MAF SƏNƏDLƏRİNİN KOMPLEKTLƏŞDİRMƏSİ, QEYDİYYATI VƏ  İDARƏ ARXİVLƏRİ İLƏ İŞ ŞÖBƏSİ

Şöbə müdiri    CAVADOV CƏMALƏDDİN NƏRİMAN OĞLU

Telefon:          (+99412) 562 94 85

E-mail:            c.cavadov@milliarxiv.gov.az

 MAF SƏNƏDLƏRİNİN KOMPLEKTLƏŞDİRMƏSİ, QEYDİYYATI VƏ  İDARƏ ARXİVLƏRİ İLƏ İŞ ŞÖBƏSİNİN

ƏSASNAMƏSİ

Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin

16.03.2023-cü il tarixli, 3-48/3-Ə/F-29/2023

 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmişdir

1. Ümumi müddəalar

1.1. Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin (bundan sonra-İdarə) struktur bölməsi olan MAF sənədlərinin komplektləşdirilməsi, qeydiyyatı və idarə arxivləri ilə iş şöbəsi (bundan sonra-şöbə) bu Əsasnamə ilə verilən səlahiyyətlər çərçivəsində dövlət arxivlərində, Dövlət Arxivinin filiallarında və rayon dövlət arxivlərində (bundan sonra-dövlət arxivləri) Milli arxiv fondu sənədlərinin komplektləşdirilməsi, qeydiyyatı, ekspertizası sahələrində arxiv işinin idarə olunması tədbirlərini həyata keçirir, dövlət və qeyri dövlət təşkilatlarında, hüquqi şəxslərdə (bundan sonra-təşkilatlar) arxiv işinin qanunvericiliyə uyğun təşkilinə elmi metodiki köməklik göstərir və nəzarət edir.

1.2. Şöbə öz fəaliyyətində Azərbaycan Respublikasının Konstitusiyasını, qanunlarını, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin fərman və sərəncamlarını, Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin qərar və sərəncamlarını, “Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi haqqında Əsasnamə”ni, arxiv işi sahəsində qüvvədə olan digər qanunvericilik aktlarını, İdarənin Kollegiya qərarlarını, İdarə rəisinin əmr və sərəncamlarını və bu Əsasnaməni əldə rəhbər tutur.

2. Şöbənin əsas fəaliyyət istiqamətləri

2.1. Şöbə aşağıdakı istiqamətlərdə fəaliyyət göstərir:

2.1.1. Azərbaycan Respublikası Milli arxiv fondu sənədlərinin dövlət arxivlərində qanunvericiliyə uyğun komplektləşdirilməsi işini təşkil edir və bu sahədəki fəaliyyətə metodiki rəhbərlik və nəzarət edir;

2.1.2. Azərbaycan Respublikasının dövlət arxivlərində arxiv sənədlərinin dövlət qeydiyyatı işinin qanunvericiliyə uyğun həyata keçirilməsinə metodiki rəhbərlik və nəzarət edir, Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil olan sənədlərin mərkəzləşmiş dövlət qeydiyyatını aparır, MAF-a daxil edilən sənədlərin dairəsinin müəyyənləşdirilməsi işini həyata keçirir;

2.1.3. Azərbaycan Respublikasının dövlət, məhkəmə, yerli özünüidarəetmə orqanlarının, müəssisə və təşkilatların, qeyri-hökumət təşkilatlarının, hüquqi şəxslərin arxivində (bundan sonra-idarə arxivi) arxiv işinin qanunvericiliyə uyğun təşkilinə elmi-metodiki köməkliyi və nəzarəti həyata keçirir;

2.1.4. Azərbaycan Respublikasının dövlət arxivlərində ekspert yoxlama komissiyalarının və təşkilatlarda mərkəzi ekspert komissiyalarının (yaxud ekspert komissiyalarının) fəaliyyətlərinin təşkilini təmin edir;

2.1.5. Azərbaycan Respublikasının dövlət arxivlərində və idarə arxivlərində Milli arxiv fondu sənədlərinin dəyərinin ekspertizasının qanunvericiliyə uyğun həyata keçirilməsinə, arxiv sənədlərinin Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil edilməsi və bu tərkibdən çıxarılması qaydalarına əməl olunmasına elmi-metodiki rəhbərlik və nəzarət edir;

2.1.6. Şöbənin fəaliyyət istiqamətləri üzrə cari və prespektiv planları hazırlayır, bu sahədə beynəlxalq təcrübəni öyrənir və tətbiqi ilə əlaqədar təkliflər verir, sahə üzrə normativ hüquqi aktların, sənədlərin saxlanma müddətlərini müəyyən edən nümunəvi və sahə siyahılarının hazırlanmasında iştirak edir;

