliyyət göstərən  Ekspert Yoxlama Komissiyalarında (bundan sonra- EYK) idarə, müəssisə və təşkilatlardan təqdim edilən, habelə arxivin əməkdaşları tərəfindən hazırlanan 104 mindən artıq işin siyahılarına və akta  baxılmışdır.

          Hesabat ilində “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununda edilən dəyişikliyə  uyğun olaraq ləğvetmə prosesində olan hüquqi şəxslərin müraciəti əsasında 260 təşkilata qanunvericilikdə müəyyən edilmiş qaydada arayışın verilməsi, eyni zamanda 38 hüquqi şəxsin faəliyyəti nəticəsində yaranmış arxiv fondu sənədlərinin MAF-a aid hissəsinin müvafiq dövlət arxivlərinə qəbul edilməsi təmin olunmuşdur.

         Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi yanında təsərrüfat hesablı müəssisə kimi fəaliyyət göstərən  İdarə Sənədlərini Qaydaya Salan Mərkəzə 190 təşkilatdan müraciət daxil olmuş, hesabat ilində 154 təşkilata (Azərbaycan Respublikasının Nazirlər Kabineti, AR Ali Məhkəmə, Maliyyə Nazirliyi, ƏƏSMN, Mədəniyyət Nazirliyi və s.) arxiv işinin təşkili, sənədlərin elmi-texniki cəhətdən işlənilərək qaydaya salınması və digər  sahələr üzrə arxiv xidmətləri göstərilmiş, elmi-texniki cəhətdən qaydaya salınması üçün 330 mindən artıq işə baxılmış, 6493 daimi saxlama müddətli, 4814 işçi heyətə aid, 1868 müvəqqəti saxlanılma müddətli işin arxiv siyahıları hazırlanmış, müddəti başa çatmış, elmi-tarixi və əməli əhəmiyyətini itirmiş 321.659 iş seçilərək məhv edilmək üçün ayrılması barədə akt tərtib edilmişdir.

         Hesabat ilində dövlət arxiv xidməti təşkilatları Milli arxiv fondunun komplektləşdirmə mənbəyi olan 743 təşkilatın idarə arxivinə elmi-metodiki köməklik və  nəzarət məqsədilə yoxlama-baxış keçirmiş, arxiv işinin təşkili istiqamətində onlara öz tövsiyyə və təkliflərini vermişlər. Hazırda DA-lərinin komplektləşdirmə mənbəyi olan təşkilatların siyahısında 6.487 təşkilat vardır.  Ölkə başçısının müvafiq Fərmanı ilə respublikamızda fəaliyyət göstərən bələdiyyələrin birləşdirilməsi yolu ilə yenidən təşkili dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının komplektləşdirmə mənbəyi olan təşkilatların siyahısına yenidən baxılmasını zəruri etmişdir. Bu səbəbdən cari ildə müvafiq siyahılarda zəruri dəyişiklər edilərək təsdiq edilməsi nəzərə alınmalıdır.

 Milli arxiv fondu sənədlərindən istifadə və istifadəçilərin informasiya təminatı         

Milli arxiv fondu sənədlərindən istifadə: 2024-cü ildə respublika dövlət arxivlərinin qarşısında duran əsas vəzifələrdən biri də Milli arxiv fondu sənədlərindən istifadə və nəşr işinin təşkili olmuşdur. MAF haqqında edilən dəyişikliyə uyğun olaraq, hesabat ilində ilk dəfə  hüquqi və fiziki şəxslərə  ödənişli arxiv xidmətlərinin göstərilməsinə başlanılmışdır. Tətbiq edilən yenilik xidmətin keyfiyyətinə və arxiv sənədlərindən səmərəli istifadə edilməsinə müsbət təsir etmiş, daxil olan müraciətlərdə əvvəlki illərlə müqayisədə artma müşahidə edilmişdir. Belə ki, hesabat ilində 975 tematik, 39.509 sosial-hüquq xarakterli sorğuların daxil olması proqnozlaşdırılmasına baxmayaraq, il ərzində dövlət arxiv xidməti təşkilatlarına Azərbaycan və xarici ölkə vətəndaşlarından 45.339  sosial-hüquq xarakterli sorğu (115%), o cümlədən idarə və təşkilatlardan 372 tematik sorğu (38%) daxil olmuş və icra edilmişdir.

Dövlət arxivlərinin oxu zallarında 408 tədqiqatçıya zəruri arxiv xidməti göstərilmiş, onlara tələbnamə əsasında 63.414 saxlama vahidi (o cümlədən foto sənəd) arxiv sənədi verilmiş, 600-dən artıq kinovideo material montaj stolunda və köçürmə qurğularında vizual baxış üçün tədqiqtçılara təqdim edilmişdir.

