KOMPLEKTLƏŞDİRMƏ, İDARƏ ARXİVLƏRİ VƏ KARGÜZARLIQ ŞÖBƏSİ

Şöbə müdiri    

Telefon:          (+99412) 562 94 85

E-mail:            

                                                                        KADR İŞLƏRİ ÜZRƏ  

Baş məsləhətçi     ASLANOVA TƏRANƏ ASLAN QIZI

Telefon:               (+99412) 562 95 70

E-mail:                 t.aslanova@milliarxiv.gov.az

 KOMPLEKTLƏŞDİRMƏ, İDARƏ ARXİVLƏRİ VƏ KARGÜZARLIQ ŞÖBƏSİNİN

ƏSASNAMƏSİ

MAİ-nin 18 iyul 2014-cü il tarixli

10A nömrəli əmri ilə təsdiq edilmişdir 

        Ümumi müddəalar 

1.1. Komplektləşdirmə, idarə arxivləri və kargüzarlıq şöbəsi Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin struktur hissəsidir.

1.2. Şöbə öz fəaliyyətində Azərbaycan Respublikasının qanunlarını, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin fərman və sərəncamlarını, Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin qərar və sərəncamlarını, Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi haqqında Əsasnaməni, arxiv işi sahəsində qüvvədə olan normativ metodiki sənədləri, İdarənin əmr və sərəncamlarını və bu Əsasnaməni əldə rəhbər tutur.

      Şöbənin əsas vəzifələri

2. Şöbənin əsas vəzifələri aşağıdakılardır :

2.1. Azərbaycan Respublikasının dövlət arxiv təşkilatlarında, ali, mərkəzi  və yerli dövlət hakimiyyəti  orqanlarında və yerli özünüidarəetmə orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrdə (bundan sonra “Ali, mərkəzi  və yerli dövlət hakimiyyəti  orqanlarında və yerli özünüidarəetmə orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrdə” sözləri əvəzinə “dövlət orqanları  və  idarələr” sözləri işlənəcəkdir) sənədlərin komplektləşdirilməsi, dəyərinin ekspertizası, uçotu, idarə arxivlərində mühafizəsinin təkmilləşdirilməsi işinin  inkişaf  perspektivlərini müəyyənləşdirmək ;

2.2. Azərbaycan Respublikası Milli arxiv fonduna daxil olan respublika əhəmiyyətli sənədlərin tərkibini müəyyənləşdirmək və onların dövlət və idarə arxivlərinə komplektləşdirilməsi işinə nəzarət etmək;

2.3.Azərbaycan Respublikası Milli arxiv fondu sənədlərinin komplektləşdirilməsi, dəyərinin ekspertizası, uçotu onların idarə arxivlərində mühafizəsi sahəsindəki beynəlxalq təcrübəni öyrənmək, ümumiləşdirmək və yaymaq;

2.4. Azərbaycan Respublikası Milli arxiv fondu sənədlərinin komplektləşdirilməsi, dəyərinin ekspertizası, uçotu qaydalarına dövlət arxiv təşkilatlarında və idarə arxivlərində əməl olunmasına nəzarət etmək ;

2.5. Azərbaycan Respublikası Milli arxiv fondu sənədlərinin mərkəzləşmiş dövlət uçotunu aparmaq ;

2.6. Azərbaycan Respublikası Milli arxiv fondu sənədlərinin komplektləşdirilməsi, dəyərinin ekspertizası və uçotuna dair normativ-hüquqi aktların hazırlanmasında iştirak etmək ;

2.7. İdarədə kadr, insan resurslarının idarə edilməsi və kargüzarlıq işinin təşkilinə nəzarət etmək;

2.8. Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin əmr və göstərişləri ilə şöbəyə həvalə olunmuş digər vəzifələri yerinə yetirmək.

           Şöbənin əsas funksiyaları

3. Şöbə ona həvalə olunmuş vəzifələrə uyğun olaraq aşağıdakı funksiyaları yerinə yetirir :

3.1. Azərbaycan Respublikasının dövlət orqanlarında və idarələrdə arxiv işinin inkişafı məqsədilə Milli arxiv fondu sənədlərinin komplektləşdirilməsi, dəyərinin ekspertizası, uçotu, onların idarə arxivlərində mühafizəsinin təkmilləşdirilməsi sahəsində təkliflər, tövsiyyələr və plan hazırlayır ;

3.2. Respublika üzrə arxiv işinin əsas istiqamətlərinin şöbənin profilinə uyğun bölmələrini hazırlayır ;

3.3. Azərbaycan Respublikası dövlət arxiv təşkilatlarının plan və hesabatlarının şöbənin profilinə uyğun hissələrini təhlil edir, ümumiləşdirir və onların fəaliyyətinin ümumi statistik hesabatını tərtib edir ;

3.4. Azərbaycan Respublikasının dövlət arxiv təşkilatlarında və idarə arxivlərində mühafizə olunan Milli arxiv fondu sənədlərinin uçotunu və vəziyyətini müəyyənləşdirir ;

3.5. Dövlət orqanlarının və idarələrin sənədlərinin daimi mühafizə üçün dövlət arxiv təşkilatlarına vermək məqsədilə onların elmi və əməli dəyərinin ekspertizasını təşkil edir, saxlama müddətləri göstərilməklə sənədlərin nümunəvi siyahılarının hazırlanmasında iştirak edir, dövlət orqanları və idarələr tərəfindən hazırlanmış saxlama müddətləri göstərilməklə sahə siyahılarına baxır və razılaşdırır;

