MALİYYƏ-TƏSƏRRÜFAT ŞÖBƏSİ

Şöbə müdiri                       ABDULLAYEV HİKMƏT ŞAMİL OĞLU

Telefon:                              (+99412) 562 94 21

E-mail:                                h.abdullayev@milliarxiv.gov.az

Şöbə müdirinin müavini     İSMAYILZADƏ XATİRƏ QULAM QIZI

Telefon:                              (+99412) 562 94 10

Şöbə müdirinin müavini     İSRAFİLOV ELŞƏN ƏLİ OĞLU

Telefon:                              (+99412) 562 94 67

MALİYYƏ-TƏSƏRRÜFAT ŞÖBƏSİNİN

ƏSASNAMƏSİ

Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin 

16.03.2023-cü il tarixli, 3-48/3-Ə/F-29/2023

 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmişdir

                                         1. Ümumi müddəalar

1.1. Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin (bundan sonra – İdarə)  struktur  bölməsi olan Maliyyə-təsərrüfat şöbəsi (bundan sonra - Şöbə) bu Əsasnamə ilə verilən səlahiyyətlər çərçivəsində İdarənin aparatında və İdarənin strukturuna daxil olmayan dövlət büdcəsindən maliyyələşən tabeliyindəki qurumların (bundan sonra – Tabeliyindəki Qurumlar), Mili Arxiv İdarəsi yanında idarə sənədlərini qaydaya salan Mərkəz (bundan sonra – Mərkəz) mühasibat uçotunun və hesabatının təşkili, aparılması, İdarənin Aparatının  və tabeliyindəki qurumların maddi-texniki təminat, vəsait və avadanlıqlardan istifadə, onların qorunub saxlanması sahələrində işlərin təşkilini və tənzimlənməsini həyata keçirir.

1.2. Şöbə öz fəaliyyətində Azərbaycan Respublikasının Konstitusiyasını, qanunlarını, “Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi haqqında” Əsasnaməni, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin fərman və sərəncamlarını, Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin qərar və sərəncamlarını, digər qanunvericilik aktlarını, İdarənin Kollegiya qərarlarını, idarə rəisinin (bundan sonra – rəis) əmr və sərəncamlarını (bundan sonra - təşkilati-sərəncamverici sənədlər) və bu Əsasnaməni rəhbər tutur.

1.3. Şöbə öz vəzifələrini yerinə yetirərkən və hüquqlarını həyata keçirərkən İdarə aparatı və tabeliyindəki qurumlarla, eləcə də mərkəzi və yerli icra hakimiyyəti, yerli özünüidarəetmə orqanları və qeyri-hökumət təşkilatları ilə qarşılıqlı əlaqədə fəaliyyət göstərir.

2. Şöbənin əsas fəaliyyət istiqamətləri

2.1. İdarə aparatında və tabeliyindəki qurumlarda mühasibat uçotunu və hesabatını təşkil edir  və aparır;

2.2. İdarə aparatının və tabeliyindəki qurumların  xərclər smetasının layihələrini tərtib edir;

2.3. İdarə aparatının və tabeliyindəki qurumların maddi-texniki təminatını, vəsait və avadanlıqlardan istifadə, onların qorunub saxlanması sahəsində tədbirlərin həyata keçirilməsini təşkil edir;

2.4. qanunvericiliklə müəyyən edilmiş digər istiqamətlərdə fəaliyyət göstərir.

3. Şöbənin vəzifələri

3.1. İdarə aparatında və tabeliyindəki qurumlarda mühasibat uçotunu və hesabatını müəyyən olunmuş mühasibat uçotu standartlarına uyğun təşkil etmək və aparmaq;

3.2. ödənişli arxiv xidmətlərinin siyahısının tərtibatında və onların göstərilməsinə görə xidmət haqlarının məbləğinin müəyyən edilməsində iştirak etmək;

3.3. ödənişli arxiv xidmətlərinin tariflərini təhlil edir və lazım gəldikdə bu barədə qiymətlərin və yeni tariflərin tətbiqi üçün təkliflərini  təqdim etmək;

3.4.”Dövlət arxiv xidməti işçilərinin sosial müdafiəsinin gücləndirilməsi və dövlət arxiv

xidmətinin maddi-texniki bazasının yaxşılaşdırılması məqsədilə Azərbaycan Respublikası

Milli Arxiv İdarəsinin hesabına köçürülən vəsaitdən istifadə Qaydası”nın tərtibində iştirak etmək.