            Daxil olan müraciətlərə uyğun olaraq  müxtəlif mövzu və məsələlərlə bağlı  27 məlumat xarakterli məktub (plan 32) hazırlanmış,  arxivin əməkdaşları müxtəlif televiziya-radio verilişlərinin hazırlanmasında  iştirakı təmin edilmişdir.

          Hesabat ilində dövlət arxiv xidməti təşkilatları tərəfindən  Ermənistan Respublikasının işğalı nəticəsində ölkəmizə dəymiş zərərin qiymətləndirilməsində, ərazilərin bərpasında mühüm əhəmiyyət kəsb edən sənədlərin aşkar edilməsi, qeydiyyatı işləri davam etdirilmişdir. 

           Hesabat ilində arxiv sənədlərinin sosial-mədəni əhəmiyyətinin geniş ictimaiyyətə çatdırılması, əhalinin keçmiş tariximizlə bağlı informasiyaya olan tələbatının ödənilməsi və mədəni-maarifçilik məqsədləri üçün tədbirlər həyata keçirilmiş, dövlət mühafizəsində olan nadir sənədlər əsasında müasir dövr üçün aktual olan mövzular üzrə  15 (plan 29) sənəd sərgisi (3-ü virtual olmaqla)  (müxtəlif səbəblərdən –sorğuların çoxluğu təşkil olunmuşdur.  Xüsusilə öz aktuallığı və məlumat zənginliyi ilə  seçilən “Baykal-Amur Magistralı və Heydər Əliyev müstəsnalığı”, “Latışlar Azərbaycanda”, “Süleyman Ələsgərov – 100 il” adlı virtual sənəd sərgiləri “Zakir Mirzəyev-80”, “Naxçıvan Muxtar Respublikası-100 il” adlı videoxülasələr geniş ictimaiyyətə təqdim olunmuşdur.

             2024-cü ildə dövlət arxivlərinin elmi-nəşriyyat  fəaliyyətinə xüsusi yer verilmişdir. Hesabat dövründə  “XIX əsrin sonu XX əsrin əvvəllərində Azərbaycanda maarif”, “Əsrə bərabər 20 il” və “Qrammafon vallarında qorunan səs xəzinəmiz”  mövzularında  sənəd toplularının hazırlanması üçün sənədlərin aşkar edilməsi, seçilməsi, onların arxeoqrafik tərtibatı və elmi-məlumat aparatının yaradılması işləri həyata keçirilmiş və onların müvafiq sənədlər üçün seçilmiş nəşr formalarına uyğun çapa hazırlanması təmin edilmişdir.

            Bütövlükdə cari ildə dövlət arxivlərimizdə müxtəlif mövzularda 33 tematik  siyahı, fond göstəriciləri, xülasələr hazırlanmışdır. Dövri mətbuatda, elektron resurslarda müxtəlif mövzularda 60 məqalə (plan 95 məqalə, 63% yerinə yetirilmişdir)  dərc edilmiş, arxiv əməkdaşlarının iştirakı ilə 6 (plan 18, icra-33%) teleradio verilişi hazırlanmışdır.  

            Arxiv işi və arxiv sənədləri ilə geniş ictimaiyyəti daha yaxından tanış etmək məqsədilə hesabat ilində  Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin təşkilatçılığı ilə dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında (DA Şirvan, Gəncə, Quba, Şəki və s. filiallarda)  görkəmli ictimai və mədəniyyət xadimləri,  şəhid ailələrin üzvləri, müharibə və əmək veteranları, tələbə və şagirdlərlə görüşlər, ekskursiyalar və açıq qapı günləri təşkil edilmişdir.  Beynəlxalq Arxivlər Günü çərçivəsində İdarənin və dövlət arxivlərinin  əməkdaşlığı ilə Azərbaycan Milli İncəsənət Muzeyində “İdarə, təşkilat və müəssisələrdə arxiv işinin təşkili” mövzusunda keçirilən tədbirdə  əməkdaşlarımızın fəal iştirakı təmin edilmişdir. 

Bütövlükdə hesabat ili üçün MAF sənədlərindən istifadə sahəsində içrası proqnozlaşdırılmış iş növlərinin yerinə yetirilməsində ARDA, DTA, DA Bakı, Gəncə, Quba, Lənkəran, Sumqayıt, Şamaxı filialları (sosial-hüquq xarakterli sorğuların icrası üzrə), DKFSA (tematik sorğular üzrə) göstəriciləri daha yaxşı olmuşdur.

