ARXİV İŞİNİN TƏŞKİLİ, MONİTORİNQ  VƏ BEYNƏLXALQ ƏLAQƏLƏR ŞÖBƏSİ

Şöbə müdiri:   ABASOVA CƏMİLƏ RÜSTƏM QIZI

Telefon:          (+99412) 562 96 40

E-mail:            c.abasova@milliarxiv.gov.az

BEYNƏLXALQ ƏLAQƏLƏR SEKTORU

Sektor müdiri:   AĞAYAROVA GÜNEL TAHİR QIZI

Telefon:          (+99412) 562 96 62

E-mail:            g.aqayarova@milliarxiv.gov.az

ARXİV İŞİNİN TƏŞKİLİ, MONİTORİNQ  VƏ BEYNƏLXALQ ƏLAQƏLƏR ŞÖBƏSİ

ƏSASNAMƏSİ

 Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin

16.03.2023-cü il tarixli, 3-48/3-Ə/F-29/2023

 nömrəli əmri ilə təsdiq edilmişdir

1.Ümumi müddəalar

1.1. Arxiv işinin təşkili, monitorinq və beynəlxalq əlaqələr şöbəsi Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin struktur hissəsidir.

1.2. Şöbə onun səlahiyyətlərinə aid olan məsələlər üzrə arxiv işinin idarə olunması, sahə üzrə qanunvericiliyin icrasına nəzarət, beynəlxalq əməkdaşlıq və arxiv sənədlərinin mühafizəsi tədbirlərini həyata keçirir. O öz fəaliyyətində Azərbaycan Respublikasının qanunlarını, Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsi haqqında Əsasnaməni, onun əmr və göstərişlərini və bu əsasnaməni əldə rəhbər tutur.

2. Şöbənin əsas fəaliyyət istiqamətləri

           2. Şöbə aşağıdakı istiqamətlərdə fəaliyyət göstərir:

           2.1. Azərbaycan Respublikasında arxiv işinin inkişafını proqnozlaşdırır və planlaşdırılmasını təşkil edir;

2.2. Dövlət arxivləri sistemində əməyin təşkilini, bölgüsünü, qeydiyyatını, vaxt və istehsal normalarını elmi cəhətdən təkmilləşdirir, onların dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının işində tətbiqinə köməklik göstərir;

2.3. Sənədlərin mühafizəsini təmin edir, o cümlədən onların bərpası, cildlənməsi, qutulara yerləşdirilməsi, tozdan təmizlənməsi, mövcudluğu və fiziki-kimyəvi vəziyyətinin yoxlanılması, mühafizəxanalarda istilik-rütubət rejiminin saxlanılması, nadir və xüsusilə qiymətli sənədlərin aşkar edilməsi işini təşkil edir;

2.4. Öz səlahiyyətləri çərçivəsində mülkiyyət formasından asılı olmayaraq idarə, təşkilat və müəssisələr tərəfindən arxiv işi sahəsində qanunvericiliyin tələblərindən irəli gələn tədbirlərin yerinə yetirilməsini, MAF sənədlərinin mühafizəsi, qeydiyyatı, dövlət mühafizəsinə təhvil verilməsi və istifadəsinə nəzarət edir və bu sahədə qanun pozuntusu aşkar etdikdə inzibati tədbirlər görür;

2.5. Respublikada arxiv işinin vəziyyətini təhlil edir, sahə xüsusiyyətlərini nəzərə alaraq onun inkişafına dair planların, konsepsiyaların hazırlanmasında iştirak edir;

2.6. Rəhbərliyin tapşırığına əsasən monitorinq aparılacaq qurumlar üzrə iş planını hazırlayır və təşkil edilmiş iş planı əsasında fəaliyyətini təşkil edir;

2.7. Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında həyata keçirilən ödənişli xidmətlərin, xidmət haqlarının qanunvericiliyə uyğunluğunu müəyyən edir və bu sahədə zəruri elmi-metodiki və nəzarət tədbirlərini görür;

2.8. İş planlarında nəzərdə tutulmuş monitorinq tədbirlərinin vaxtında həyata keçirilməsini təmin edir, tədbirlərin icrasının nəticələri barədə məruzələr hazırlayır və baxılması üçün birbaşa rəhbərliyə təqdim edir;

2.9. Monitorinq zamanı aşkar olunmuş nöqsanların aradan qaldırılmasına nəzarətin həyata keçirilməsi məqsədilə təkrar monitorinqlərin aparılmasını təmin edir;