2.1.7. Qanunvericilikdə müəyyən edilmiş digər istiqamətlərdə fəaliyyət göstərir.

3. Şöbənin vəzifələri

3. Şöbənin bu Əsasnamə ilə müəyyən olunmuş fəaliyyət istiqamətlərindən irəli gələn aşağıdakı vəzifələri vardır:

3.1. Şöbənin fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun beynəlxalq təcrübəni öyrənmək, normativ-hüquqi aktların, metodiki və digər normativ və qeyri-normativ sənədlərin layihələrini hazırlamaq və ya hazırlanmasında iştirak etmək;

3.2. Azərbaycan Respublikasının dövlət arxivlərində və idarə arxivlərində Milli arxiv fonduna məxsus sənədlərin komplektləşdirilməsi, dəyərinin ekspertizası və dövlət qeydiyyatı işinin  inkişaf  perspektivlərini müəyyənləşdirmək;

3.3. Azərbaycan Respublikasının Milli arxiv fonduna daxil olan, özündə xalqın maddi və mənəvi həyatını əks etdirən, tarixi, elmi, sosial, iqtisadi, siyasi, mədəni, bədii və başqa əhəmiyyət kəsb edən arxiv sənədlərinin tərkibini müəyyənləşdirmək, onların dövlət arxivlərinə və idarə arxivlərinə komplektləşdirilməsi işini təşkil və nəzarət etmək, bu istiqamətdə müvafiq tədbirlər görmək;

3.4. Dövlət arxivlərinin komplektləşdirmə mənbələrinin müəyyənləşdirilməsinə,  komplektləşdirmə mənbələri olan təşkilatların siyahılarının və elektron reyestrinin hazırlanmasına  metodiki rəhbərlik və nəzarət etmək;

3.5. Dövlət arxivlərinin iş planlarının şöbənin fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun hissəsini təhlil etmək və bu sahədə proqnozların, tapşırıqların müəyyən edilməsinə dair təkliflər vermək;

3.6. Dövlət arxivlərinin təqdim etdikləri dövri (aylıq, rüblük, yarımillik, illik) hesabat sənədlərinin, həmçinin statistik göstəricilərin, arayışların, cədvəllərin və digər məlumatların şöbənin fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun hissəsinə dair təhlillər aparmaq, ümumiləşdirmək və müvafiq fəaliyyət sahələrinin perspektiv inkişafı, müasirləşdirilməsi və beynəlxalq təcrübəyə uyğunlaşdırılması ilə bağlı təkliflər vermək;

3.7. Azərbaycan Respublikası Milli arxiv fondu sənədlərinin komplektləşdirilməsi, dəyərinin ekspertizası, dövlət mühafizəsi üçün seçilməsi, qeydiyyatı qaydalarına dövlət arxivlərində düzgün əməl olunmasına metodiki rəhbərlik və nəzarət etmək;

3.8. İdarənin Kollegiya qərarlarının, İdarə rəisinin əmr və sərəncamlarının, iş planlarının şöbənin fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun hissəsinin dövlət arxivlərində icrasına nəzarət etmək;

3.9. İdarə rəisinin əmrinə uyğun olaraq, Milli arxiv fondu sənədlərinin komplektləşdirilməsi, dəyərinin ekspertizası, dövlət qeydiyyatı qaydalarına dövlət arxivlərində düzgün əməl olunmasını müəyyənləşdirmək məqsədilə dövlət arxivlərində tematik yoxlamalar keçirmək və ya keçirilən kompleks yoxlamalarda iştirak etmək, nəticəsi barədə hazırlanmış müvafiq sənədləri (arayış, məlumat və s.) aidiyyəti üzrə təqdim etmək;

3.10. Sənədlərin saxlanılma müddətləri göstərilməklə nümunəvi və sahə siyahılarının hazırlanmasında iştirak etmək, dövlət orqanlarının (qurumlarının), bələdiyyə orqanlarının, idarə, müəssisə və təşkilatların hazırladıqları sənədlərin saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi barədə təkliflərə, sahə siyahılarına baxmaq, bu sahədə rəy və təkliflər vermək;

3.11. İdarə arxivlərində arxiv işinin qanunvericiliyə uyğun təşkilinə elmi-metodiki köməklik göstərmək və nəzarət etmək, yoxlama baxışlar keçirmək və təkliflər vermək;

3.12. Ləğv edilmiş hüquqi şəxslərin arxiv fondu sənədlərinin qanunvericiliyə uyğun dövlət mühafizəsinə təhvil verilməsini və təhvil verilməsinə dair müvafiq formaya uyğun arayışın verilməsini təmin etmək;