            İstifadəçilərin informasiya təminatı və rəqəmsallaşdırma: 2024-cü ildə dövlət arxivlərinin fəaliyyətində avtomatlaşdırılmış texnologiyaların tətbiqi və mövcud sistemlərin fəaliyyətinin daha da təkmilləşdirilməsi həyata keçirilmişdir. Belə ki, İdarə aparatı  ilə daha əvvəl Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminə qoşulmuş dövlət arxivləri arasında inteqrasiya təmin edilmişdir. Həmçinin Bakı şəhərində fəaliyyət göstərən “ASAN Xidmət” Mərkəzlərinin “Arxiv arayışlarının verilməsi bölmə”lərinin Milli Arxiv İdarəsinin vahid elektron sənəd dövriyyəsi sisteminə inteqrasiyası təmin olunmuşdur. Müvafiq qanunvericiliyin tələblərinə uyğun olaraq  İdarənin sənəd dövriyyəsi sisteminin Rəqəmsal İnkişaf və Nəqliyyat Nazirliyinin idarələrarası sənəd dövriyyəsi altsisteminə inteqrasiyası təmin ollunmuşdur. Milli Arxiv İdarəsinin təqdim etdiyi dövlət xidmətləri üzrə xidmətin keyfiyyətinin yüksəldilməsi və “ASAN Xidmət” indeksinə uyğun vətəndaşlara xidmət göstərilməsi məqsədilə “ASAN Xİdmət” Mərkəzlərinin fəaliyyət göstərdiyi inzibati ərazi vahidlərində arxiv məlumatlarının alınması üzrə xidmətlərin yalnız sözügedən mərkəzlərdə həyata keçirilməsi təmin edilmişdir. Hesabat ilində bilavasitə “ASAN Xidmət” Mərkəzlərindən daxil olan  16 mindən çox sosial-hüquq və tematik xarakterli sorğunun icrası təmin edilmişdir.

           Milli Arxiv İdarəsinin rəsmi internet səhifəsinin, həmçinin sosial  şəbəkələrində olan rəsmi hesabların daimi yenilənməsi və aktivliyi təmin edilmiş, onların illik istifadəçi (abunəçi) sayı 6 min, baxış sayı  50 mindən artıq olmuşdur.  İdarənin rəsmi saytı vasitəsilə elektron xidmətlərin təqdim edilməsi, respublikamızda arxiv işi sahəsində həyata keçirilən tədbirlərin işıqlandırılması  və   arxiv sənədləri əsasında hazırlanmış məqalə və sərgilərin  geniş ictimaiyyətə çatdırılması işi davam etdirilmişdir.    

            Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin Dövlət informasiya ehtiyatı olan “Elektron Arxiv Məlumat Sistemi” (EAMS) daxilində Respublika dövlət arxivləri, dövlət arxivinin filiallarında mühafizə edilən arxiv fondunun tərkibi, həcmi və əhatə olunduğu dövrlə bağlı  müfəssəl məlumatların yenilənməsi təmin edilmişdir.  2024-cü ildə adıçəkilən elektron arxiv məlumat sisteminə 668 fond üzrə 93.993 saxlama vahidinin təsvir elementləri barədə informasiya yerləşdirilmiş, həmçinin dövlət arxivlərinin məlumat-axtarış sisteminin avtomatlaşdırılması məqsədilə   xarici dildə olan elmi-məlumat vasitələrinin (arxiv siyahıları, kataloq vərəqləri) dövlət dilinə tərcüməsi təmin edilməklə 1541 arxiv siyahısı üzrə 91.313 saxlama vahidinin, 1064 audeovizual sənədin və 1616 çap məhsulunun (kitab, qəzet, jurnal) kataloq vərəqi üzrə soraq-axtarış  məlumatları müvafiq sistemə daxil edilmişdir. Hesabat ilində arxiv fondu sənədlərinin  tarixiliyi və istifadə intensivliyi nəzərə alınaraq diferensial yanaşmaqla 3 milyon vərəqdən çox arxiv sənədinin (yaxud 28.922 saxlama vahidinin)  rəqəmsal nüsxəsi yaradılmış və 16.956 saxlama vahidinin elektron sistemdə  qeydiyyatı aparılmışdır.

           Bütövlükdə Dövlət Proqramı çərçivəsində dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında mühafizə olunan 10 minə yaxın arxiv fondu,18.446 arxiv siyahısınun tərkibi və məzmunu barədə ilkin məlumatlar Elektron Arxiv Məlumat Sisteminə yerləşdirilmiş, 2.674 arxiv fondu üzrə 397.398 saxlama vahidinin ilkin soraq-axtarış məlumatları sistemə daxil edilmiş, arxiv sənədləri üçün tətbiq edilən proqram təminatına uyğun 7 milyon vərəqdən artıq arxiv sənədinin ( yaxud 56.219 saxlama vahidinin) PDF formatında rəqəmsal nüsxəsi yaradılmış və 31.864 saxlama vahidin sistemdə qeydiyyatı aparılmışdır. Bu sahədə DA, DTA,  Göyçay, Yevlax göstəriciləri daha yüksək olmuşdur.    