3.6. Azərbaycan Respublikasının dövlət arxiv təşkilatları ilə birlikdə dövlət orqanları və idarələrdə Milli arxiv fondu sənədlərinin mühafizəsinə nəzarəti təmin edir, onların dövlət mühafizəsinə verilməsi üçün tədbirlər görür, dövlət orqanları və idarələrin ekspert komissiyalarının fəaliyyətinin yoxlanılmasını həyata keçirir ;

3.7. Azərbaycan Respublikasının dövlət arxiv təşkilatları, dövlət orqanları və idarələrlə birlikdə idarə arxivlərində işin təşkili vəziyyətinə baxış keçirir, yoxlamanın nəticələrinin yekunlaşdırılmasında iştirak edir;

3.8. Mülkiyyət formasından asılı olmayaraq idarə, müəssisə və təşkilatlarda arxiv işi sahəsində qanunvericiliyin tələblərindən irəli gələn tədbirlərin yerinə yetirilməsinə nəzarəti təmin edir və onlara bu sahədə elmi-metodiki köməklik göstərir;

3.9. Sahə dövlət fondlarında, həmçinin Milli arxiv fondu sənədlərini daimi mühafizə edən dövlət orqanlarının və idarə arxivlərində sənədlərin saxlanma şəraitinə və vəziyyətinə nəzarəti təmin edir, dövlət və qeyri dövlət təşkilatlarına arxiv xidmətinin göstərilməsi işini təşkil edir ;

3.10. Sənədlərin dəyərinin ekspertizası və dövlət arxiv təşkilatlarının komplektləşdirilməsi, sənədlərin idarələrdə mühafizəsinin təkmilləşdirilməsi məsələləri üzrə respublika arxiv təşkilatlarının işini istiqamətləndirir və buna nəzarəti təmin edir ;

3.11. Azərbaycan Respublikasının dövlət arxiv təşkilatlarının komplektləşmə mənbəyi olan dövlət orqanları və idarələrin siyahılarına, həmçinin daimi dövlət mühafizəsinə qəbul olunacaq sənəd növlərinin müəyyənləşdirilməsi haqqında təkliflərə baxır və razılaşdırır ;

3.12. Sənədlərin saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi üzrə dövlət orqanları və idarələrdən daxil olan siyahılara, həmçinin idarə arxivlərinin və ekspert komissiyalarının əsasnamələrinə baxıb rəy və təkliflər hazırlayır ;

3.13. Şöbənin profilinə aid məsələlər üzrə normativ sənəd və metodiki vəsaitlərin hazırlanmasında iştirak edir və arxiv təşkilatlarının işində tətbiqini təşkil edir ;

3.14.  Azərbaycan Respublikası Milli  Arxiv  İdarəsinin Mərkəzi Ekspert Yoxlama Komissiyasının işini təşkil edir, habelə dövlət arxiv təşkilatlarının ekspert yoxlama komissiyalarının fəaliyyətinə nəzarəti təmin edir ;

3.15. Azərbaycan Respublikası Milli arxiv fondu sənədlərinin komplektləşdirilməsi, dəyərinin ekspertizası, uçotu, idarə arxivlərində mühafizəsi məsələləri üzrə dövlət arxiv təşkilatlarının, dövlət orqanlarının və idarələrin nümayəndələri ilə birlikdə  seminar və müşavirələr təşkil edir ;

3.16. Müəyyən olunmuş qaydada İdarədə kadr, insan resurslarının idarə edilməsi və kargüzarlıq işinin təşkilini təmin edir ;

3.17. Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin kollegiyasında müzakirə olunacaq şöbənin profilinə uyğun məsələləri hazırlayır.

      Şöbənin hüquqları

4. Şöbə öz vəzifələrini və funksiyalarını həyata keçimək üçün aşağıdakı hüquqlara malikdir :

4.1. Öz funksiyasını həyata keçirmək üçün Azərbaycan Respublikasının dövlət arxivlərindən həmçinin dövlət orqanları və idarələrdən lazımi materialları tələb etmək;

4.2. Şöbənin səlahiyyətinə aid məsələləri müzakirə etmək üçün müəyyən olunmuş qaydada Azərbaycan Respublikası dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının, dövlət orqanların və idarələrin sahə üzrə mütəxəssislərinin müşavirəsini keçirmək ;

4.3. Azərbaycan Respublikası dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının, dövlət orqanları və idarələrin nümayəndələri ilə birlikdə sənədlərin seçilməsi və dövlət mühafizəsinə verilməsi işinin vəziyyətini ümumiləşdirmək ;

4.4. Azərbaycan Respublikasının qanunvericiliyində nəzərdə tutulmuş digər hüquqları həyata keçirmək.

1.            Şöbənin işinin təşkili

5. Şöbə öz fəaliyyətini Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin rəhbərliyi tərəfindən təsdiq edilmiş plan üzrə həyata keçirir.
6. Şöbəyə Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin rəisi tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilən müdir rəhbərlik edir.
7. Müdir şöbənin fəaliyyətini təşkil edir və onun işinə görə məsuliyyət daşıyır. Şöbənin səlahiyyətinə aid olan bütün məsələlər üzrə Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsini təmsil edir.
8. Şöbə öz profili üzrə ona həvalə olunmuş vəzifə və tapşırıqların yerinə yetirilməsinə görə məsuliyyət daşıyır.