2.10. Dövrü olaraq aparılmış monitorinqlərin nəticələrini təhlil edir, bununla bağlı təqdimatlar, analitik materiallar hazırlayır;

2.11. İdarənin sturuktur bölmələrindən, tabeliyindəki dövlət arxiv xidməti təşkilatlarından onların fəaliyyəti ilə bağlı məlumatlar, hesabatlar alır, onları ümumiləşdirərək rəhbərliyə təqdim edir;

2.12. Arxiv işi sahəsində dövlət və qeyri-dövlət təşkilatlarında, dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında yol verilmiş qanun pozuntularını, onların yaranma səbəbini təhlil edir, qanun pozuntularının qarşısını almaq məqsədilə təkliflər hazırlayır;

2.13. Bilavasitə İdarəyə tabe olan dövlət arxivlərinin, Dövlət Arxivi filiallarının işlərini əlaqələndirir, onların fəaliyyətini təmin edir;

2.14. Respublikada arxiv işinin inkişafını və bu sahədə elmi-texniki tərəqqinin tənzimlənməsində iştirak edir;

2.15. Müvafiq sahədə beynəlxalq təcrübəni öyrənir, elmi-texniki yeniliklərin tətbiqi ilə əlaqədar təkliflər verir;

2.16. Əməkdaşların peşə hazırlığının təkmilləşdirilməsi və ixtisaslarının artırılması istiqamətində təlimlər keçir, təlim kurslarında onların iştirakını təmin edir;

2.17. Təhsil müəssisələri (ali və orta ixtisas) tələbələrinin, İdarə, müəssisə və təşkilatların əməkdaşlarının dövlət arxivlərində istehsalat təcrübələrinin keçirilməsini, onların praktiki biliklərinin artırılmasına yönəlmiş tədbirlər həyata keçirir;

2.18. Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin beynəlxalq əlaqələrini yaradır, bu sahədə xarici ölkə arxivlərinin iş təcrübəsini öyrənir və yayır;

2.19. Azərbaycan Respublikası arxiv təşkilatlarının Beynəlxalq Arxiv Şurası və ayrı-ayrı ölkələrin arxiv təşkilatları ilə əməkdaşlığını həyata keçirir;

2.20. Milli Arxiv İdarəsinin beynəlxalq konqres, konfrans və digər toplantılarda iştirakını təşkil edir;

2.21. Azərbaycan Respublikası arxiv təşkilatlarının xarici ölkələrin arxiv təşkilatları ilə təcrübə mübadiləsini təşkil edir;

2.22. Azərbaycan Respublikasında təmsil olunan xarici ölkələrin səfirlikləri və digər nümayəndəlikləri ilə əməkdaşlıq əlaqələri yaradır.

3. Şöbənin vəzifələri

           3. Şöbənin bu Əsasnamə ilə müəyyən olunmuş fəaliyyət istiqamətlərindən irəli gələn aşağıdakı vəzifələri vardır:

3.1. İdarənin digər şöbələri ilə birlikdə Azərbaycan Respublikasında arxiv işinin əsas istiqamətləri üzrə təkliflər hazırlamaq;

3.2. Azərbaycan Respublikasının dövlət arxivlərində planlaşdırma və hesabatın təşkili və metodikası məsələlərini işləyib hazırlamaq;

3.3. Sənədlərin mühafizəsi və elmi-məlumat aparatı məsələləri üzrə dövlət arxivlərinin işini tənzimləmək və ona nəzarət etmək;

3.4. Azərbaycan Respublikası dövlət arxivlərinin Mərkəzi laboratoriyasının işinə rəhbərlik və nəzarət etmək;

3.5. Respublika dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının illik iş planlarının hazırlanması işinin keyfiyyətinə və əsaslandırılmasına nəzarəti həyata keçirmək, həmin planlara digər şöbələrdə baxılmasını təşkil etmək, onların təkliflərini təhlil etmək və ümumiləşdirmək;

3.6. Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin şöbələri ilə birlikdə sənədlərin mühafizəsi, komplektləşdirilməsi, istifadəsi və arxiv işinin digər problemləri üzrə elmi-praktiki konfranslar, iclaslar və seminarlar təşkil etmək;