           Hesabat ilində vaxtilə ölkəmizin hüdudlarında fəaliyyət göstərmiş, ləğv edilən və ya idarəetmə forması dəyişdirilərək  yenidən təşkil olunan  dövlət və qeyri-dövlət təşkilatlarının arxiv fondu sənədlərinin dövlət mühafizəsinə qəbul edilməyən işçi heyət üzrə sənədlərinin saxlanıldığı  varis  təşkilat və onun yerləşdiyi  məkan haqqında istifadəçilərin informativ şəkildə məlumatlandırılması məqsədilə “Ləğv olunmuş, idarəetmə forması dəyişdirilmiş idarə, müəssisə və təşkilatların arxiv fondları haqqında məlumatın verilməsi” adlı yeni elektron arxiv xidməti təşkil edilmiş və vətəndaşların arxiv məlumatlarına əlçatanlığı təmin olunmuşdur. “Ləğv olunmuş, idarəetmə forması dəyişdirilmiş idarə, müəssisə və təşkilatların arxiv fondları haqqında məlumatın verilməsi” üzrə elektron arxiv  xidməti Milli Arxiv İdarəsinin Elektron Arxiv Məlumat Sisteminin altsistemi kimi formalaşdırılmış və həmin altsistemə 1500-ə yaxın  təşkilatın arxiv fondu sənədləri haqqında ilkin məlumatlar yerləşdirilmişdir.  “Azərbaycan Respublikasında arxiv işinin inkişafına dair 2020-2025-ci illər üzrə Dövlət Proqramı”na uyğun olaraq Hesabat ilində “VAEMS” Vahid Elektron Arxiv Məlumat Sisteminin qurulması və sınaqlarının keçirilməsi istiqamətində işlər yekunlaşdırılmış və müvafiq rəyin alınması üçün aidiyyəti qurumlara zəruri məlumatlar təqdim edilmiş, habelə VEAMS-nin əsasnaməsinin layihəsi hazırlanması işləri davam etdirilmişdir. Eyni zamanda  serverlərin məlumat tutumu 1ptb həcmində genişləndirilməsi, müasir skan avadanlıqların alınması  təmin olunmuşdur.

 Arxiv işində əməyin təşkili və uçotu 

2024-cü ilin plan-hesabat  sənədlərinin təhlili, əməyin uçotu və təşkili üzrə aparılan monitorinq qiymətləndirmələrinin nəticələri  göstərir ki, ötən hesabat ilində  dövlət arxivlərində (filiallarda) görüləcək iş növlərinin icrasına 41.591 iş günü proqnozlaşdırılmış, il ərzində dövlət arxivlərində (filiallarda) faktiki iş vaxtı büdcəsinin ümumi həcmi 34.536 iş günü təşkil etmiş və il ərzində proqnozlaşdırılmış işlərin yerinə yetirilməsinə isə 35.837 iş günü sərf edilmişdir. Beləliklə,  ötən hesabat illində dövlət arxivlərində (filiallarda)  iş vaxtı büdcəsinin səmərəli istifadəsi təmin edilməklə faydalı iş əmsalı bütövlükdə 100% keçmişdir. Bununla yanaşı qeyd etməliyik ki, hesabat ilində bəzi arxivlərdə proqnozlaşdırılan iş günləri ilə  görülmüş işlərə sərf olunan iş günləri arasında xeyli fərq qeydə alınmışdır. Burada işçilərin xəstələnməsi, seçkili orqanlarda təmsil olunması, təhsil məzuniyyətlərində olması kimi obyektiv səbəblər mövcud olmaqla yanaşı, əmək resurslarından qeyri səmərəli istifadə edilməsi halları da mövcuddur. Məsələn, DA-da  bu fərq 1800 iş günü (yəni illik 7 adamın iş günü), DETSA-də 1189 iş günü (illik 4 adamın iş günü), Füzuli filialında 857 gün (illik 3 adamin iş günü), Ağdam filialında 322 iş ğünü ( illik 1,5  adamın iş günü) təşkil etmişdir.  Qeyd olunan arxivlərin rəhbərləri arxivlərdə əməyin təşkili və bölgüsü sahəsində işi düzgün qurmalı, mövcud əmək resurslarının səmərəli istifadəsini təmin etməlidirlər. 

Ümumilikdə respublika üzrə arxivlərin illik mövcud iş günlərindən faydalı istifadə əmsalına görə DKFSA (104%), DƏİA (103%), DA Bakı, Gəncə, Göyçay, Quba, Mingəçevir, Lənkəran, Şəki, Şirvan, Salyan və Yevlax filialları (100%-dən çox) daha yaxşı nəticələr əldə etmişlər.