3.5. İdarə aparatında və tabeliyindəki qurumlarda ilkin uçot sənədlərini, mühasibat uçotu registrlərini, mühasibatlıq hesabatlarını, mühasibat uçotu və maliyyə əməliyyatları ilə bağlı digər sənədləri tərtib etmək və müəyyən edilmiş qaydada onları təsdiq etmək;

3.6. İdarə aparatında və tabeliyindəki qurumlarda mühasibat uçotunun və hesabatının

aparılmasına əməli və metodiki rəhbərliyi həyata keçirmək, səlahiyyətləri daxilində bu işlərin təşkilinə nəzarət etmək;

3.7. İdarə aparatının və tabeliyindəki qurumların xərclər smetasının layihələrini tərtib etmək və təsdiq olunmaq üçün rəisə təqdim etmək;

3.8. İdarə aparatında və tabeliyindəki qurumların fəaliyyət istiqamətləri ilə bağlı ayrılan büdcə vəsaitlərinin və digər maliyyə vəsaitlərinin banklardan və digər kredit təşkilatlarından alınması və təyinatı üzrə xərclənməsi ilə əlaqədar zəruri tədbirlər görmək;

3.9. müəyyən edilmiş ştat sayı və əməyin ödənilməsi fondu dairəsində İdarə aparatının və tabeliyindəki qurumların ştat cədvəllərinin layihələrinin hazırlanmasını təşkil etmək;

3.10. İdarə aparatı və tabeliyindəki qurumların fəaliyyəti ilə bağlı bank və xəzinə

əməliyyatlarını həyata keçirmək məqsədilə zəruri tədbirlər görmək;

3.11. İdarə aparatı və tabeliyindəki qurumların işçilərinə əmək haqqının, ezamiyyə xərclərinin və müavinətlərin verilməsini təmin etmək, onların mükafatlandırılması ilə bağlı təkliflər  hazırlamaq; 

3.12.Qanunvericiliklə müəyyən olunmuş müddətlərdə İdarə aparatı və tabeliyindəki  qurumların balansında olan əsas vəsaitlərin, eləcə də öhdəliklərin, hesablaşmaların, kapitalın və s. maddi sərvətlərin, balansın bütün aktiv və passiv maddələrinin inventarizasiyasının aparılmasını və tərtib edilmiş inventarizasiya siyahısının (aktının) bir nüsxəsinin rəhbərliyə təqdim olunmasını təşkil etmək;

3.13. İdarə aparatı və tabeliyindəki qurumların balansında olan istismar müddəti başa çatmış və istifadəyə yararsız olan avtomobillərin, texnika və avadanlıqların qanunvericiliyə uyğun olaraq balansdan silinməsi ilə bağlı tədbirlər görmək;

3.14. İdarə aparatı və tabeliyindəki qurumların balansında olan binaların, inventar və avadanlıqların, qurğuların səmərəli istismar edilməsi, onların təmiri və qorunması ilə bağlı tədbirlər görmək;

3.14. İdarə aparatı və tabeliyindəki qurumların fəaliyyəti üçün zəruri olan mebel, ofis  texnikası, avadanlıq və rabitə vasitələrini, kargüzarlıq ləvazimatlarını müəyyən etmək və onların alınması ilə bağlı təkliflər vermək;

3.15. İdarə aparatı və tabeliyindəki qurumların inzibati binalarının yanğından mühafizəsi və  həmin binalarda sanitar-gigiyenik normalara riayət olunması ilə bağlı tədbirlər görmək;

3.16. İdarə aparatı və tabeliyindəki qurumlar tərəfindən təşkil olunan müşavirələrin, iclasların, görüşlərin və digər bu kimi tədbirlərin texniki təminatı ilə bağlı tədbirlər görmək;

3.17. fəaliyyət istiqamətləri üzrə qanunvericilik aktlarının, təşkilati-sərəncamverici sənədlərin layihələrini hazırlamaq və ya hazırlanmasında iştirak etmək, digər dövlət orqanları tərəfindən hazırlanmış qanunvericilik aktlarının layihələrinə dair rəy hazırlamaq;

3.18. şöbənin iş planını, fəaliyyəti ilə bağlı hesabatları dövrlər üzrə hazırlamaq;

3.19. şöbənin əməkdaşları tərəfindən fəaliyyət prosesində qanunvericiliyə uyğun olaraq xidməti məlumatların, dövlət və kommersiya sirrinin qorunmasını təmin etmək;

3.20. fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq qanunvericiliklə nəzərdə tutulmuş digər vəzifələri yerinə yetirmək.