3.13. Arxiv sənədlərini özündə mühafizə edən təşkilatların arxiv fondlarının tərkibi və həcmi barədə məlumatların qanunvericilkdə müəyyən olunmuş müddətdə və formada təqdim edilməsi işini təşkil etmək və nəzarət etmək;

3.14. Azərbaycan Respublikası Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil olan sənədlərin mərkəzləşmiş dövlət qeydiyyatını aparmaq;

3.15. İdarənin Mərkəzi Ekspert Yoxlama Komissiyasının işini təşkil etmək, dövlət arxivlərində ekspert yoxlama komissiyalarının və təşkilatlarda mərkəzi ekspert komissiyalarının (yaxud ekspert komissiyalarının) fəaliyyətlərinin qanunvericiliyə və əsasnamələrinə uyğun təşkilinə metodiki rəhbərlik və nəzarət etmək;

3.16. İdarə yanında İdarə Sənədlərini Qaydaya Salan Mərkəz tərəfindən hüquqi və fiziki şəxslərə göstərilən arxiv xidmətlərinin qanunvericiliyin tələblərinə uyğun təşkilinə səlahiyyətləri çərçivəsində nəzarət etmək və Mərkəz ilə dövlət arxivlərinin fəaliyyətini əlaqələndirmək;

3.17. Təşkilatlar və vətəndaşlar tərəfindən İdarəyə ünvanlanmış və icrası şöbəyə tapşırılmış müraciətlərə, sorğulara baxılmasını və qanunvericiliklə müəyyən edilmiş müddətdə və qaydada müvafiq tədbirlərin görülməsini təmin etmək;

3.18. İdarənin inkişaf, fəaliyyət və tədbirlər planlarının hazırlanmasında iştirak etmək, onların hazırlanması və icrası ilə bağlı materialları aidiyyəti üzrə təqdim etmək;

3.19. Dövlət arxivlərinin fəaliyyət istiqamətləri üzrə ödənişli arxiv xidmətlərinin siyahısının hazırlanmasında iştirak etmək, xidmət haqlarının məbləği barədə təkliflər vermək, arxiv sənədlərinin elmi-texniki cəhətdən işlənilərək qaydaya salınması xidməti və xidmət haqlarının tətbiqi sahəsində dövlət arxiv xidməti təşkilatlarına metodiki köməklik göstərmək;

3.20. İdarədə müxtəlif məsələlər üzrə yaradılan komissiyaların və işçi qruplarının işində iştirak etmək;

3.21. Əsasnaməsi ilə müəyyən edilmiş əsas fəaliyyətlərini müntəzəm təhlil etmək, fəaliyyətinin şəffaflığının və səmərəliliyinin artırılması barədə təkliflər hazırlayıb İdarə rəisinə təqdim etmək və bu istiqamətdə əməli tədbirlər görmək;

3.22. Şöbənin iş planını, fəaliyyəti ilə bağlı hesabatları dövrlər üzrə hazırlamaq;

3.23. Dövlət arxivlərində və idarə arxivlərində çalışan əməkdaşların peşəkarlığının və ixtisaslarının artırılması məqsədilə keçirilən seminarlarda, təlimlərdə və digər tədbirlərdə iştirak etmək;

3.24. Şöbənin əməkdaşları tərəfindən fəaliyyət prosesində qanunvericiliyə uyğun olaraq xidməti məlumatların, dövlət və kommersiya sirrinin qorunmasını təmin etmək;

3.25. Şöbənin fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq qanunvericiliklə nəzərdə tutulmuş digər vəzifələri yerinə yetirmək.

4. Şöbənin hüquqları

4.1. Şöbənin vəzifələrini yerinə yetirmək üçün aşağıdakı hüquqları vardır:

4.1.1. Şöbənin fəaliyyət istiqamətlərinə aid hazırlanmış normativ hüquqi aktların, metodiki və digər normativ və qeyri-normativ sənədlərin layihələrinə dair rəy vermək və təkmilləşdirilməsi ilə bağlı təkliflər hazırlamaq, fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun təhlillər və ümumiləşdirmələr aparmaq;

4.1.2. Azərbaycan Respublikasının dövlət arxivlərində Milli arxiv fonduna məxsus sənədlərin komplektləşdirilməsi, dəyərinin ekspertizası, dövlət qeydiyyatı və idarə arxivlərində arxiv işinin təşkili üzrə  inkişaf  perspektivlərinə dair aidiyyəti üzrə təkliflər vermək;

4.1.3. İdarənin inkişaf, fəaliyyət və tədbirlər planlarının, proqnozlarının, tapşırıqlarının şöbənin fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun hissəsinin müəyyən edilməsinə dair səlahiyyətləri daxilində aidiyyəti üzrə təkliflər vermək;