3.7. Əməkdaşların peşə hazırlığının təkmilləşdirilməsi və ixtisaslarının artırılması istiqamətində təlimlər keçmək, təlim kurslarında onların iştirakını təmin etmək, habelə təhsil müəssisələri (ali və orta ixtisas) tələbələrinin, İdarə, müəssisə və təşkilatların əməkdaşlarının dövlət arxivlərində istehsalat təcrübələrinin keçirilməsini, onların praktiki biliklərinin artırılmasına yönəlmiş tədbirlər həyata keçirmək;

3.8. Azərbaycan Respublikası dövlət arxivlərinin və Azərbaycan Respublikası Dövlət Arxivi filiallarının bina, qəfəsə, karton qutu, yanğından mühafizə, istilik-rütubət rejimini təmin edən avadanlıqlarla təmin olunması və onların tənzimlənməsi işinə nəzarət etmək;

3.9. Digər şöbələrlə birlikdə respublika arxiv təşkilatlarının hesabatını təhlil etmək, onların fəaliyyətinin statistik uçotunu aparmaq, ümumi hesabatı tərtib etmək;

3.10. İdarənin struktur bölmələri və dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının əsasnamələrinin layihəsinə baxılmasını və təsdiq olunmasını, Naxçıvan Muxtar Respublikası  Dövlət Arxiv İdarəsi haqqında əsasnamənin baxılıb razılaşdırılmasını və sənədləri dəyişən tərkibli rayon dövlət arxivləri haqqında nümunəvi əsasnamənin layihəsinin hazırlanıb müvafiq orqanlara təqdim olunmasını təşkil etmək;

3.11. Digər şöbələrin təkliflərini nəzərə almaqla Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin əsas tədbirlər planını hazırlamaq və kollegiyanın müzakirəsinə vermək, onların yerinə yetirilməsinə nəzarət etmək;

3.12. Respublika dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında görülən işlərə nümunəvi vaxt (istehsal) normasının tətbiqinin vəziyyətini öyrənmək, əməyin normalaşdırılmasını təkmilləşdirmək üzrə təkliflər hazırlamaq;

3.13. Şöbənin profili üzrə dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının fəaliyyətini yoxlamaq, digər şöbələrlə birlikdə onların işinin kompleks, o cümlədən rüblük məlumatların monitorinq yoxlanmasını təşkil etmək və nəticəsi üzrə materialları hazırlayıb Milli Arxiv İdarəsi kollegiyasının müzakirəsinə vermək, onun qəbul etdiyi qərarların həyata keçirilməsinə nəzarət etmək;

3.14. Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsi kollegiyasının işini təşkil etmək, müzakirəyə verilən materialların hazırlanmasına, qəbul olunmuş qərarların yerinə yetirilməsinə nəzarət etmək, onun iclaslarını protokollaşdırmaq;

3.15. Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında, Milli arxiv fondunun komplektləşmə mənbəyi olan dövlət və qeyri-dövlət təşkilatlarında, idarə və müəssisələrdə arxiv fəaliyyətinin təşkili, arxiv sənədlərinin mühafizəsi, dövlət mühafizəsinə təhvil verilməsi, qeydiyyatı və istifadəsi sahələrində monitorinqlərin aparılmasını təşkil etmək və aşkar olunmuş qanun pozuntularının aradan qaldırılması istiqamətində qanunvericiliyə uyğun tədbirlərin görülməsini təmin etmək;

3.16. Rəhbərliyin tapşırığına əsasən monitorinq aparılacaq qurumlar üzrə iş planını hazırlamaq və tərtib edilmiş iş planı əsasında fəaliyyətini təşkil etmək;

3.17. Dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında həyata keçirilən ödənişli xidmətlərin, xidmət haqlarının qanunvericiliyə uyğunluğunu müəyyən etmək və bu sahədə zəruri elmi-metodiki və nəzarət tədbirlərini görmək;

3.18. İş planlarında nəzərdə tutulmuş monitorinq tədbirlərinin vaxtında həyata keçirilməsini təmin etmək, tədbirlərin icrasının nəticələri barədə məruzələr hazırlamaq və baxılması üçün birbaşa rəhbərliyə təqdim etmək;

3.19. Monitorinq zamanı aşkar olunmuş nöqsanların aradan qaldırılmasına nəzarətin həyata keçirilməsi məqsədilə təkrar monitorinqlər aparmaq, dövrü olaraq aparılmış monitorinqlərin nəticələrini təhlil etmək;