3.21. İdarə aparatı və tabeliyindəki qurumların fəaliyyəti ilə bağlı bank və xəzinə əməliyyatlarını həyata keçirmək məqsədilə zəruri tədbirlər görmək;

3.22. İdarə aparatı və tabeliyindəki qurumların işçilərinə əmək haqqının, ezamiyyə xərclərinin və müavinətlərin verilməsini təmin etmək;

3.23. İdarə aparatı və tabeliyindəki qurumların saxlanılması üzrə ayrılan büdcə vəsaitləri xərclərinin uçotunun nəticələrini icmallaşdırmaq

3.24. İdarə aparatı və tabeliyindəki qurumların smeta xərclərinin icrasına dair mühasibat balanslarını, hesabatlarını, habelə statistik, vergi, məcburi dövlət sosial sığortası və digər hesabatları tərtib edərək aidiyyəti üzrə müvafiq orqanlara təqdim etmək;

3.25. Elektron satınalma prosedurunda tətbiq edilən yeniliklərlə əlaqədar İdarənin satınalıma proseslərini həyata keçirmək məqsədilə zəruri tədbirlər görmək;

3.26.Malgöndərənlərin (podratçıların) ixtisas uyğunluğunun əvvəlcədən müəyyənləşdirilməsi prosesləri ilə zəruri tədbirlər görmək;

3.27.Satınalma metodlarının razılaşdırılmasını, tender komissiyasının formalaşdırılmasını portal üzərindən aparılmaqla həyata keçirmək;

3.28. Təkliflərin açılışı, iddiaçıların təklifinin kənarlaşdırılması, təkliflərin qiymətləndirilməsi, icazələrin (razılıqların) alınması və işə başlama bildirişi ilə zəruri tədbirlər görmək;

3.29.Satınalma müqavilənin təsdiq edilməsi, müqavilənin yerinə yetirilməsi təminatının müddəti və müqavilənin şərtlərinin dəyişdirilməsi prosesləri ilə zəruri tədbirlər görmək;

3.30. Təhvil-təslim aktlarının qəbulu, təkliflər sorğusu və elektron satınalma elanı (dəvəti) prosedurlarını həyata keçirmək;

4. Şöbənin hüquqları

4.1. Tabeliyindəki qurumlara mühasibat uçotunun və hesabatının təşkili, aparılması üzrə əməli və metodiki tövsiyələr vermək;

4.2. İdarə aparatında və tabeliyindəki qurumlarda mühasibat uçotunun və hesabatının təşkili, aparılması, istifadəsində olan əsas vəsaitlərin və digər əmlakların istifadəsi sahəsində səmərəliliyin artırılması və çatışmazlıqların aradan qaldırılması üzrə təkliflər hazırlamaq;

4.3. İdarə aparatının və tabeliyindəki qurumların istifadəsində olan mebel, ofis texnikası, avadanlıq və rabitə vasitələrinə onların olduğu yerlər üzrə baxış keçirmək;

4.4. İdarə aparatı və tabeliyindəki qurumlar tərəfindən qanunvericilik aktlarının, təşkilati-sərəncamverici sənədlərin layihələrinin hazırlanmasında iştirak etmək, onlara dair rəy və təkliflər vermək;

4.5. xidməti zərurətlə əlaqədar İdarə aparatına və tabeliyindəki qurumlara,dövlət, qeyri-dövlət və yerli özünüidarəetmə orqanlarına, fiziki və hüquqi şəxslərə zəruri məlumatlar (sənədlər) barədə müvafiq qaydada sorğu vermək və onlardan belə məlumatları (sənədləri) almaq;

4.6. fəaliyyət dairəsinə aid edilmiş məsələlərlə bağlı səlahiyyətləri daxilində İdarə aparatını və tabeliyindəki qurumları dövlət və yerli özünüidarəetmə orqanları, hüquqi və fiziki şəxslər qarşısında təmsil etmək, hüquq və qanuni mənafelərini müdafiə etmək;