4.1.4. Bu Əsasnamə ilə müəyyən edilmiş vəzifələrin yerinə yetirilməsi ilə əlaqədar İdarənin digər struktur bölmələrinə, strukturuna daxil olmayan tabeliyindəki təşkilatlara, İdarə Sənədlərini Qaydaya Salan Mərkəzə və idarə arxivlərinə səlahiyyətləri daxilində müvafiq qaydada sorğular ünvanlamaq və onlardan müvafiq sənədləri (məlumatlar, arayışlar, siyahılar və s.) almaq;

4.1.5. İdarədə və digər təşkilatlarda yaradılmış komissiyalarda, işçi qruplarında, fəaliyyətinə aid məsələlər üzrə keçirilən müxtəlif səviyyəli yerli və beynəlxalq tədbirlərdə İdarəni təmsil etmək, onların işində iştirak etmək;

4.1.6. Dövlət arxivlərində keçirilən kompleks, tematik və digər yoxlamalarda iştirak etmək;

4.1.7. Əsasnaməyə uyğun olaraq, təşkilatlarda arxiv işinin qanunvericiliyə uyğun təşkilinə nəzarət etmək, yoxlamalar keçirmək və aşkar edilmiş nöqsanlar barədə təşkilat və İdarə rəhbərini məlumatlandırmaq, təkliflər vermək;

4.1.8. Arxiv sənədlərini özündə mühafizə edən təşkilatların arxiv fondlarının tərkibi və həcmi barədə məlumatların müvafiq qaydada və müddətdə təqdim edilməsini tələb etmək;

4.1.9. Şöbənin fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq qanunvericiliklə nəzərdə tutulmuş digər hüquqları həyata keçirmək.

5. Şöbənin fəaliyyətinin təşkili

5.1. Şöbə öz işini Milli Arxiv İdarəsinin yarımillik əsas tədbirlər planlarının tərkib hissəsi olan və İdarənin rəhbərliyi tərəfindən təsdiq olunan müvafiq planlar üzrə təşkil edir;

5.2. Şöbənin fəaliyyətinə İdarənin rəisi tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilən şöbə müdiri rəhbərlik edir. Şöbə müdiri şöbəyə həvalə olunmuş vəzifələrin yerinə yetirilməsi və hüquqların həyata keçirilməsi üçün şəxsən məsuliyyət daşıyır;

5.3. Şöbə müdiri olmadıqda onun səlahiyyətlərini müəyyən edilmiş qaydada şöbənin inzibati vəzifə daşıyan müvafiq əməkdaşlarından biri həyata keçirir;

5.4. Şöbənin digər əməkdaşları İdarənin rəisi tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilir.

5.5. Şöbə müdiri:

5.5.1. şöbənin fəaliyyətini təşkil edir və ona rəhbərlik edir;

5.5.2. tabeliyində olan əməkdaşlar arasında iş bölgüsü aparır, onların fəaliyyətini əlaqələndirir, əmək, icra və xidmət intizamına riayət etmələrinə nəzarət edir;

5.5.3. şöbəyə həvalə olunmuş vəzifələrin icrasını təmin etmək məqsədilə tərtib edilmiş iş planlarını və digər bu kimi sənədləri imzalayır, habelə iş planında nəzərdə tutulmuş tədbirlərin vaxtında və keyfiyyətlə həyata keçirilməsinə nəzarət edir;

5.5.4. İdarənin Kollegiyasında şöbənin fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun müzakirə edilməli məsələləri müəyyən edir və bu barədə təkliflərini İdarənin rəhbərliyinə təqdim edir;

5.5.5. şöbəyə daxil olan məktub, ərizə, şikayət və təkliflərə qanunvericilikdə nəzərdə tutulmuş qaydada baxılmasını təşkil edir;

5.5.6.  şöbə tərəfindən bu Əsasnamə ilə müəyyən edilmiş vəzifələrin vaxtında və lazımi səviyyədə icrasını təmin edir;

5.5.7. şöbənin inzibati vəzifə tutan dövlət qulluqçularının fəaliyyətinin qiymətləndirilməsini həyata keçirir;

5.5.8. şöbənin əməkdaşları barəsində həvəsləndirmə və ya intizam tənbehi tədbirləri görülməsi barədə İdarənin rəisinə təqdimat verir;

5.5.9. şöbədə kargüzarlıq işlərinin aparılmasını və məxfilik rejimini təmin edir;

5.5.10. şöbənin əməkdaşlarının ixtisasının artırılması və əmək şəraitinin yaxşılaşdırılması üçün müvafiq tədbirləri həyata keçirir;

5.5.11. şöbəni təmsil edir.