3.20. Beynəlxalq Arxiv Şurasının və xarici ölkələrin dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının nəşrlərini və normativ sənədlərini almaq və onların fəaliyyəti barədə mütəmadi olaraq Milli Arxiv İdarəsinin rəhbərliyinə məlumat vermək;

3.21. Dünya arxiv, muzey və kitabxanalarında saxlanılan Azərbaycan tarixinə aid sənədlərin aşkar edilməsi və onların surətlərinin çıxarılıb gətirilməsi işini təşkil etmək;

3.22. Xarici ölkələrin arxiv təşkilatları ilə ikitərəfli əməkdaşlıq haqqında sazişlərin bağlanması üzrə təkliflər hazırlamaq;

3.23. Xarici ölkələrə ezamiyyətlər təşkil etmək və onun nəticələri barədə hesabatlar almaq.

4. Şöbənin hüquqları

           4. Şöbə öz vəzifələrini həyata keçirmək üçün aşağıdakı hüquqlara malikdir:

4.1. Milli Arxiv İdarəsinin digər bölmələrindən, bütün dövlət arxiv xidməti təşkilatlarından materiallar tələb etmək;

4.2. Öz səlahiyyətlərinə daxil olan məsələləri müzakirə etmək üçün Milli Arxiv İdarəsinin digər şöbələrinin, bütün dövlət arxiv xidməti təşkilatlarının rəhbər işçiləri və mütəxəssislərinin müşavirəsini keçirmək, aidiyyəti üzrə tapşırıqlar vermək.

           4.3. Şöbənin profilinə uyğun olaraq keçirilən yerli və beynəlxalq tədbirlərdə iştirak etmək.

5. Şöbənin fəaliyyətinin təşkili

           5.1. Şöbə öz işini Milli Arxiv İdarəsinin yarımillik əsas tədbirlər planlarının tərkib hissəsi olan və İdarənin rəhbərliyi tərəfindən təsdiq olunan müvafiq planlar üzrə təşkil edir;
           5.2. Şöbəyə Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin rəisi tərəfindən vəzifəyə təyin edilən və vəzifədən azad olunan müdir rəhbərlik edir;

   5.3. Şöbə müdiri olmadıqda onun səlahiyyətlərini müəyyən edilmiş qaydada şöbənin inzibati vəzifə daşıyan müvafiq əməkdaşlarından biri həyata keçirir;

5.4. Şöbənin digər əməkdaşları İdarənin rəisi tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilir;

5.5. Şöbə müdiri:

5.5.1. Şöbənin fəaliyyətini təşkil edir və ona rəhbərlik edir;

5.5.2. Şöbənin əməkdaşları arasında onların vəzifə təlimatlarına müvafiq olaraq iş bölgüsü aparır, onların fəaliyyətini əlaqələndirir, əmək və icra intizamına riayət etmələrinə nəzarət edir və davranışlarının etik davranış qaydalarına uyğunluğunu müntəzəm təhlil edir;

5.5.3. İdarənin Kollegiyasında müzakirə edilməli məsələləri müəyyən edir və bu barədə təkliflərini İdarənin rəhbərliyinə təqdim edir;

5.5.4. Şöbənin inzibati vəzifə tutan dövlət qulluqçularının fəaliyyətinin qiymətləndirilməsini həyata keçirir;

5.5.5. Şöbənin əməkdaşları barəsində həvəsləndirmə və ya intizam tənbehi tədbirləri görülməsi barədə İdarənin rəisinə təqdimat verir;

5.5.6. Şöbəyə daxil olan məktub, ərizə, şikayət və təkliflərə qanunvericilikdə nəzərdə tutulmuş qaydada baxılmasını təşkil edir;

5.5.7. Şöbənin əməkdaşlarının ixtisaslarının artırılması və əmək şəraitinin yaxşılaşdırılması üçün müvafiq tədbirlər həyata keçirir;

5.5.8. Şöbədə kargüzarlıq işlərinin aparılmasını və məxfilik rejimini təmin edir;

5.5.9. Şöbənin səlahiyyətinə daxil olan bütün məsələlər üzrə Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsini təmsil edir;

5.6. Şöbənin əməkdaşları bu Əsasnamənin tələblərinin pozulmasına görə Azərbaycan Respublikasının qanunvericiliyinə müvafiq olaraq məsuliyyət daşıyırlar.