4.7. İdarə aparatında və tabeliyindəki qurumlarda yaradılmış komissiyalarda, işçi qruplarında, fəaliyyətinə aid məsələlər üzrə keçirilən müxtəlif səviyyəli yerli və beynəlxalq tədbirlərdə Milli Arxiv İdarəsni təmsil etmək, onların işində iştirak etmək;

4.8. dövlət orqanlarına, bələdiyyələrə, fiziki və hüquqi şəxslərə müraciətlərin layihələrini hazırlamaq;

4.9. müvafiq sahədə mütəxəssislərin hazırlanması və ixtisasının artırılması üçün təkliflər hazırlamaq;

4.10. fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq qanunvericiliklə nəzərdə tutulmuş digər hüquqları həyata keçirmək.

5. Şöbənin fəaliyyətinin təşkili

5.1. Şöbə öz işini Milli Arxiv İdarəsinin yarımillik əsas tədbirlər planlarının tərkib hissəsi olan və İdarənin rəhbərliyi tərəfindən təsdiq olunan müvafiq planlar üzrə təşkil edir;

5.2. Şöbənin fəaliyyətinə İdarənin rəisi tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilən şöbə müdiri rəhbərlik edir. Şöbə müdiri şöbəyə həvalə olunmuş vəzifələrin yerinə yetirilməsi və hüquqların həyata keçirilməsi üçün şəxsən məsuliyyət daşıyır;

   5.3. Şöbə müdirinin müavinləri və şöbənin digər əməkdaşları İdarənin rəisi tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilir. Şöbə müdirinin müavin(lər)i şöbə müdiri tərəfindən on(lar)a həvalə edilmiş vəzifələrin yerinə yetirilməsi və hüquqların həyata keçirilməsi üçün şəxsən məsuliyyət daşıyır(lar). Şöbə müdiri olmadıqda onun səlahiyyətlərini müəyyən edilmiş qaydada şöbə müdirinin müavini (müavinlərindən biri) və ya şöbənin inzibati vəzifə daşıyan müvafiq əməkdaşlarından biri həyata keçirir;

5.4. Şöbə müdiri:

5.5.1. şöbənin fəaliyyətini təşkil edir və ona rəhbərlik edir;

5.5.2. tabeliyində olan əməkdaşlar arasında iş bölgüsü aparır, onların fəaliyyətini

əlaqələndirir, əmək, icra və xidmət intizamına riayət etmələrinə nəzarət edir;

5.5.3. şöbəyə həvalə olunmuş vəzifələrin icrasını təmin etmək məqsədilə tərtib edilmiş iş planlarını və digər bu kimi sənədləri imzalayır, habelə iş planında nəzərdə tutulmuş tədbirlərin vaxtında və keyfiyyətlə həyata keçirilməsinə nəzarət edir;

5.5.4. İdarənin Kollegiyasında şöbənin fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun müzakirə edilməli məsələləri müəyyən edir və bu barədə təkliflərini İdarənin rəhbərliyinə təqdim edir;

5.5.5. şöbə tərəfindən bu Əsasnamə ilə müəyyən edilmiş vəzifələrin vaxtında və lazımi səviyyədə icrasını təmin edir;

   5.5.6. şöbənin inzibati vəzifə tutan dövlət qulluqçularının fəaliyyətinin qiymətləndirilməsini həyata keçirir;

5.5.7. şöbənin əməkdaşları barəsində həvəsləndirmə və intizam tənbehi tədbirləri görülməsi üçün İdarənin rəhbərliyinə təqdimatlar verir;

5.5.8. şöbədə kargüzarlıq işlərinin aparılmasını və məxfilik rejimini təmin edir;

   5.5.9. şöbənin əməkdaşlarının ixtisasının artırılması və əmək şəraitinin yaxşılaşdırılması üçün müvafiq tədbirləri həyata keçirir;

           5.5.10. Şöbənin səlahiyyətinə daxil olan bütün məsələlər üzrə Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsini təmsil edir;

        5.5.11. şöbənin əməkdaşları bu Əsasnamənin tələblərinin pozulmasına görə Azərbaycan Respublikasının qanunvericiliyinə müvafiq olaraq məsuliyyət daşıyırlar.